We werken momenteel artikelen bij om wijzigingen in Personio weer te geven die de gebruikerservaring verbeteren. Tijdens deze update kun je verschillen opmerken tussen de inhoud van het artikel en jouw Personio-applicatie.
In dit artikel worden de gebeurtenissen beschreven waarvoor je notificaties en taken kunt verzenden. We leggen ook uit welke soorten notificaties en taken er zijn in Personio. Lees ons artikel over Notificaties en taken in Werving en selectie voor meer informatie over notificaties en taken in dit gedeelte.
Wat zijn notificaties en taken?
Notificaties en taken informeren gebruikers over belangrijke gebeurtenissen of taken waarvoor een actie moet worden voltooid. Notificaties zijn voor eenmalige gebeurtenissen, zoals een verjaardag of het einde van een proefperiode. Ze worden vaak ingesteld als Herinneringen in de medewerkersrollen. Taken zijn onderdelen van processen waarvoor een actie moet worden voltooid. Voorbeelden van taken zijn tijdregistratie- of afwezigheidsverzoeken die moeten worden goedgekeurd door een leidinggevende, of onboarding- en offboardingtaken die moeten worden afgerond door medewerkers.
Notificaties en taken ontvangen
In Personio
Medewerkers hebben toegang tot taken via de widget Taken op het Dashboard. Zowel taken als notificaties zijn toegankelijk via de Inbox rechtsboven op het scherm. Lees voor meer informatie over de Inbox en mogelijke acties voor notificaties en taken ons artikel over Globaal taakbeheer.
Opmerking
Hoewel taken toegankelijk zijn via de Inbox en de widget Taken op het Dashboard, worden notificaties alleen weergegeven in de Inbox.
Via e-mail
Voor sommige soorten notificaties en taken verzendt Personio bovendien e-mailnotificaties. Leidinggevenden ontvangen bijvoorbeeld een e-mail over openstaande aanwezigheids- en afwezigheidsaanvragen. Als er een herinnering is ingesteld voor een medewerkersrol, activeert de herinnering ook een notificatie per e-mail.
Tip
Als je niet wilt dat medewerkers e-mailnotificaties, zoals goedkeuringsverzoeken of herinneringen, ontvangen van Personio, kun je e-mailnotificaties deactiveren voor alle medewerkers. Ga hiervoor naar Instellingen > Organisatie en medewerkers > Bedrijf > Bedrijfsgegevens. Klik op (Bewerken) en pas de optie E-mailnotificaties geactiveerd aan.
Overzicht van notificaties en taken in de personeelsadministratie
Wijzigingen in de medewerkersinformatie (profiel)
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taak | Notificatie | E-mailadres | |||
| Aanvraag | Goedkeurder | ja | - | Alleen als vermelding in verband met andere verzoeken | Geactiveerd met andere verzoeken |
| Goedkeuring | Aanvrager | - | - | - | |
| Afwijzing | Aanvrager | - | - | ja | Onmiddellijk |
Afwezigheid
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taak | Notificatie | E-mailadres | |||
| (Vervangings)aanvraag | Goedkeurder (of vervanger) | ja | - | ja | Binnen het halfuur |
| Goedkeuring | Aanvrager | - | - | ja | Binnen het halfuur |
| Afwijzing | Aanvrager | - | - | ja | Binnen het halfuur |
| Overlappende afwezigheden | Medewerkers met bewerkingsrechten voor het betreffende afwezigheidstype | ja | - | - | |
| Attest in behandeling | Aanvrager en goedkeurder | ja | - | - | |
| Upload van attest | Goedkeurder | ja | - | ja | Binnen het halfuur |
| Goedkeuring van attest | Aanvrager | - | - | - | |
| Afwijzing van attest | Aanvrager | Taak wordt opnieuw geopend | - | - | |
Aanwezigheid
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taak | Notificatie | E-mailadres | |||
| Aanvraag | Goedkeurder | Ja, gebundeld per medewerker | - | Ja, gebundeld per dag voor alle aanvragende medewerkers | In de ochtend van de volgende dag |
| Goedkeuring | Aanvrager | - | - | - | |
| Afwijzing | Aanvrager | - | - | ja | |
Systeemherinneringen
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taak | Notificatie | E-mailadres | |||
| Einde contract |
Alle medewerkers met bewerkingsrechten voor de sectie HR-informatie OF Alle medewerkers met bewerkingsrechten voor de sectie waarin het attribuut zich bevindt |
ja | - | ja | 30 dagen voor het einde van het contract + nog niet geplande afwezigheidsdagen |
| Loonadministratie | Alle medewerkers met toegangsrechten voor de loonadministratie | ja | - | ja | In de ochtend van de te herinneren dag |
Herinneringen in medewerkersrollen
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taak | Notificatie | E-mailadres | |||
| Elk medewerkersattribuut dat is opgeslagen als een datum | Verantwoordelijke | - | ja | ja |
In de ochtend van de te herinneren dag |
| Volgende afwezigheid | Alle medewerkers die zijn geselecteerd als ontvangers van de herinnering | - | ja | ja |
In de ochtend van de te herinneren dag
Bij notificaties voor afwezigheden op dezelfde dag wordt er binnen het halfuur een herinnering aangemaakt, nadat de afwezigheid het goedkeuringsproces heeft doorlopen |
Opmerking
Notificaties voor aangepaste herinneringen worden standaard in de Inbox van alle ontvangers van de herinneringen weergegeven. Herinneringen die zijn ingepland om vóór of op dezelfde dag als een gebeurtenis te worden verzonden, blijven in de Inbox staan tot één dag na de betreffende gebeurtenis. Herinneringen die zijn ingepland om na een gebeurtenis te worden verzonden, worden een week na de datum waarop ze voor het eerst werden weergegeven automatisch uit de Inbox verwijderd.
Tip
Als je niet wilt dat een herinnering na de bovenstaande deadlines automatisch uit de Inbox wordt verwijderd, kun je de herinneringsworkflows als taak aanmaken. Taken worden in de Inbox weergegeven totdat ze actief worden verwijderd.
Onboarding
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taak | Notificatie | E-mailadres | |||
| Openstaande taken | Verantwoordelijke | Ja (7 dagen voor de deadline) | - | ja | 7 dagen voor de deadline |
| Herinneringen voor openstaande taken | Verantwoordelijke | ja | - | ja | 2 dagen voor de deadline |
| Herinneringen voor achterstallige taken | Verantwoordelijke | ja | - | ja | Dagelijks, vanaf de deadline |
Tip
Openstaande onboarding- en offboarding-taken worden weergegeven in de widget Taken op het dashboard en in de Inbox van alle verantwoordelijke medewerkers.
Opmerking
Zodra één van de verantwoordelijken een taak als voltooid heeft gemarkeerd, wordt de taak ook voor alle anderen verwijderd.
Offboarding
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taak | Notificatie | E-mailadres | |||
| Openstaande taken | Verantwoordelijke | Ja (7 dagen voor de deadline) | - | - | |
| Herinneringen voor achterstallige taken | Verantwoordelijke | ja | - | ja | Dagelijks, vanaf de deadline |
Tip
Openstaande taken worden weergegeven in de widget Taken op het dashboard en in de Inbox van alle verantwoordelijke medewerkers.
Opmerking
Zodra één van de verantwoordelijken een taak als voltooid heeft gemarkeerd, wordt de taak ook voor alle anderen verwijderd.
Prestatiebeheer
| Trigger van de notificatie | Wie ontvangt de notificatie? | Type | Wanneer wordt de e-mail verzonden? | ||
| Taken | Notificaties | E-mailadres | |||
| Beoordelingsgesprek | Aanvrager en medewerker | - | - | ja | Onmiddellijk |
| Performancefeedback | Medewerker en leidinggevende van de medewerker | - | - | ja | Onmiddellijk |