Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.
In dit artikel vind je voorbeelden van veelgebruikte onboarding-sjablonen en -stappen op basis van het type dienstverband.
Tip: Lees voor meer informatie over het aanmaken van sjablonen en de stappen van een onboarding-workflow ons Helpcentrum-artikel On- en offboarding-workflows creëren.
Onboarding-sjablonen voor vaste medewerkers
Hieronder zie je de typische onboarding-stappen voor het sjabloon voor vaste medewerkers:
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Een personeelsdossier aanmaken (HR-team) | Neem de informatie over uit de arbeidsovereenkomst | Tekstgegevens |
| Status | Medewerkersattribuut | |
| Aanstellingsdatum | Medewerkersattribuut | |
| Einde contract | Medewerkersattribuut | |
| Leidinggevende | Medewerkersattribuut | |
| Lengte proeftijd | Medewerkersattribuut | |
| Uur per week | Medewerkersattribuut | |
| Werkuren van medewerker opgegeven? | Selectievakje | |
| Verlofregeling van medewerker opgegeven? | Selectievakje | |
| Upload de arbeidsovereenkomst | Document uploaden | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Nieuwe medewerker uitnodigen voor Personio (HR-team) | Maak een e-mailaccount aan voor de nieuwe medewerker en voer hieronder de gegevens in: | Tekstgegevens |
| E-mailadres | Medewerkersattribuut | |
| Stuur een uitnodiging voor Personio via Account beheren > Login creëren en uitnodigingsmail verzenden | Tekstgegevens | |
| Uitgenodigd voor Personio? | Selectievakje | |
| E-mailactie (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Welkomstmail (HR-team) | E-mailactie | E-mailactie |
| Jan Jansen | Afzender | |
| Alle actieve medewerkers | Ontvanger | |
| Welkom {{first_name}} {{last_name}} | Onderwerp van de e-mail | |
|
Voorbeeldmail: |
Goedemorgen, Vanaf vandaag begint onze nieuwe collega {{first_name}} {{last_name}} als {{position}}. {{profile_picture:medium}} Laten we ||hem|haar|| van harte welkom heten. We kijken ernaar uit om samen te werken. |
E-mailsjabloon |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Werkplek inrichten (leidinggevende) | Bureau toewijzen | Selectievakje |
| Sleutels/toegangsbadges overhandigen | Selectievakje | |
| Bureau inrichten | Selectievakje | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Accounts aanmaken (IT-team) | E-mailaccount | Selectievakje |
| Personio-account | Selectievakje | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Welkomstbrief (leidinggevende) | Begroet de nieuwe medewerker persoonlijk. | Tekstgegevens |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Documenten indienen (medewerker) | Ondertekende arbeidsovereenkomst (categorie: arbeidsovereenkomst) | Document uploaden |
| Geheimhoudingsovereenkomst (categorie: overige documenten) | Document uploaden | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Hardware kiezen (medewerker) | Kies een laptop: | Tekstgegevens |
| Model 1 | Selectievakje | |
| Model 2 | Selectievakje | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Hardware bestellen (leidinggevende) | Hardware besteld? | Selectievakje |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Eerste werkdag (HR-team) | Overdrachtsdocument | Te downloaden document |
| Overdrachtsdocument ondertekend? | Selectievakje | |
| Informatiebrochure | Te downloaden document | |
| Informatiebrochure overhandigd? | Selectievakje | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Feedbackgesprek (leidinggevende) | Maak een afspraak voor het eerste feedbackgesprek | Selectievakje |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Controle van alle functionaliteiten (medewerker) | Controleer of de volgende programma's en functionaliteiten goed werken: | Tekstgegevens |
| Toegang tot harde schijf | Selectievakje | |
| Database | Selectievakje | |
| E-mailaccount | Tekstgegevens | |
| Printer + scanner | Selectievakje | |
| Probeer een collega te bellen om te controleren dat de telefoon goed werkt. Laat je terugbellen en verbind het gesprek door naar een andere collega. | Tekstgegevens | |
| Telefoon | Selectievakje | |
| Stuur een testaanvraag naar Personio Conversations via e-mail/Slack/Microsoft Teams om er zeker van te zijn dat je werkaanvragen kunt versturen. | Tekstgegevens | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Veiligheidsinstructies (medewerker) | Maak jezelf vertrouwd met de vluchtroutes en de locatie van het brandblusapparaat. Download hiervoor het volgende overzicht: | Tekstgegevens |
| Evacuatieplan | Te downloaden document | |
| Ik begrijp de veiligheidsinstructies | Selectievakje | |
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Profiel voltooien (medewerker) | Neem even de tijd om je profiel te voltooien. | Tekstgegevens |
| Verjaardag | Medewerkersattribuut | |
| Nationaliteit | Medewerkersattribuut | |
| Adres | Medewerkersattribuut | |
| Postcode | Medewerkersattribuut | |
| Stad | Medewerkersattribuut | |
| Privé mobiel nummer | Medewerkersattribuut | |
| Privé vast nummer | Medewerkersattribuut | |
| Skypenaam | Medewerkersattribuut | |
| Burgerservicenummer | Medewerkersattribuut | |
| Rijksregisternummer | Medewerkersattribuut | |
| Type zorgverzekering | Medewerkersattribuut | |
| Zorgverzekering | Medewerkersattribuut | |
| Volledige naam van contactpersoon | Medewerkersattribuut | |
| Mobiel nummer van contactpersoon | Medewerkersattribuut | |
| Vast nummer van contactpersoon | Medewerkersattribuut | |
Onboarding-sjablonen voor stagiairs/werkstudenten
Hieronder zie je de typische onboarding-stappen voor het sjabloon voor stagiairs/werkstudenten:
Dezelfde stappen worden gebruikt voor het sjabloon voor vaste medewerkers, met de volgende uitzonderingen:
| Algemene stap (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Uploaden van de bevestiging van inschrijving | Bevestiging van inschrijving (categorie: bevestiging van inschrijving) | Document uploaden |
| E-mailactie (verantwoordelijke persoon) | Inhoud van item | Itemtype |
| Tijdregistratie voor studenten (HR-team) | E-mailactie | E-mailactie |
| Jan Jansen | Afzender | |
| Nieuwe medewerkers | Ontvanger | |
| Tijdregistratie | Onderwerp van de e-mail | |
| Hallo {{first_name}}, nu je hier als student in dienst bent, vragen we je om de uren die je werkt te registreren. Dat doe je als volgt: 1. Log in op je Personio-account. 2. Ga naar Mijn profiel > Aanwezigheid en voer daar je uren in. Ze worden ter goedkeuring naar je leidinggevende gestuurd en verschijnen zodra ze zijn goedgekeurd. |
E-mailsjabloon | |