On- en offboarding-workflows creëren

 

 

Workflow_Hub.png Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je je onboarding- en offboarding-workflows in Personio in kaart brengt door stappen en sjablonen in je instellingen aan te maken en te configureren.

Onboarding- en offboarding-workflows stel je op dezelfde manier in. Dit artikel legt het proces uit aan de hand van een onboarding-voorbeeld.

 

Wat zijn onboarding- en offboarding-workflows?

Onboarding is het proces waarmee je nieuwe medewerkers in je bedrijf verwelkomt en ze helpt om aan de slag te gaan in hun nieuwe functie. Offboarding is het proces waarmee je het vertrek van een medewerker uit het bedrijf voorbereidt. 

Het aanmaken van workflows begint in je Workflow Hub in Personio. Beide processen worden geautomatiseerd en zorgen voor een soepele in- of uitdiensttreding.

 

1. Onboarding-stappen creëren

  1. Ga naar de Workflow Hub.
  2. Klik in het gedeelte Onboarding op Onboarding-sjablonen configureren.workflow-hub-configure-onboarding-template_nl.png
  3. Klik op Onboarding-stappen.
  4. Voer de naam in van de nieuwe onboarding-stap.
  5. Kies of je een Algemene stap of een E-mailactie wilt maken.
  6. Voeg items toe aan Algemene stappen of definieer de parameters voor E-mailacties
  7. Klik op Wijzigingen opslaan.

De onboarding-stappen hoeven maar één keer te worden aangemaakt. Je kunt ze zo nodig hergebruiken in je sjablonen.

 

Items toevoegen aan Algemene stappen

  1. Klik op + Item toevoegen.
  2. Kies in het vervolgkeuzemenu het soort item dat je wilt aanmaken (bijv. tekstinformatie, medewerkersattribuut, selectievakje, enz.). Elk itemtype wordt omschreven in de interface.
  3. Definieer de omschrijving, het label, het attribuut, enz. dat specifiek is voor het gekozen type.  
  4. Vink het selectievakje Verplicht aan voor elk van de items die tijdens het onboarding-proces moeten worden voltooid. Dit voorkomt dat medewerkers de stap als voltooid kunnen markeren voordat de gevraagde informatie voor de verplichte items is verstrekt.
  5. Als je wilt dat medewerkers een attribuut nog kunnen bewerken zolang de stap nog niet als voltooid is gemarkeerd, kun je voor het itemtype Medewerkersattribuut ook het selectievakje Bewerkbaar aanvinken.
  6. Klik op Wijzigingen opslaan.

 

De parameters voor een e-mailactie definiëren

  1. Stel de parameter Automatische e-mailverzending in op Handmatig verzenden, Op vervaldatum, of Als vorige stappen zijn afgesloten.
    Verzendoptie Beschrijving
    Handmatig verzenden De verantwoordelijke medewerkers krijgen een herinnering om de e-mail te verzenden. De medewerker of groep die verantwoordelijk is voor deze stap bepaal je bij het maken van het onboarding-sjabloon.
    Op vervaldatum De e-mail wordt automatisch verzonden op een datum die in het betreffende onboarding-sjabloon wordt bepaald.
    Als vorige stappen zijn afgesloten Personio voert de automatische verzending pas uit als alle onboarding-stappen als voltooid zijn gemarkeerd.
  2. Kies voor de parameter Afzender welke medewerker als afzender van de e-mail moet worden weergegeven.
    ⚠️  De e-mail toont de e-mailhandtekening die in Personio voor de geselecteerde medewerker is ingesteld. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening.
  3. In de parameter Ontvanger(s) selecteer je de ontvanger (de medewerker, de leidinggevende of alle medewerkers) van de e-mail. Je kunt ook medewerkers selecteren die deel uitmaken van de groepen die je hebt gemaakt (zie hieronder), of medewerkers die bij bepaalde teams, kantoren, of afdelingen horen.

    Tip
    Als je de e-mail naar iemand buiten je organisatie wilt sturen, selecteer je Extern e-mailadres. Het veld E-mailadres van ontvanger verschijnt, waarin je het gewenste e-mailadres kunt invoeren. 

  4. Voer het onderwerp van de e-mail in, dat zal dienen als onderwerpregel van de e-mail.
  5. Schrijf je e-mailsjabloon. Om medewerkersattributen, on-/offboarding-attributen en de profielfoto in de e-mail in te voegen, selecteer je ze in de vervolgkeuzelijst Variabele in e-mail invoegen. Je kunt desgewenst ook een variabele voor geslacht invoegen. Lees voor meer informatie ons artikel E-mailsjablonen maken.
  6. Upload alle documenten die je bij de e-mail wilt voegen. De maximale bestandsgrootte is 256 MB. 
  7. Klik op Wijzigingen opslaan.

 

2. Groepen maken

On-/offboardinggroepen kunnen gebruikt worden om een hele groep medewerkers verantwoordelijk te maken voor een bepaalde onboarding-stap, of om deze groep medewerkers in te stellen als ontvangers van een e-mailactie. Volg de onderstaande stappen om een groep te maken:

  1. Ga naar Instellingen > Workflows > On-/Offboarding en klik op Groepen.
  2. Voer de naam in van de nieuwe groep.
  3. Klik op +.
  4. Klik in de linkerkolom op de namen van de medewerkers die je wil toevoegen. Ze verschijnen dan in de rechterkolom. Om je zoekopdracht te vergemakkelijken, kun je medewerkers filteren door een naam, achternaam of team te typen.
  5. Om een medewerker te verwijderen, klik je op de naam in de rechterkolom. Om je zoekopdracht te vergemakkelijken, kun je medewerkers filteren door een naam, achternaam of team in te typen.
  6. Klik op Wijzigingen opslaan.

 

3. Onboarding-sjablonen opstellen en beheren

Je kunt nu een onboarding-sjabloon maken met behulp van de stappen die je eerder hebt gemaakt. Je kunt ook bestaande onboarding-sjablonen dupliceren, ze een nieuwe naam geven en vervolgens bewerken.

  1. Ga naar Instellingen > WORKFLOWS > On-/Offboarding en klik op Onboarding-sjablonen. 
  2. Voer de naam in van het nieuwe onboarding-sjabloon en klik op +.
  3. Klik op Stap toevoegen.
  4. Selecteer in het eerste vervolgkeuzemenu de stap die je wilt toevoegen. Je kunt kiezen uit alle stappen die je eerder in het tabblad Onboarding-stappen hebt gemaakt.
  5. Selecteer in het tweede vervolgkeuzemenu de Verantwoordelijke. Je kunt kiezen tussen de medewerker die de stap moet voltooien, de leidinggevende van die medewerker, een van de on-/offboardinggroepen die je gemaakt hebt, of een willekeurig team van medewerkers.  
  6. Je kunt vervolgens een aantal dagen voor of na de aanstelling van de medewerker instellen als Deadline. Deze deadline activeert herinneringen en taken zoals hieronder beschreven:

    Voor algemene stappen:
    Zeven dagen voor een deadline verstrijkt, stuurt Personio de eerste herinneringsmail naar alle medewerkers die de betreffende onboarding-stap moeten voltooien en wordt een taak aangemaakt in de widget Taken op hun Dashboard en in de Inbox. Twee dagen voor de deadline ontvangen ze nog een herinnering van Personio. Als een onboarding-taak is verlopen, ontvangen de verantwoordelijke medewerkers dagelijks een herinnering per e-mail.
    Voor e-mailacties:
    De deadline bepaalt de verzenddatum van de e-mail, als de optie Op vervaldatum is ingesteld in de onboarding-stap E-mailactie.

  7. Herhaal stappen 3 tot 6 om zo veel onboarding-stappen toe te voegen als je wilt. 
  8. Klik op het pijlpictogram links van elke onboarding-stap in de lijst om de items te verslepen en ze anders te sorteren.
  9. Klik op Wijzigingen opslaan.

Lees de artikelen Best practices: Onboarding-sjablonen en -stappen en Best practices: Offboarding-sjablonen en -stappen in het Hulpcentrum voor een overzicht van de meest gebruikte on- en offboarding-sjablonen en -stappen.

 

4. Je workflows beheren in de Workflow Hub

1. Overzicht van de onboarding- en offboarding-trajecten 

Je kunt alle onboarding- en offboarding-trajecten waarvan de deadline verstreken is, bekijken in de Workflows-widget op je dashboard. Klik op de widget om toegang te krijgen tot de Workflow Hub en een overzicht te zien van alle onboarding- en offboarding-trajecten. Om toegang te krijgen tot een uitgebreide lijst van alle onboarding- en offboarding-trajecten, klik je op de instellingsknoppen.

workflowhub_mainview_nl.png

 

2. Geef je workflows een boost met integraties

Om een overzicht te zien van alle beschikbare integraties die je kunnen helpen deze workflow een boost te geven, klik je in de Workflow Hub op het bliksempictogram in de rechterbovenhoek van het onboardingoverzicht. Vervolgens zie je de aanbevolen integraties voor onboarding en kun je verdergaan naar de Personio Marketplace, waar je allerlei integraties kunt selecteren en instellen.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel