On- en offboarding-workflows aanmaken – Personio

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je on- en offboarding-workflows aanmaakt. Met deze workflows kun je de on- en offboarding-processen voor je medewerkers automatiseren en stroomlijnen.

Wat zijn onboarding- en offboarding-workflows?

Voor beide workflows moet je stappen, groepen en sjablonen aanmaken. Zie de onderstaande tabel voor een beschrijving van deze concepten.

Instructie	Beschrijving
On- en offboarding-stappen aanmaken	Elke stap is een actie of taak die een medewerker of team moet uitvoeren. Je gebruikt deze stappen om je on- of offboarding-sjabloon samen te stellen. Je kunt een verzameling stappen samenvoegen en deze zo nodig opnieuw gebruiken in je sjablonen. Voorbeelden van onboarding-stappen zijn 'werkruimte klaarmaken' of 'welkomstmail verzenden'.
On- en offboarding-groepen aanmaken	Je kunt gebruikmaken van on- en offboarding-groepen om de verantwoordelijkheid voor een bepaalde stap toe te wijzen aan een groep medewerkers. Je kunt deze groep ook instellen als ontvangers van een e-mailactie. Voorbeelden van groepen zijn 'HR-team' of 'IT-team'.
Onboarding- en offboardingsjablonen maken	Je maakt on- of offboarding-sjablonen op basis van de stappen die je eerder hebt aangemaakt. Vervolgens kun je sjablonen toewijzen aan medewerkers als onderdeel van hun on- of offboarding-proces. Je kunt de sjablonen ook rechtstreeks toewijzen via Werving & selectie wanneer een medewerker wordt aangesteld (op het moment dat het kandidaatprofiel wordt omgezet naar een medewerkersprofiel). Vervolgens voltooien medewerkers de stappen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Je kunt verschillende sjablonen maken voor verschillende typen dienstverbanden. Zo kun je bijvoorbeeld een sjabloon maken voor fulltime vaste medewerkers en een ander sjabloon voor parttime werkstudenten.

On- en offboarding-stappen aanmaken

Om een on- of offboarding-workflow aan te maken, moet je eerst stappen aanmaken. On- en offboarding-stappen aanmaken:

Ga naar Instellingen > Automatisering > On-/Offboarding.
Klik op het tabblad Onboarding-stappen of Offboarding-stappen.
Voer in de linkerkolom met stappen in het lege veld de naam van de nieuwe stap in. Je kunt twee soorten stappen maken: een algemene stap en een e-mailactie.
Klik op het plusteken om de stap aan te maken.

Algemene stap

Je kunt een algemene stap gebruiken voor veelvoorkomende on- en offboarding-taken, zoals 'werkruimte klaarmaken' of 'laptop inleveren'.

Om een algemene stap aan te maken, moet je een item toevoegen en het itemtype selecteren. Bekijk de onderstaande tabel voor meer details over itemtypen. Je kunt meerdere items aan een stap toevoegen.

Itemtype	Details
Tekstgegevens	Schrijf een korte tekst om uit te leggen hoe de rest van het formulier moet worden ingevuld. URL's worden automatisch omgezet in links.
Te downloaden document	Upload een document dat de medewerker kan downloaden.
Medewerkersattribuut	Maak een keuze uit de lijst met specifieke medewerkersattributen om het invullen van medewerkersgegevens tijdens het on- of offboarding-proces te vergemakkelijken.
Profielfoto	Upload een profielfoto voor de medewerker.
Selectievakje	Geeft een selectievakje weer dat de medewerker kan (of moet) inschakelen.
Tekstveld invullen	Geeft een tekstveld weer waarin de medewerker een of meerdere regels tekst kan invoeren.
URL invoeren	Geef een tekstveld weer waarin een geldige URL moet worden ingevoerd.
Document uploaden	De verantwoordelijke medewerker uploadt een document en koppelt het aan een bepaald gedeelte van de documentmodule.

E-mailactie

Opmerking:
Zorg er bij het selecteren van je e-mailontvanger(s) voor dat ten minste één ontvanger van het on-/offboarding-team of medewerkersteam over een actieve login beschikt. Daarvoor moet aan één van de volgende criteria worden voldaan: een geldig e-mailadres, een actief account of een inlogstatus die is ingesteld op 'toegetreden' of 'uitgenodigd'.

Een e-mailactie is een e-mail die je op een specifiek moment in een workflow verzendt. Volg deze stappen om een e-mailactie aan te maken:

Kies uit de drie verschillende verzendopties, zoals hieronder weergegeven.
▶︎ Handmatig verzenden: de verantwoordelijke medewerkers krijgen een herinnering om de e-mail te verzenden. De medewerker of groep die verantwoordelijk is voor deze stap, bepaal je bij het maken van het on- of offboarding-sjabloon.
▶︎ Op deadline: de e-mail wordt automatisch verzonden op een datum die je in het bijbehorende onboarding-sjabloon opgeeft.
▶︎ Als vorige stappen zijn afgesloten: Personio verzendt de e-mail pas automatisch als alle voorgaande on- of offboarding-stappen als 'Voltooid' zijn gemarkeerd.
Selecteer de medewerker die moet worden weergegeven als afzender van de e-mail. De e-mail toont de e-mailhandtekening die in Personio voor de geselecteerde medewerker is ingesteld.
Selecteer de ontvanger(s) van de e-mail. Je kunt kiezen tussen de medewerker die de stap moet voltooien, zijn of haar leidinggevende of alle medewerkers. Je kunt ook medewerkers selecteren die deel uitmaken van de groepen die je aanmaakt.
Vul het onderwerpveld in en schrijf de inhoud van de e-mail in het e-mailsjabloon. Optioneel: je kunt medewerkersattributen invoegen in de e-mail en een document bijvoegen. De maximale bestandsgrootte is 8 MB.
Sla je wijzigingen op.

Een bestaande stap bewerken

Nadat je een on- of offboarding-stap hebt aangemaakt, kun je deze bewerken en items toevoegen of verwijderen. Medewerkers aan wie een on- of offboarding-sjabloon is toegewezen, kunnen de bewerkte stappen zien in hun takenlijst.

Wat gebeurt er als ik een stap toevoeg, bewerk of verwijder?

In de onderstaande tabel zie je wat er gebeurt als je een stap toevoegt, bewerkt of verwijdert. In al deze scenario's is de medewerker al toegewezen aan een on- of offboarding-sjabloon.

Medewerkersstatus	Als	dan
Onboarding	Je bewerkt een stap of voegt een stap toe	De verantwoordelijke medewerker ziet de nieuwe of bewerkte stap in de takenlijst en kan deze bewerken.
Onboarding	Je bewerkt een stap of voegt een stap toe, en de verantwoordelijke medewerker heeft de stap al als 'Voltooid' gemarkeerd	De verantwoordelijke medewerker ziet de nieuwe of bewerkte stap in de takenlijst, maar kan deze niet bewerken. De status van de stap wordt teruggezet naar 'In behandeling'.
Actief	Je bewerkt een stap of voegt een stap toe	De nieuwe of bewerkte stap wordt niet weergegeven. De verantwoordelijke medewerker ziet geen wijzigingen in de onboarding-taken.
Actief	Je bewerkt een stap of voegt een stap toe aan een offboarding-sjabloon. De verantwoordelijke medewerker heeft de stap al als 'Voltooid' gemarkeerd.	De verantwoordelijke medewerker ziet de status veranderen naar 'In behandeling' als de stap een nieuw item bevat.
Actief	Je voegt een stap toe aan of verwijdert een stap uit een offboarding-sjabloon.	De update heeft gevolgen voor alle medewerkers aan wie het offboarding-sjabloon is toegewezen. Als de offboarding van de medewerker 'Voltooid' is, wordt de nieuwe stap niet weergegeven.
Inactief	Je bewerkt een stap of voegt een stap toe aan een offboarding-sjabloon. De verantwoordelijke medewerker heeft de stap al als 'Voltooid' gemarkeerd.	De status van de stap verandert niet. Het nieuwe item wordt weergegeven in de offboarding-stappen van de medewerker, heeft standaard de status 'Nee' of 'Onvolledig' en kan niet worden bewerkt.
Elke status	Je verwijdert een stap	De stap wordt verwijderd uit de taken van alle medewerkers, ongeacht de status.

On- en offboarding-groepen aanmaken

Tip
Als een groep verantwoordelijk is voor een on- of offboarding-stap, ontvangen alle medewerkers in deze groep een taaknotificatie op hun dashboard. Maar slechts één medewerker hoeft de taak uit te voeren. Lees meer over notificaties in ons artikel over het toewijzen van on- en offboarding-sjablonen.

Volg deze stappen om een on- of offboarding-groep aan te maken:

Ga naar Instellingen > Automatisering > On-/Offboarding.
Klik op het tabblad Groepen.
Voer in de linkerkolom de naam van de nieuwe groep in het lege veld in en klik op het plusteken.
De naam van je groep wordt rechts weergegeven, samen met twee kolommen. In de linkerkolom kun je medewerkers toevoegen door op hun naam te klikken. De geselecteerde medewerkers worden dan in de rechterkolom weergegeven. Om een medewerker uit een groep te verwijderen, klik je op de naam in de rechterkolom.
Sla je wijzigingen op.

Onboarding- en offboardingsjablonen maken

Volg deze stappen om een on- of offboarding-sjabloon aan te maken:

Ga naar Instellingen > Automatisering > On-/Offboarding.
Klik op Onboarding-sjablonen of Offboarding-sjablonen.
Voer in de linkerkolom de naam van je nieuwe sjabloon in en klik op het plusteken.
Klik op Stap toevoegen. Selecteer de stap die je wilt toevoegen, de persoon, de groep of het team die/dat verantwoordelijk is, en de deadline. De deadline activeert herinneringen en taken.
Voeg indien nodig verdere stappen aan het sjabloon toe. Klik op het pijltje links van de stappen om ze te verslepen en de volgorde te wijzigen.
Sla je wijzigingen op.

Opmerkingen
▶︎ Offboarding-stappen worden geactiveerd op basis van de volgende deadlines: 'Voor beëindiging of laatste werkdag (indien ingesteld)' of 'Na beëindiging of laatste werkdag (indien ingesteld)'.
▶︎ Je kunt de 'laatste werkdag' instellen als je het dienstverband van medewerkers beëindigt in hun profiel. Je kunt de datum uit dienst of de einddatum van het contract als laatste werkdag kiezen. Als je geen 'laatste werkdag' instelt, gebruikt Personio de datum uit dienst als basis voor de offboarding-stappen.

Hier vind je een overzicht van de meestgebruikte sjablonen en stappen:

Bestaande sjablonen bewerken

Je kunt bestaande sjablonen kopiëren en ze een andere naam geven of bewerken. Klik op de pictogrammen rechts van de naam van het sjabloon om de naam te bewerken, of het sjabloon te kopiëren of te verwijderen.

Je kunt ook stappen in een sjabloon toevoegen of verwijderen. Raadpleeg de tabel in de sectie Een bestaande stap bewerken voor een overzicht van wat er gebeurt als je een stap toevoegt, bewerkt of verwijdert.

Volgende stappen

Nadat je een sjabloon hebt aangemaakt, kun je het aan je medewerker(s) toewijzen. Raadpleeg het artikel On- en offboarding-sjablonen toewijzen en beheren. In dit artikel wordt ook uitgelegd hoe notificaties met betrekking tot een on- of offboarding-workflow werken.

Waar kunnen we je mee helpen?