In dit artikel wordt uitgelegd hoe je verschillende documentcategorieën configureert die nuttig kunnen zijn voor je bedrijf, en hoe je de bijbehorende documentsjablonen opslaat. Je kunt bijvoorbeeld de categorieën 'Arbeidsovereenkomsten', 'Referenties' en 'Loonadministratie' gebruiken. Deze sjablonen besparen je tijd en werk dankzij plaatshouders die automatisch worden ingevuld met gegevens die al ingevoerd zijn.

Een documentcategorie configureren

Onder Instellingen > Documenten > Categorieën kun je zoveel documentcategorieën maken als je wilt.

Nadat je een categorie geselecteerd hebt, kun je op Bewerken klikken om de volgorde te wijzigen waarin de documentcategorieën worden weergegeven.

Systeemcategorieën die vergrendeld zijn, kunnen niet verwijderd of hernoemd worden.

Het getal rechts van een documentcategorie geeft aan hoeveel documenten er in deze categorie in Personio zijn opgeslagen.

De documentcategorieën voor documenten van kandidaten zijn vooraf gedefinieerd door het systeem. Je kunt specifiekere toegangsrechten definiëren met behulp van wervingsrollen.

Documentsjablonen maken 

Je moet eerst in een tekstverwerkingsprogramma een sjabloon maken. Personio ondersteunt sjablonen die zijn gemaakt in Microsoft Word (.docx of .dotx) of in OpenOffice (.dt of .ott). Er zijn vier verschillende elementen beschikbaar:

• Plaatshouders: als je plaatshouders gebruikt voor alle kandidaatattributen die vooraf door Personio gedefinieerd zijn, dan worden die bij het toepassen van het sjabloon automatisch vervangen door de betreffende kandidaatgegevens. De plaatshouders worden ingevuld met de gegevens die eerder in het kandidaatprofiel zijn opgeslagen. Je kunt ook zelf plaatshouders definiëren die later vervangen kunnen worden door vrije tekst. De zelf gedefinieerde attributen kunnen nog niet automatisch ingevuld worden tijdens het sollicitatieproces.
• Variabelen voor geslacht: als het geslacht van je kandidaat is ingevoerd in Personio, kun je de software automatisch geslachtsspecifieke (grammaticale) aanpassingen in je documenten laten maken.
• Datumnotatie: als je sjabloon een datum bevat, kun je bepalen in welke notatie die wordt weergegeven. Zo kan de datum '21.10.2022' worden veranderd in 'Vrijdag 21 oktober 2022'.
• Selecteerbare tekstblokken: met behulp van selecteerbare tekstblokken kun je verschillende tekstblokken als selectieoptie in het sjabloon opnemen. Zo kun je bijvoorbeeld bij het aanmaken van een contractvoorstel rekening houden met verschillende voorwaarden.

Dit artikel biedt een overzicht van best practices voor documentsjablonen.

Documentsjablonen toevoegen

Ga naar Instellingen > Documenten > Sjablonen en klik op Sjabloon toevoegen om afzonderlijke documentsjablonen voor een categorie te uploaden. Voer een naam voor het sjabloon in, kies de taal van het sjabloon en selecteer een bestand in de juiste indeling. Klik op de knop Uploaden om het proces te voltooien.

De taal die je voor een sjabloon kiest, heeft gevolgen voor de datumnotatie. Hier vind je meer informatie over datumnotaties.

Als je sjablonen voor arbeidsovereenkomsten automatisch wilt laten weergeven in het gedeelte Werving & Selectie wanneer je een aanbod aanmaakt, moeten ze geüpload worden in de categorie 'Arbeidsovereenkomsten'.

Nadat je een sjabloon hebt geüpload, kun je het bekijken met behulp van de Preview-functie of een kopie downloaden door op de knop Downloaden te klikken.