Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je onboarding-sjablonen kunt toewijzen aan individuele medewerkers en hoe je de toegewezen sjablonen kunt beheren.
Tip
Je moet eerst onboarding-sjablonen maken om ze te kunnen toewijzen.
Een onboarding-sjabloon toewijzen
- Ga in het profiel van de medewerker naar het tabblad Onboarding .
- Klik op het sjabloon dat je aan de medewerker wilt toewijzen.
- Er wordt een overzicht van alle verplichte onboarding-stappen getoond, evenals de bijbehorende deadlines en statussen.
Opmerking
Sommige taken worden vet weergegeven. Dat betekent dat de huidige kijker toegewezen is als de verantwoordelijke medewerker voor het voltooien van de taak (of behoort tot een team dat als verantwoordelijke is ingesteld). In dit voorbeeld behoort de kijker tot zowel de IT-afdeling als de HR-afdeling. - Nadat je een onboardingsjabloon aan een medewerker hebt toegewezen, ontvangt die medewerker notificaties over taken die in behandeling zijn (zie Notificaties over onboardingtaken).
Tip
Medewerkers hebben geen toegangsrechten nodig om hun eigen onboarding-stappen te kunnen zien.Als medewerkers weergaverechten hebben voor de sectie Onboarding, dan zien ze alle stappen van hun onboarding, ook de stappen waarvoor ze niet verantwoordelijk zijn.
Een onboarding-sjabloon toewijzen of verwijderen
Een nieuw sjabloon toewijzen:
- Ga in het profiel van de medewerker naar het tabblad Onboarding .
- Scrol omlaag naar de onderkant van de pagina.
- Klik op Nieuw onboarding-sjabloon toewijzen.
Het momenteel gebruikte sjabloon verwijderen:
- Ga in het profiel van de medewerker naar het tabblad Onboarding .
- Scrol omlaag naar de onderkant van de pagina.
- Klik op Onboarding-sjabloon verwijderen.
Opmerking
Als je een sjabloon verwijdert of een nieuw sjabloon toewijst, gebeurt het volgende:
▶︎ De opgeslagen status en informatie worden verwijderd en zijn niet meer toegankelijk.
▶︎ E-mails die zijn gepland met behulp van het oorspronkelijke sjabloon, worden alsnog door het systeem verzonden.
Notificaties over onboardingtaken
Zeven dagen voordat een deadline verstrijkt, stuurt Personio de eerste herinneringsmail naar alle medewerkers die de betreffende onboardingstap moeten voltooien en wordt een relevante taak aangemaakt in de widget Taken op het Dashboard en in de Inbox. Twee dagen voor de deadline ontvangen ze nog een herinnering van Personio. Als een onboardingtaak is verlopen, ontvangen de verantwoordelijke medewerkers dagelijks een herinnering per e-mail. Lees ons artikel Notificaties en taken in de personeelsadministratie voor meer informatie over herinneringen voor onboardingtaken.
Een onboardingsjabloon beheren
Medewerkers voltooien de stappen van een onboarding-sjabloon waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Zodra een onboarding-stap is voltooid, kan de verantwoordelijke medewerker op de groene knop Als voltooid markeren klikken om de status bij te werken.
De volgende vier statussen zijn beschikbaar in de onboardinglijst:
- Rood: in behandeling en vertraagd
- Geel: in behandeling en op tijd
- Grijs: de stap is niet vereist en wordt overgeslagen/genegeerd
- Groen: voltooid
Tip
Onboarding-stappen kunnen een onbeperkt aantal keren worden opgeslagen totdat het hele proces is voltooid. Houd er echter rekening mee dat stappen niet meer kunnen worden bewerkt als ze eenmaal als Voltooid zijn gemarkeerd in het onboarding-sjabloon.
Medewerkers met bewerkingsrechten voor de sectie Onboarding kunnen op de status klikken om afzonderlijke stappen in het onboarding-sjabloon te markeren als Overgeslagen of Voltooid.
Onboarding-processen voltooien
Elke individuele medewerker is verantwoordelijk voor het uitvoeren van zijn of haar eigen taken. Als je medewerkers hun taken niet als voltooid hebben gemarkeerd, kun je hun onboarding als voltooid markeren:
- Klik in de Workflow Hub op Alle medewerkers in onboarding bekijken.
- In de kolom Onboardingstatus wordt de huidige voortgang voor elke medewerker weergegeven.
- Selecteer het selectievakje links van de naam van de betreffende medewerker.
- Klik op Acties.
- Klik op Onboarding-proces voltooien.
