Je kunt afwezigheidssaldi aanpassen voor een enkele medewerker of in bulk voor meerdere medewerkers. Je kunt drie soorten aanpassingen maken:
- Absoluut: het afwezigheidssaldo, inclusief eventueel restverlof, wordt overschreven en ingesteld op een geheel nieuw saldo. Gebruik deze optie alleen als je het aantal dagen of uren wilt wijzigen dat een medewerker nog in zijn of haar saldo heeft.
- Relatief: je past het saldo aan met een bepaalde hoeveelheid. Gebruik deze optie als je een bepaald aantal dagen of uren wilt toevoegen aan of verwijderen uit het saldo van een medewerker.
- Aflopend: een relatieve aanpassing die vervalt op een specifieke datum die je instelt.
Verlofsaldo's handmatig aanpassen
Om verlofsaldi handmatig aan te passen, heb je bewerkingsrechten voor afwezigheids-/saldogeschiedenis nodig en voorstelrechten voor het betreffende afwezigheidstype.
Relatieve of aflopende aanpassing
- Ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid.
- Klik op het betreffende afwezigheidstype en vervolgens op Saldo aanpassen.
- Selecteer de optie Saldo met aantal dagen of uren aanpassen.
- Voer het aantal dagen of uren in dat je wilt toevoegen aan of verwijderen uit het saldo. Voer een negatief getal in om tijd te verwijderen .
- Als je een andere rechthebbende groep instelt, kies dan welke je wilt aanpassen. Niet beschikbaar als de aanstellingsdatum van de medewerker in de toekomst ligt.
- Optioneel: voeg een beëindigingsdatum toe als je wilt dat de aanpassing alleen geldig is voor een bepaald tijdsbestek.
- Selecteer een aanpassingsdatum. Deze datum wordt weergegeven in de saldogeschiedenis.
- Bevestig de aanpassing.
Absolute aanpassing
- Ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid.
- Klik op het relevante afwezigheidstype en vervolgens op Saldo aanpassen.
- Selecteer de optie Bepaalde waarde voor saldo instellen.
- Voer het nieuwe saldo in.
- Als je twee rechthebbende groepen instelt, zal het systeem:
- De wettelijke rechthebbende groep aanpassen. Je kunt deze instelling niet wijzigen.
- De niet-wettelijke rechthebbende groep op nul zetten.
- Selecteer een aanpassingsdatum. Deze datum wordt weergegeven in de saldogeschiedenis.
- Bevestig de aanpassing.
Verlofsaldo's in bulk aanpassen
Volg deze stappen:
- Ga naar de sectie Importen in je Personio-account.
- Selecteer het importtype Afwezigheidssaldo.
- Kies alleen voor absolute aanpassingen het basissjabloon.
- Kies voor relatieve, absolute, aflopende aanpassingen of een combinatie hiervan het geavanceerde sjabloon.
- Open het Excel-bestand en lees het tabblad met richtlijnen. Hierin wordt uitgebreid uitgelegd hoe je het sjabloon moet gebruiken.
- Vul het sjabloon in.
- Ga naar Importen, selecteer het importtype Afwezigheidssaldo en klik op Bestand selecteren.
- Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende attributen die zijn opgeslagen in Personio.
- Bekijk de preview van de import en bevestig de import.
Een saldoaanpassing verwijderen
Je kunt elke handmatige saldoaanpassing die je op het profiel van een medewerker hebt toegepast, verwijderen en het saldo herstellen naar het vorige aantal. Volg deze stappen:
- Ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid.
- Klik op de pijl naast het betreffende afwezigheidstype > Activiteit.
- Klik op het prullenbakpictogram naast de aanpassing die je wilt verwijderen en bevestig.
Factoren die van invloed zijn op het afwezigheidssaldo
| Relatieve aanpassing | Dit wordt afgetrokken van het actuele saldo op het opgegeven moment |
| Absolute aanpassing | Dit overschrijft alle eerdere saldogebeurtenissen, inclusief perioden en restverlof, en fungeert als de nieuwe waarde voor verlofaanspraak vanaf de dag van de aanpassing. |
| Werkrooster | Afhankelijk van het werkrooster dat voor de medewerker is ingesteld, wordt het afwezigheidssaldo pro rata berekend op basis van de werkdagen die zijn geconfigureerd in de instellingen van het werkrooster. Fulltime medewerkers die 5 dagen per week werken, krijgen bijvoorbeeld de volledige aanspraak. Medewerkers die volgens hun werkrooster slechts 3 van de 5 dagen werken, krijgen 3/5 van de aanspraak. |
|
Begin of einde dienstverband |
De afwezigheidsaanspraak wordt pro rata berekend op basis van wanneer in het verlofjaar je dienstverband begint of eindigt. Voor de eerste en laatste maand kun je kiezen of de aanspraak pro rata per dag, pro rata per maand of niet pro rata moet worden berekend. Voor de rest van het verlofjaar wordt de aanspraak pro rata per maand berekend (op basis van volledige gewerkte kalendermaanden). Afwezigheden kunnen per dag of per uur zijn:
|
| Restverlof | De ongebruikte dagen (restverlof uit het voorgaande jaar) kunnen vervallen op de vervaldatum die je in het beleid hebt vastgelegd. |
| Verlof | De status ‘met verlof’ in Personio verlaagt het aantal verlofdagen. Raadpleeg het artikel met uitleg over verlof. |
| Negatieve dagen uit eerdere cycli | Het saldo kan negatief worden als een medewerker in een cyclus meer dagen opneemt dan er beschikbaar zijn. In dat geval wordt het negatieve saldo meegenomen naar het volgende jaar en in mindering gebracht op de aanspraak van de volgende periode. |
| Geldigheidsinstellingen in het afwezigheidstype | De instelling van deze functie is van invloed op het saldo. Dit bepaalt welke dagen van het saldo moeten worden afgetrokken als er een afwezigheidsperiode wordt ingevoerd (bijv. feestdagen, werkdagen, weekends) |
| Overuren omzetten | Dagen die vanwege overuren zijn omgezet in afwezigheid |
| Aanspraak op basis van dienstjaren | De extra dagen die medewerkers krijgen nadat ze een bepaalde tijd bij het bedrijf hebben gewerkt |
Lees meer over afwezigheidssaldo's in het gedeelte Afwezigheden aanvragen en goedkeuren in Personio.