We implementeren momenteel een nieuw berekeningssysteem voor afwezigheden dat van invloed is op het afwezigheidssaldo. Hier vind je meer informatie.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de verlofsaldo's van je medewerkers kunt aanpassen. Je kunt dit handmatig doen voor een enkele medewerker of in bulk voor meerdere medewerkers.  

Verlofsaldo's handmatig aanpassen

Opmerking
Als je het verlofsaldo van een medewerker handmatig wilt aanpassen, moet er een verlofregeling aan de medewerker zijn toegewezen.

Om verlofsaldo's handmatig aan te passen, heb je beheerdersrechten of bewerkingsrechten nodig voor Accountconfiguratie > Afwezigheden. Je hebt twee opties:

• Saldo met aantal dagen/uren aanpassen
• Bepaalde waarde voor saldo instellen

Saldo met aantal dagen/uren aanpassen

Als je deze optie kiest, verhoogt of verlaagt Personio het verlofsaldo met het aantal ingevoerde dagen/uren: het saldo wordt behouden en niet op nul gezet. 

Gebruik deze optie als je een bepaald aantal dagen/uren wilt toevoegen aan of verwijderen uit het saldo van een medewerker. Volg deze stappen:

1. Ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid.
2. Klik op het betreffende afwezigheidstype en vervolgens op Saldo aanpassen.
3. Selecteer de optie Saldo met aantal dagen/uren aanpassen.
4. Voer in het veld Aanpassen met het aantal dagen/uren in dat je wilt toevoegen aan of verwijderen uit het saldo. Voer een negatief getal in om dagen/uren te verwijderen.
5. Selecteer een Ingangsdatum. Dit is de datum die in de saldogeschiedenis wordt weergegeven voor de aanpassing.
6. In het veld Opmerking kun je een reden voor de aanpassing toevoegen.
7. Klik op Bevestigen.

Pas de balans van een bepaalde waarde aan

Wanneer je deze optie kiest, stelt Personio het verlofsaldo in op de door jou ingestelde waarde. Het jaarlijkse verlofsaldo wordt op nul gezet en overschreven.

Gebruik deze optie als je het aantal dagen/uren dat een medewerker nog tegoed heeft volledig wilt wijzigen. Volg deze stappen:

1. Ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid.
2. Klik op het betreffende afwezigheidstype en vervolgens op Saldo aanpassen.
3. Selecteer de optie Bepaalde waarde voor saldo instellen.
4. Voer in het veld Wijzigen in het nieuwe saldo in.
5. Selecteer een Ingangsdatum. Dit is de datum die in de saldogeschiedenis wordt weergegeven voor de aanpassing.
6. In het veld Opmerking kun je een reden voor de aanpassing toevoegen.
7. Klik op Bevestigen.

Verlofsaldo's in bulk aanpassen

Met de importfunctie van Personio kun je het saldo van meerdere medewerkers in één keer aanpassen naar een bepaalde waarde. Volg deze stappen:

1. Download het Excel-sjabloon in de sectie Downloads van dit artikel. Je kunt ook je eigen sjabloon maken (ondersteunde bestandsformaten: .xlsx, .csv, .xls), dat dezelfde vier kolommen moet bevatten:
   • Het e-mailadres van de medewerker, precies zoals opgeslagen in Personio.
   • Het afwezigheidstype, precies zoals opgeslagen in Personio (dit is hoofdlettergevoelig).
   • Saldo, in het formaat DD.MM of UU.MM, afhankelijk van de tijdseenheid van het afwezigheidstype.
   • Saldodatum (optioneel), in het formaat DD.MM.JJJJ.
2. Vul het Excel-sjabloon naar behoefte in.
3. Ga naar Importen > Import van verlofsaldo's en upload het Excel-bestand. 
4. Wijs de kolommen in je Excel-bestand toe aan de bijbehorende in Personio opgeslagen attributen. Zorg dat ze dezelfde namen hebben.
5. Bekijk het importvoorbeeld.
6. Als alles correct is, klik je op Importeren.

Een saldoaanpassing verwijderen

Je kunt elke handmatige saldoaanpassing die je op het profiel van een medewerker hebt toegepast, verwijderen en het saldo herstellen naar het vorige aantal. Volg deze stappen:

1. Ga naar Medewerkersprofiel > Afwezigheid.
2. Klik op het betreffende afwezigheidstype en op het klokpictogram onder het verlofsaldo.
3. Klik op Regelingsgeschiedenis en zoek de specifieke saldoaanpassing.
4. Klik op het prullenbakpictogram om de registratie te verwijderen.