In dit artikel wordt uitgelegd hoe je meerdere documenten kunt importeren naar de bijbehorende medewerker . Als je één document naar een specifiek medewerkersprofiel wilt uploaden of een document wilt gebruiken om een document voor meerdere medewerkers te maken , raadpleeg je Documenten toevoegen aan een medewerkersprofiel.
Voorwaarden voor het importeren van bestanden
Voordat je bestanden naar Personio uploadt, moet je ervoor zorgen dat je alle bestandsnamen opslaat in een van de onderstaande indelingen:
- Firstname_Lastname_Category_ddmmyyyy
- Firstname_Lastname_Category_dd.mm.yyyy
- EmployeeID_Firstname_Lastname_Category_ddmmyyyy
- EmployeeID_Firstname_Lastname_Category_dd.mm.yyyy
- EmployeeID___Category_ddmmyyyy
- EmployeeID___Category_dd.mm.yyyy
Deze naamgevingsconventies zorgen ervoor dat Personio geüploade bestanden automatisch aan de juiste medewerker koppelt.
Tip:
Maak de lange balk tussen medewerker-ID en Categorie (zoals te zien in de laatste twee opmaaktypen hierboven) met drie opeenvolgende onderstrepingstekens "_ _ _".
Zie de onderstaande tabel voor speciale meldingen of uitzonderingen bij het benoemen van bestanden.
| Melding | More information |
| Aanvullende details in de bestandsnaam |
Voeg aanvullende details toe in de bestandsnaam na de datum. Gebruik een onderstrepingsteken "_" om ze te scheiden. Bijvoorbeeld: Personeelsnummer___Categorie_dd.mm.jjjj_aanvullende_informatie |
| Attribuut van medewerker-ID |
Wanneer je de medewerker-ID in een bestandsnaam opneemt, moet het attribuut ' medewerker-ID' in Personio in het Engels of Duits zijn en een van de volgende namen gebruiken: " medewerker-ID", "medewerkernummer", "Mitarbeiter-ID" en "Persoonlijk nummer". |
| Meerdere achternamen |
Als een medewerker meerdere achternamen heeft, scheid je de achternamen met een spatie. Bijvoorbeeld: |
| Geen categorie of datum in de bestandsnaam |
Als je de categorie en de datum niet in de bestandsnaam opneemt, wordt het document nog steeds automatisch toegewezen aan de bijbehorende medewerker. Je moet dan wel handmatig de document en de datum selecteren. |
Upload meerdere bestanden via de importfunctie
Nadat je hebt gecontroleerd of alle bestanden de juiste naam hebben in de vereisten, volg je de onderstaande stappen om meerdere bestanden tegelijk te uploaden.
- Ga naar Instellingen > Importen.
- Selecteer Documenten als importtype en klik op Volgende.
- Selecteer of sleep alle documenten naar het veld Bestanden. Je kunt bij elke import maximaal 100 documenten uploaden.
- Configureer de kolommen voor elk geüpload document . Zorg ervoor dat de juiste Medewerker, Categorie en Documentdatum is toegewezen. Bewerk indien nodig.
- Om een document uit de lijst verwijderen , selecteer je het selectievakje naast de bestandsnaam en klik je op Verwijderen.
- Klik op Uploaden om het importeren te voltooien .
Personio scant documenten op virussen. Nadat je ze hebt geïmporteerd, ga je naar het tabblad Documenten van het relevante medewerkersprofiel om ze onder de toegewezen categorie te bekijken.
Tip:
Je IT- afdeling kan een API integratie maken die automatisch verschillende documenten uploadt naar de betreffende medewerker . Alle technische documentatie vind je in onze Developer Hub.
Gebruik een sjabloon om een document voor meerdere medewerkers tegelijk te maken
Zie Documenten toevoegen aan een medewerkersprofiel voor informatie over het in bulk aanmaken van een document voor meerdere medewerkers.