In dit artikel wordt uitgelegd hoe je documenten kunt toevoegen aan een medewerkersprofiel. Je kunt ervoor kiezen een document aan de hand van een sjabloon te maken dat je in Personio hebt bewaard, of om een bestaand bestand naar een profiel in Personio te uploaden.
Documenten maken vanuit een sjabloon
Door documentsjablonen in Personio op te slaan, kun je efficiënter aangepaste medewerkersdocumenten maken. Als je tijdelijke aanduidingen in de sjablonen opneemt, worden je gemaakte documenten automatisch op basis van de in Personio bewaarde medewerkersgegevens gegenereerd. Zie Documentcategorieën en -sjablonen beheren voor informatie over het maken en bewaren van sjablonen of upgrade je pakket.
Voorwaarden
Je moet over het volgende beschikken om documenten op vanuit een sjabloon te maken en deze in een medewerkersprofiel te bewaren:
- Het Core-pakket. Upgrade je pakket of neem contact op met je accountmanager om deze functies te gebruiken.
- Toegangsrechten tot documenten.
Voor één medewerker
Sjablonen kunnen tijdelijke aanduidingen bevatten die de gegevens van een medewerker in Personio gebruiken om gepersonaliseerde documenten te genereren. Volg deze stappen om met behulp van een sjabloon een document voor een specifieke medewerker te maken:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Documenten > Nieuwe maken.
- Selecteer een van de sjablonen die je hebt gemaakt en bewaard. Als de sjabloon het volgende bevat:
- Meerkeuzetekstblokken: kies de juiste onder Opties.
- Tijdelijke aanduidingen: voer eventuele ontbrekende variabelen in en controleer de vooraf ingevulde variabelen.
- Klik op elk gewenst moment op Wijzigingen bekijken om de recentste versie van het bestand te bekijken.
- Voer zodra het document voltooid is een naam voor het document in en selecteer in het vervolgkeuzemenu Bestandstype welke indeling je wilt gebruiken bij het opslaan.
- Klik op Maken.
Het gegenereerde document verschijnt onder de toegewezen categorie op het tabblad Documenten van de medewerker. Deze ontvangt een notificatie in hun Personio-inbox. Afhankelijk van je toegangsrechten heb je toegang tot het document en de volgende opties:
- Een handtekening aanvragen en de status van een handtekeningsaanvraag controleren.
- Klik op de documentnaam om een voorbeeld te bekijken.
- Het document downloaden of verwijderen.
- De documentcategorie, titel, datum of opmerkingen bewerken.
Overweeg een notificatieworkflow voor documentuploads te maken, zodat leidinggevenden van medewerkers op de hoogte wordt gesteld als hun ondergeschikten documenten naar hun profielen uploaden.
Tip
Sjablonen die je met de systeemcategorie Arbeidsovereenkomsten uploadt, verschijnen automatisch in de sectie Werving & selectie bij het opstellen van een vacature.
Voor meerdere medewerkers
Volg deze stappen om via een sjabloon een gepersonaliseerd document voor meerdere medewerkers tegelijk te maken.
- Als je geen beheerder bent, zorg je ervoor dat je de toegangsrechten voor bewerken ‘eigenaar’ en ‘alle’ voor de specifieke documentcategorie hebt. Open vervolgens de Medewerkerslijst. Activeer het selectievakje naast alle medewerkers waarvoor je een document wilt maken.
- Klik rechts van de zoekbalk op Acties > Documenten maken.
- Selecteer een sjabloon uit de lijst met sjablonen. Je kunt de lijst filteren op categorie of taal, of de zoekbalk gebruiken.
- Controleer en pas de bewerkbare variabelen aan. De informatie die je invoert, is in het document voor alle geselecteerde medewerkers van toepassing.
- Voer de documentdetails in om de naam, het bestandstype en de datum van het document aan te passen.
- Je kunt optioneel een handtekening aanvragen door een ondertekenaar voor het document en de taal van de handtekeningsnotificatie te selecteren. Voer vervolgens een e-mailbericht in. Je kunt ook op Handtekeningsaanvraag overslaan klikken.
- Selecteer een medewerker uit het vervolgkeuzemenu om een voorbeeld te zien van hoe het document eruit gaat zien en controleer of alles klopt.
- Kies ervoor om werknemers op de hoogte te stellen van het gemaakte document door het selectievakje aan te vinken. Ontvangers zien de notificatie in hun Personio-inbox verschijnen. Overweeg een notificatieworkflow voor documentuploads te maken, zodat leidinggevenden van medewerkers op de hoogte wordt gesteld als hun ondergeschikten documenten naar hun profielen uploaden.
- Controleer indien nodig de handtekeningsaanvraag en klik op Documenten maken.
Het gegenereerde document verschijnt onder de relevante categorie op het tabblad Documenten van de medewerker. Elke tijdelijke aanduiding is dan ingevuld met informatie die is opgeslagen in het medewerkersprofiel of die is ingevoerd tijdens de bovenstaande stap 4. Als het document een handtekeningsaanvraag bevat, ontvangen de medewerkers een e-mail.
Accounts met het Core-pakket hebben een bepaald aantal aanvragen voor elektronische handtekeningen per maand. Upgrade je pakket om een onbeperkt aantal aanvragen voor elektronische handtekeningen toe te voegen.
Bestaande documenten uploaden
Beheer en bewaar alle belangrijke documenten van medewerkers rechtstreeks op hun profiel. Zo kun je records van zaken als afwezigheidscertificaten, sollicitatiedocumenten, ontwikkelingsplannen en meer bijhouden. Raadpleeg dit artikel als je in plaats daarvan meerdere bestanden tegelijk wilt uploaden met de functie Importen.
Een document uploaden
Volg deze stappen om een bestaand document te uploaden naar een medewerkersprofiel:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Documenten > Uploaden.
- Voeg het document toe door het bestand te uploaden of naar het venster te slepen.
- Voer voor het document een naam in en selecteer de categorie.
- Voeg eventueel een datum en opmerking toe.
- Activeer het vak Medewerker op de hoogte stellen van dit document om de ontvanger via de inbox (Algemeen taakbeheer) en e-mail op de hoogte te stellen van het geüploade document.
- Overweeg een notificatieworkflow voor documentuploads te maken, zodat leidinggevenden van medewerkers op de hoogte wordt gesteld als hun ondergeschikten documenten naar hun profielen uploaden.
- Klik op Uploaden om het proces te voltooien.
- Je kunt een elektronische handtekening aanvragen voor het document.
Personio voert een virusscan uit op het document en het pictogram 🔄 verschijnt. Als het document veilig is, kan het worden gedownload. Als het document niet als veilig wordt beschouwd, verschijnt het pictogram ⚠️ en kun je het alleen verwijderen.
Tip
Je IT-afdeling kan een API-integratie maken die automatisch een document uploadt naar het betreffende medewerkersprofiel. De technische documentatie hierover is te vinden in onze hub voor ontwikkelaars.
Ondersteunde bestandstypen
Personio ondersteunt het uploaden van bestanden in de volgende indelingen:
|
|
|
|
Het document bewerken
Geüploade documenten worden bewaard onder de toegewezen categorie. Volg deze stappen om documenten te openen en te bewerken:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Documenten.
- Selecteer de categorie waarin het document is bewaard.
- Er wordt een lijst weergegeven van alle documenten in de geselecteerde categorie. Klik op de naam van een document om er een voorbeeld van te bekijken. Tijdens het bekijken van een voorbeeld kun je het volgende doen:
- Aanvullende informatie over de grootte, het bestandstype en de aanmaakdatum van het bestand vinden.
- De naam, datum, opmerkingen of categorie van het document bewerken door onderaan op Bewerken te klikken.
- Het document downloaden, verwijderen of afdrukken.