In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de verlofsaldo's van je medewerkers kunt aanpassen.

Er zijn twee manieren waarop je dit kunt doen:

• Verlofsaldo's handmatig aanpassen
  Volg deze stappen als je het verlofsaldo van één medewerker wilt aanpassen.
• Verlofsaldo's in bulk aanpassen (import) 
  Volg deze stappen als je het verlofsaldo van meerdere medewerkers wilt wijzigen.

Verlofsaldo's handmatig aanpassen

De functie om verlofsaldo's handmatig aan te passen is beschikbaar voor alle afwezigheidstypes waarop verlofregelingen van toepassing zijn.

Als je wilt dat medewerkers verlofsaldo's handmatig kunnen aanpassen, moet je ze beheerdersrechten geven of bewerkingsrechten voor de sectie Accountconfiguratie > Afwezigheden. 

Volg deze stappen om verlofsaldo's handmatig aan te passen:

1. Ga naar het tabblad Afwezigheid in het profiel van de betreffende medewerker. Klik op het afwezigheidstype dat moet worden bijgewerkt en selecteer vervolgens de optie Saldo aanpassen.

   
   

    

2. In het venster Bepaalde waarde voor het saldo instellen kun je selecteren of je het saldo wilt aanpassen om een bepaalde waarde te tonen op een specifieke datum, of je het saldo wilt aanpassen met een aantal dagen.  De Aanpassingsdatum geeft de datum weer waarop de verandering wordt getoond in de geschiedenis van het verlofsaldo.
   
   Het veld Opmerking geeft je de mogelijkheid een opmerking in te voegen met informatie over de reden van de aanpassing.

   

    

3. Kies het type aanpassing.

   Met de optie Bepaalde waarde voor het saldo instellen kun je een absolute aanpassing doen. Op de aanpassingsdatum stelt Personio het verlofsaldo in op de waarde die je invoert. Houd er rekening mee dat de jaarlijkse opbouw hierdoor overschreven wordt, en dat het accountoverzicht op de aanpassingsdatum terug op nul wordt gezet.
   
   Met de optie Verlofsaldo met aantal dagen aanpassen kun je een relatieve aanpassing doen. Personio verhoogt of verlaagt het verlofsaldo met het aantal ingevoerde dagen, en het accountoverzicht wordt aangepast op basis van deze relatieve waarde. Het accountoverzicht wordt bewaard en wordt op de aanpassingdatum niet terug op nul gezet.

   1. Het verlofsaldo op een bepaalde waarde instellen

      Voorbeeld: een medewerker moet op 31 december 2021 nog 3 vakantiedagen over hebben.

      1. Selecteer het gewenste Type aanpassing en voer het nieuwe verlofsaldo en de aanpassingsdatum in de velden Saldo aanpassen naar en Aanpassingsdatum in.

      2. Voeg voor de transparantie een opmerking toe met de reden voor de aanpassing in het veld Opmerking.

        

      3. Ga naar het medewerkersprofiel en selecteer het afwezigheidstype. Klik op het klokpictogram Geschiedenis weergeven en je ziet de handmatige aanpassing zoals hieronder wordt getoond:

      De handmatige aanpassing wordt in het blauw weergegeven in de verlofgeschiedenis. Hiermee worden jaarlijkse aanspraken uit verlofregelingen overschreven. Je kunt aanpassingen verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken.

      beheerders kunnen de importfunctie van Personio gebruiken om in één handeling de verlofsaldo's van meerdere medewerkers op dezelfde, specifieke waarde in te stellen. Klik hier voor een uitgebreide beschrijving van hoe je verlofsaldo's uploadt, en om het Excel-sjabloon te downloaden dat je nodig hebt om deze gegevens te importeren.

      Opmerking
      Het is niet mogelijk om handmatig aanpassingen te doen voor toekomstige datums.

   2. Het verlofsaldo met een aantal dagen aanpassen

      Voorbeeld: een medewerker krijgt een dag bijzonder verlof.

      1. Ga naar het medewerkersprofiel en klik op het vereiste afwezigheidstype. Klik op de knop Saldo aanpassen.

      2. Voer in het veld Aanpassen met het aantal in waarmee het verlofsaldo moet worden verhoogd of verlaagd.

      3. Stel de Aanpassingsdatum in en voeg in het veld Opmerking een opmerking toe met de reden voor de aanpassing, zoals hieronder wordt weergegeven.

      

      4. Controleer de aanpassing vervolgens in de geschiedenis van afwezigheden.

      Een handmatige aanpassing wordt in blauw weergegeven in de verlofgeschiedenis. Je kunt handmatige aanspraken verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken.

      

    

Verlofsaldo's in bulk aanpassen (import)

Volg deze stappen om verlofsaldo's via de importfunctie aan te passen:

1. Download het Excel-sjabloon in het gedeelte Downloads van dit artikel. Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde formaten: .xlsx, .csv, .xls) dat dezelfde vier kolommen moet bevatten.
          •     E-mailadres, precies zoals opgeslagen in Personio
          •     Afwezigheidstype, precies zoals opgeslagen in Personio (hoofdlettergevoelig)
          •     Saldo in het formaat DD.MM of UU.MM afhankelijk van de ingestelde tijdseenheid voor het afwezigheidstype.
          •     Saldodatum (optioneel) in het formaat DD.MM.JJJJ
2. Vul het Excel-sjabloon in met de informatie over de verlofsaldo's van je medewerkers.
3. Ga naar Importen > Import van verlofsaldo's en upload het Excel-bestand. 
4. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen. Zorg dat ze dezelfde namen hebben.
5. Controleer de preview van de import en klik op Importeren als alles in orde is.

Opmerking
Als je het verlofsaldo aanpast door middel van een bulkimport, kun je het aanpassingstype niet kiezen. Het saldo zal automatisch op een bepaalde waarde worden ingesteld.