In dit artikel wordt uitgelegd hoe je on- en offboarding-sjablonen aan afzonderlijke medewerkers toewijst. Er wordt ook uitgelegd hoe je de sjablonen beheert die je hebt toegewezen. On- en offboarding-sjablonen worden gemaakt als onderdeel van onboarding- en offboarding-workflows.
Vereisten
Voordat je een sjabloon toewijst, moet je eerst een on- of offboarding-workflow aanmaken.
Een on- of offboarding-sjabloon toewijzen
Hieronder vind je de stappen voor het toewijzen van een onboarding- of offboarding-sjabloon.
Een onboarding-sjabloon toewijzen
Volg deze stappen om een onboarding-sjabloon toe te wijzen:
- Klik in het profiel van de medewerker op het tabblad Onboarding.
- Er wordt een lijst weergegeven met de sjablonen die je hebt aangemaakt. Selecteer het sjabloon dat je wilt toewijzen.
Er wordt een pagina weergegeven met alle vereiste onboarding-stappen. Voor elke stap kun je ook de verantwoordelijke groep of medewerker, de deadline en de status bekijken.
Een offboarding-sjabloon toewijzen
Volg deze stappen om een offboarding-sjabloon toe te wijzen:
- Om een offboarding-sjabloon te kunnen toewijzen, moet je eerst het dienstverband van de medewerker beëindigen.
▶︎ Ga naar het profiel van de medewerker en klik rechtsboven op de drie puntjes.
▶︎ Selecteer Dienstverband beëindigen.
▶︎ Er verschijnt een nieuw tabblad Offboarding in het profiel. - Klik op het tabblad Offboarding.
- Er wordt een lijst weergegeven met de sjablonen die je hebt aangemaakt. Selecteer het sjabloon dat je wilt toewijzen.
Er wordt een pagina weergegeven met alle vereiste offboarding-stappen. Voor elke stap kun je ook de verantwoordelijke groep of medewerker, de deadline en de status bekijken.
Tip
▶︎ Als een stap in een onboarding- of offboarding-sjabloon vetgedrukt is, is de medewerker die de taak op dat moment bekijkt er verantwoordelijk voor. De medewerker kan ook deel uitmaken van een team of onboarding-groep die aan de taak is toegewezen.
▶︎ Medewerkers kunnen de stappen zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Als medewerkers weergaverechten hebben voor de sectie Onboarding of Offboarding, zien ze ook de stappen waarvoor ze niet verantwoordelijk zijn.
Een nieuw sjabloon toewijzen of een sjabloon verwijderen
Je kunt een nieuw sjabloon toewijzen of een sjabloon verwijderen. Klik hiervoor op het tabblad Onboarding of Offboarding in het profiel van een medewerker en selecteer onderaan de pagina je gewenste optie.
Opmerking
Als je een nieuw sjabloon toewijst of een sjabloon verwijdert, worden alle eerder ingevoerde gegevens verwijderd.
Notificaties over on- en offboarding-taken
Medewerkers ontvangen alleen notificaties over on- of offboarding-stappen als er een aanstellingsdatum of datum uit dienst in hun profiel is ingevoerd. Lees ons artikel over notificaties en taken in de personeelsadministratie voor meer informatie over notificaties.
Als je stappen aan een sjabloon toevoegt, moet je een deadline instellen. De deadline activeert de volgende notificaties:
- Zeven dagen voor de deadline ontvangen alle verantwoordelijke medewerkers de taak in hun inbox in Personio. Mogelijk ontvangen ze de notificatie ook per e-mail, als je e-mailnotificaties hebt ingeschakeld voor je bedrijf.
- Als de deadline is verstreken, ontvangen de verantwoordelijke medewerkers wekelijks een herinnering in hun inbox.
De status van een on- of offboarding-stap bijwerken
Medewerkers moeten de stappen van een on- of offboarding-sjabloon voltooien waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Ze kunnen hun eigen stap(pen) bekijken door op de notificatie in hun inbox te klikken. Hierdoor wordt het tabblad Onboarding of Offboarding geopend. De stappen waarvoor de betreffende medewerker verantwoordelijk is, worden vetgedrukt weergegeven.
Medewerkers kunnen de status van een stap als volgt bijwerken.
Vanuit de stap
Zodra de taken van een on- of offboarding-stap zijn voltooid, kan de verantwoordelijke medewerker op de groene knop Als voltooid markeren klikken om de status bij te werken.
Via het tabblad Onboarding of Offboarding
Alleen medewerkers met bewerkingsrechten voor de secties Onboarding en Offboarding kunnen de status van stappen rechtstreeks op het tabblad Onboarding of Offboarding aanpassen.
Op het tabblad Onboarding of Offboarding zie je de lijst met stappen van het toegewezen sjabloon. Elke stap heeft een eigen status. Dit kunnen de volgende vier statussen zijn:
- Rood: in behandeling en vertraagd
- Oranje: in behandeling en op tijd
- Grijs: deze stap is niet vereist en wordt overgeslagen
- Groen: voltooid
Om een onboardingtaak te voltooien, hebben medewerkers toegang tot de koptekst van het medewerkersprofiel van elke medewerker voor wie een onboardingtaak aan hen is toegewezen, ongeacht hun gebruikelijke toegangsrechten.
Tip
On- of offboarding-stappen kunnen een onbeperkt aantal keren worden opgeslagen totdat het hele proces is voltooid. Stappen kunnen echter niet meer worden bewerkt als ze eenmaal als 'Voltooid' zijn gemarkeerd.
On- en offboarding-stappen voltooien via het gedeelte Automatiseringen
In het gedeelte Automatiseringen kun je een overzicht bekijken van de on- en offboarding-processen van je medewerkers. Je kunt het on- of offboarding-proces van een medewerker ook handmatig voltooien. Dat doe je als volgt:
- Ga naar het gedeelte Automatiseringen.
- Klik in de widget Onboarding of Offboarding op de link om alle medewerkers weer te geven die momenteel een onboarding- of offboarding-proces doorlopen.
- Selecteer het vakje links van de naam van de betreffende medewerker.
- Klik rechtsboven op het vervolgkeuzemenu Acties.
- Selecteer de optie om het on- of offboarding-proces te voltooien.