In dit artikel wordt uitgelegd hoe je placeholders kunt gebruiken in overeenstemming met de interne richtlijnen van je bedrijf.

De placeholders die in dit document worden genoemd, kunnen alleen worden gebruikt voor personeelsgegevens. Lees meer over placeholders die kunnen worden gebruikt voor document- en e-mailsjablonen in de sectie Werving & selectie.

Een tekstsjabloon met placeholders maken

Maak eerst een tekstdocument in MS Office (DOCX/DOTX) of OpenOffice (ODT/OTT). Bewerk het document en maak het op zoals je dat gewend bent. Als je placeholders gebruikt, plaats je ze binnen twee paar accolades.

Je kunt drie verschillende soorten placeholders gebruiken:

• Vooraf gedefinieerde placeholders voor systeemattributen
• Aangepaste placeholders voor attributen die je zelf hebt gemaakt
• Vrije placeholders die niet naar attributen verwijzen

Vooraf gedefinieerde placeholders en aangepaste placeholders worden geselecteerd op het moment dat het sjabloon wordt gebruikt om een document te maken, en worden automatisch vervangen door de betreffende personeelsgegevens. Vrije placeholders kunnen worden vervangen door vrije tekst.

Vooraf gedefinieerde placeholders

Deze placeholders zijn gekoppeld aan systeemattributen en moeten in het Engels blijven.

Bijvoorbeeld: {{first_name}}

Klik op de volgende links voor meer informatie over het gebruik van variabelen voor geslacht en datumnotatie.

In Personio worden de placeholders als volgt weergegeven onder Medewerkersprofiel > Documenten:

Aangepaste placeholders

Deze placeholders zijn gekoppeld aan attributen die je vrij kunt aanmaken in Personio en moeten in dezelfde taal staan als je Personio-account.

Zorg ervoor dat je precies dezelfde naam gebruikt als voor de attributen. Bijvoorbeeld: {{Name Bank}} {{IBAN}} {{BIC}}

In het documentbeheer van Personio ziet dat er als volgt uit:

Opmerking
Het systeem kan een ampersand ('&') niet verwerken. Als je dit gebruikt, lijkt het alsof de placeholder leeg is. 

Vrije placeholders

Deze placeholders zijn niet gekoppeld aan attributen en hiervoor gelden dus geen naamgevingsvereisten. Je moet deze placeholders handmatig vervangen door tekst.

Bijvoorbeeld: {{Task 1}}

Een vast aantal punten opsommen

In een Word-document kun je bijvoorbeeld de volgende afzonderlijke tekstblokken gebruiken om een vast aantal punten op te sommen, zoals taken of voordelen (sjablonen voor best practice):

||Zijn|Haar|| taken omvatten het volgende:
{{Task 1}}
{{Task 2}}
{{Task 3}}

In het documentbeheer van Personio ziet dat er als volgt uit:

Inbegrepen voordelen:
[[Voordelen
[Eén voordeel: 
{{Voordeel 1}}]

[Twee voordelen:
{{Voordeel 1}}
{{Voordeel 2}}]

[Drie voordelen:
{{Voordeel 1}}
{{Voordeel 2}}
{{Voordeel 3}}]
]]

Een variabel aantal punten opsommen

Je kunt ook een flexibel aantal taken aanmaken. Dat is bijvoorbeeld handig als je de taken afzonderlijk wilt invoeren zonder gebonden te zijn aan een bepaald aantal. Gebruik hiervoor de volgende opmaak:

|| Zijn|Haar|| verantwoordelijkheden omvatten de volgende taken:
[[Taken
[Eén taak:
• {{Task 1}}]
[Twee taken:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}]
[Drie taken:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}
• {{Task 3}}]
[Vier taken:
• {{Task 1}}
• {{Task 2}}
• {{Task 3}}
•{{Task 4}}]
=
]]

Selecteer op het tabblad Documenten van het medewerkersprofiel onder Opties het vereiste aantal taken en vul vervolgens de bijbehorende vrije placeholders in. Het aantal placeholders in het document komt overeen met het aantal dat je geselecteerd hebt.

Veelvoorkomende sjabloonfouten

De volgende fouten komen vaak voor bij het uploaden van een sjabloon:

Bestandsindeling wordt niet ondersteund

• Zorg ervoor dat het bestand is opgeslagen in een ondersteunde indeling: DOCX/DOTX of ODT/OTT.

Onjuiste placeholders

• Als je niet het juiste aantal speciale tekens voor placeholders gebruikt, krijg je mogelijk een foutmelding te zien die verwijst naar een oneven aantal scheidingstekens voor variabelen. 
  • Zorg dat elke placeholder begint en eindigt met twee haakjes: {{ }}, [[ ]].
  • Gebruik het juiste type haakjes (accolades of vierkante haken), afhankelijk van de placeholder.
• Zorg dat vooraf gedefinieerde of aangepaste attributen die in placeholders worden gebruikt, correct zijn gespeld. 
• Controleer op consistente spelling en hoofdletters in alle placeholders voor handtekeningen in het document. @@ondertekenaar@@ is bijvoorbeeld niet hetzelfde als @@Ondertekenaar@@.
• Als de placeholder begint met een cijfer of alleen een cijfer bevat, werkt de sjabloon niet. 

Bijkomende elementen die fouten veroorzaken

• Kop- en voetteksten, afbeeldingen of tabellen in het bestand kunnen fouten veroorzaken. Verwijder ze een voor een en probeer opnieuw te uploaden.

Incompatibele tekens

• Als je fouten opmerkt bij de preview van een document, controleer dan op incompatibele tekens.
• Als er een tekstveld van meerdere regels is dat automatisch wordt ingevuld met informatie uit een medewerkersprofiel dat tekens bevat zoals "", ;, `, ', ä, ö, ü, … of •, moet je de sjabloon downloaden, de velden verwijderen en daarna de sjabloon opnieuw uploaden.