Dit artikel biedt een overzicht van de medewerkerslijst en licht de verschillende functies ervan toe. Je opent de medewerkerslijst vanuit het gedeelte Medewerkers in de hoofdnavigatiebalk.

 

Wat is de medewerkerslijst?

De medewerkerslijst is een centrale ruimte waar je alle medewerkers in je bedrijf en hun details kunt bekijken. Je kunt de lijst aanpassen zodat je in één oogopslag alle relevante informatie ziet. Bovendien kun je specifieke weergaven opslaan, zodat je er met één klik naar kunt terugkeren.

Je kunt ook snel medewerkersgegevens bewerken vanuit de medewerkerslijst, wijzigingen inplannen en wijzigingen in bulk doorvoeren.

 

Toegangsrechten

De medewerkerslijst is zichtbaar voor alle medewerkers. Ze kunnen echter alleen de medewerkers en gegevens zien waartoe ze toegang hebben.

Je medewerkers kunnen alleen de profielen zien van medewerkers met de status Actief, mits ze toestemming hebben om deze profielen te bekijken. Als je wilt dat medewerkers anderen met de status Onboarding, Verlof of Inactief kunnen zien, moet je ze weergaverechten geven voor de sectie met het attribuut Status.

 

De medewerkerslijst aanpassen

Kolommen toevoegen of verwijderen

De medewerkersgegevens die in de medewerkerslijst worden weergegeven, zijn gerangschikt in kolommen. Je kunt de lijst aanpassen door kolommen toe te voegen, te verwijderen en te verplaatsen.

Je kunt maximaal 25 kolommen toevoegen aan je weergave. Bij het exporteren van de medewerkerslijst kun je meer kolommen toevoegen aan je exportbestand.

Volg deze stappen om kolommen toe te voegen of te verwijderen:

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Klik op het tabblad Kolommen. Er wordt een lijst met attributen weergegeven.
3. Klik op het schakelpictogram rechts van een attribuut om het toe te voegen aan de lijstweergave. Je kunt items slepen en neerzetten om de kolommen in de gewenste volgorde te zetten.

De weergave bevat nu alleen de kolommen die je hebt geselecteerd.

 

Kolommen aanpassen

De eerste kolom wordt standaard vastgezet en blijft zichtbaar terwijl je door de lijst scrolt. Daarom raden we je aan het attribuut Naam als eerste kolom in te stellen.

Je kunt de breedte van kolommen aanpassen aan de lengte van de tekst. Beweeg je muis bovenaan de lijst tussen de namen van twee kolommen tot er een pictogram verschijnt.

 

Filters toepassen

Met de functie Filter kun je de lijst beperken op basis van de criteria die jij definieert. In de onderstaande sectie vind je informatie over de verschillende filteropties. Je kunt filterregels combineren om de informatie nog verder te verfijnen.

Volg deze stappen om filters toe te passen:

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Klik op het tabblad Filter.
3. Definieer je regelset, bijvoorbeeld 'Kantoor bevat Berlijn'. Je kunt meerdere regels toevoegen.

Je ziet nu alle medewerkers van wie het tabblad Persoonlijke informatie de geselecteerde attribuutwaarden bevat. Om de filters opnieuw in te stellen, klik je op het X-pictogram rechts van het tabblad Filter.

 

Filteropties

Je kunt de informatie in de medewerkerslijst filteren op alle attributen. Dit geldt zowel voor systeemattributen als aangepaste attributen. Hiermee kun je gegevens tot in detail filteren. Je kunt alleen filteren op attributen die op dit moment voorkomen in de weergave van de medewerkerslijst.

Voor elk attribuut kun je ook kiezen uit een set voorwaarden. De beschikbare voorwaarden zijn afhankelijk van het attribuuttype. 

Voorbeeld:
Filter op alle medewerkers met een aanstellingsdatum binnen een specifiek datumbereik.
▶︎ Attribuut: aanstellingsdatum
▶︎ Attribuuttype: datum
▶︎ Voorwaarde: ligt binnen bereik

Bekijk de onderstaande tabel voor een overzicht van de voorwaarden die voor elk attribuuttype beschikbaar zijn.

Gegevenstype attribuut	Beschikbare voorwaarden
Algemeen (tekstveld)	Bevat Bevat niet Is leeg Is niet leeg
Lijst met opties	Bevat Bevat niet Is leeg Is niet leeg
Relatie	Bevat Bevat niet Is leeg Is niet leeg
Tags	Bevat Bevat niet Is leeg Is niet leeg
Datum	Is leeg Is niet leeg Is op Is voor Is op of voor Is na Is op of na Is binnen bereik Is buiten bereik
Link	Bevat Bevat niet Is leeg Is niet leeg
Getal (geheel getal)	Bevat Bevat niet Is leeg Is niet leeg Is binnen bereik Is buiten bereik Is gelijk aan Is minder dan Is groter dan
Getal (tot twee decimalen)	Bevat Bevat niet Is leeg Is niet leeg Is binnen bereik Is buiten bereik Is gelijk aan Is minder dan Is groter dan

 

De weergave sorteren

Klik op de specifieke kolomtitel en selecteer of je in oplopende of aflopende volgorde wilt sorteren. Afhankelijk van het attribuut worden de gegevens gesorteerd in alfabetische volgorde, numerieke volgorde of basis van de datum.

 

Een medewerker of attribuut zoeken

Gebruik de zoekbalk rechtsboven op de pagina om een medewerker te zoeken. Er wordt een regel met hun gegevens weergegeven.
Je kunt de zoekbalk ook gebruiken om een specifieke attribuutwaarde te vinden. Als je bijvoorbeeld alle medewerkers met de functie 'Boekhouding' wilt bekijken, voer je in de zoekbalk 'Boekhouding' in.

Opmerkingen
▶︎ Je medewerkers krijgen alleen zoekresultaten te zien van medewerkers van wie ze het openbare profiel mogen bekijken (en die de status Actief hebben).
▶︎ Je kunt alleen zoeken naar attribuutwaarden die zichtbaar zijn in je huidige weergave. Je moet bijvoorbeeld de kolom Positie toevoegen als je op positie wilt zoeken.

 

Opgeslagen weergaven

Een opgeslagen weergave aanmaken

Je kunt een specifieke weergave van de medewerkerslijst opslaan. Zo kun je er makkelijk terugkeren wanneer dat nodig is. Je kunt maximaal 20 weergaves van medewerkerslijsten opslaan.

Volg deze stappen om een opgeslagen weergave te maken:

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Stel de weergave van de medewerkerslijst die je wilt opslaan in door kolommen toe te voegen en filters toe te passen.
3. Klik aan de linkerkant op het tabblad Weergave.
4. Klik op het plusteken rechts van Opgeslagen weergaven.
5. Voer een naam in voor je weergave in het venster dat verschijnt.
6. Sla je nieuwe weergave op.

Tip
Beheerders kunnen bij het opslaan van een nieuwe weergave het vakje aanvinken om deze als standaardweergave toe te voegen. De standaardweergaven worden toegepast op alle medewerkerslijsten, met inachtneming van specifieke toegangsrechten.

 

Een opgeslagen weergave beheren

Nadat je een opgeslagen weergave hebt aangemaakt, kun je deze beheren via het tabblad Weergave. Klik rechts van de naam van de weergave op het pictogram met de drie puntjes om het volgende te doen:

• Wijzigingen in de weergave opslaan (zie de sectie hieronder)
• De weergave kopiëren
• Een link naar de weergave kopiëren
• De weergave hernoemen
• De weergave verwijderen

Een opgeslagen weergave bewerken

Volg deze stappen om een opgeslagen weergave te bewerken:

1. Stel de kolommen en filters indien nodig opnieuw in. Pas je wijzigingen toe.
2. Beweeg de muis op het tabblad Weergave over de naam van de opgeslagen weergave en klik op het pictogram met de drie puntjes.
3. Klik op Wijzigingen opslaan om de weergave bij te werken.

 

Deelmogelijkheden

Een weergave van de medewerkerslijst exporteren

Je hebt toegangsrechten voor gegevensexport nodig om een specifieke weergave van de medewerkerslijst te kunnen exporteren. Je kunt alleen gegevens exporteren waartoe je toegang hebt.

Volg deze stappen:

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Klik in de rechterbovenhoek op het deelpictogram en klik op Exporteren.
3. Kies het bestandsformaat, de filter en de kolommen die je wilt exporteren.
   ▶︎ Huidige weergave betekent dat je de filterinstellingen uit je huidige weergave toepast.
   ▶︎ Alle medewerkers betekent alle medewerkers, ongeacht de huidige filterinstelling in je weergave.
4. Exporteer je weergave. De voltooide export verschijnt in je Inbox.

Je kunt Personio blijven gebruiken terwijl het bestand wordt geëxporteerd.

 

De URL kopiëren

Met deze feature kun je de URL van de weergave van de medewerkerslijst kopiëren. De filtergegevens worden opgeslagen in de URL.

Je kunt deze URL opslaan in je browserfavorieten of doorsturen naar andere medewerkers. Zij kunnen dan de gekopieerde URL openen en de gedeelde weergave bekijken in overeenstemming met hun toegangsrechten.

 

Medewerkersgegevens uit de medewerkerslijst bewerken

Beschikbare acties via de menubalk

Je kunt veel acties rechtstreeks vanuit de medewerkerslijst uitvoeren. Vink het vakje links van de naam van een medewerker aan om een menubalk weer te geven. In de onderstaande tabel staan de acties die je kunt uitvoeren via de menubalk.

Item	Acties die je kunt ondernemen
Profiel bewerken	Bewerk de informatie die wordt weergegeven in het profiel van een medewerker. Er wordt een nieuw venster geopend. Je kunt het attribuut dat je wilt wijzigen selecteren, bijvoorbeeld 'Kantoor', en een nieuwe waarde voor dit attribuut instellen, bijvoorbeeld 'Berlijn'. Je kunt ook de datum instellen waarop de wijziging van kracht wordt. Dit kan een datum in het verleden of in de toekomst zijn. Als je meerdere attributen tegelijk wilt bewerken, kun je ook het profiel van een medewerker bewerken in de medewerkerslijst. Opmerking: sommige attributen, zoals het vooraf ingestelde attribuut 'datum uit dienst', kunnen niet voor meerdere medewerkers tegelijk worden bewerkt.
Tijdregelingen bewerken	Je kunt het volgende doen: Een verlofregeling wijzigen Een werkrooster toewijzen Een werkrooster verwijderen Het tijdregistratieprofiel bewerken
Documenten maken	Maak documenten voor meerdere medewerkers aan, zoals arbeidsovereenkomsten of afwezigheidsattesten. Je kunt bestaande sjablonen gebruiken en variabelen invoegen om de documenten te personaliseren.
Uitnodigingen verzenden	Uitnodigingsmails voor toegang tot Personio verzenden aan medewerkers. Hier zie je ook de uitnodigingsstatus van een medewerker.
Medewerkers aan rol toevoegen	Medewerkers aan een rol toevoegen.
Medewerkers van rol verwijderen	Medewerkers van een rol verwijderen.
On-/offboarding voltooien	On- of offboardingtaken voltooien.
Verwijderen	Het profiel van een medewerker verwijderen. Als extra beveiligingsmaatregel moet je ook in het betreffende veld het woord VERWIJDEREN typen. Let op: dit is een permanente actie die niet kan worden ingetrokken. Als je het profiel van een medewerker verwijdert, worden ook al zijn of haar gegevens en documenten verwijderd.

 

Medewerkersgegevens in bulk bewerken

Je kunt rechtstreeks vanuit de medewerkerslijst de gegevens van meerdere medewerkers bewerken en acties in bulk uitvoeren. Deze functie is handig als je de attributen van veel medewerkers tegelijk wilt bewerken of meerdere uitnodigingen of onboardingtaken wilt verzenden.

Om de gegevens van meerdere medewerkers te bewerken of voor meerdere medewerkers dezelfde actie uit te voeren:

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Vink het vakje links van de namen van de betreffende medewerkers aan.
3. Selecteer de actie die je wilt uitvoeren in de menubalk. Tip: als je alle medewerkers van een specifieke afdeling of een specifiek team wilt bewerken, filter dan hierop en selecteer alles.
4. Volg de instructies op het scherm om de actie te voltooien.

Tip
Raadpleeg de sectie over het bewerken van medewerkersprofielen hieronder als je de basisgegevens van een afzonderlijke medewerker wilt wijziging .

 

Het profiel van een medewerker bewerken in de medewerkerslijst

Met deze functie kun je meerdere attributen bewerken voor een afzonderlijke medewerker. Om het profiel van een medewerker te bewerken:

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Beweeg de muis over de naam van de medewerker en klik op de knop die verschijnt. Zo open je een zijlade met de gegevens van de medewerker.
3. Om informatie te bewerken, klik je op de attribuutwaarden die je wilt wijzigen, bijvoorbeeld kantoorlocatie.
4. Stel de datum in vanaf wanneer de wijziging van kracht wordt. Dit kan een datum in het verleden of in de toekomst zijn.
5. Dien de wijzigingen in.

Tip
Je kunt een toekomstige attribuutwijziging plannen door de ingangsdatum toe te voegen. Het is ook mogelijk om attribuutwaarden te antidateren, bijvoorbeeld naar de aanstellingsdatum van een medewerker of het begin van de huidige maand.

 

Een nieuwe medewerker toevoegen uit de medewerkerslijst

Je kunt een nieuwe medewerker toevoegen via de medewerkerslijst. Dat doe je als volgt:

1. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst.
2. Klik rechtsboven op de pagina op Medewerkers toevoegen.
3. Voer in de relevante velden de persoonlijke en HR-gegevens van de nieuwe medewerker in. Activeer indien nodig de schakelaar account maken en uitnodigen in de sectie Persoonlijke informatie.
4. Wijs relevante sjablonen toe, zoals verlofregelingen, onboardingsjablonen en werkroosters (inclusief hun geldigheidsdatum).
5. Klik op Medewerker toevoegen.

Opmerking
Om nieuwe medewerkers te kunnen toevoegen, heb je het toegangsrecht Nieuwe medewerker toevoegen nodig.