In dit artikel lees je wat verlofregelingen in Personio zijn en hoe je ze kunt instellen voor de afwezigheidstypes waarvoor dit mogelijk is. 

Wat zijn verlofregelingen in Personio?

Een verlofregeling wordt gebruikt om aan te geven dat een afwezigheidstype slechts een beperkt aantal keren kan worden opgenomen.  

Of je een verlofregeling moet aanmaken voor een afwezigheidstype (en daarvoor de optie Verlofregeling activeren? moet selecteren), hangt af van hoe vaak een afwezigheidstype kan worden opgenomen:

• Een onbeperkt aantal keren (zoals ziekteverlof of werk op afstand)
  Je hoeft geen verlofregeling te maken, omdat je alleen het aantal dagen/uren bijhoudt zonder ze af te trekken van een totaal.

• Een beperkt aantal keren (zoals betaald verlof of ouderschapsverlof)
  Je moet een verlofregeling aanmaken zodat het systeem automatisch het aantal opgenomen dagen/uren aftrekt van een totaal. 

Een nieuwe verlofregeling aanmaken voor een afwezigheidstype

Als je bij het aanmaken van een nieuw afwezigheidstype de optie Verlofregelingen activeren? inschakelt, moet je voor elk afwezigheidstype minstens één verlofregeling aanmaken.

Volg deze stappen om een nieuwe verlofregeling aan te maken voor een afwezigheidstype:

1. Ga naar Instellingen > WERKUREN EN AFWEZIGHEDEN > Afwezigheid en selecteer het afwezigheidstype dat je in de voorgaande stap hebt aangemaakt.
2. Scrol naar beneden en klik op Verlofregeling creëren. 
3. Onder Algemene instellingen voer je een naam in voor de regeling, bepaal je of het verlofjaar op 1 januari of op het jaarlijkse werkjubileum van de medewerker moet beginnen en voer je de jaarlijkse aanspraak in dagen/uren in. 
   

   Opmerking
   We raden aan om het verlofjaar op 1 januari te laten beginnen. 

   Voorbeeld
   Als je bedrijf altijd aan het begin van het jaar verlofdagen toekent, heeft een medewerker die bijvoorbeeld op 1 november 2022 is begonnen, recht op 2:12 × 24 dagen = 4 dagen, en vervolgens nog eens 24 dagen vanaf 1 januari 2023.Let op: als de jaarlijkse vakantie 24,5 dagen bedraagt, rondt Personio dit af naar 25 dagen.
   

4. Bij Toekenning bepaal je of de aanspraak Per jaar (op 1 januari of op het werkjubileum van de medewerker, afhankelijk van wat je in de vorige stap hebt ingesteld) of Per maand (op de eerste of op de laatste dag van elke bij het bedrijf gewerkte maand) wordt toegekend. 
   
   ▸ Het begin van de maand: de aanspraak wordt toegekend op dag 1, ongeacht of de maand volledig is gewerkt. 
   ▸ Het einde van de maand (momenteel alleen beschikbaar voor in uren bijgehouden afwezigheden): de aanspraak wordt pas toegekend aan het einde van elke volledig gewerkte maand.
   

   Voorbeeld
   Als je volgens het vorige voorbeeld voor Per maand > Het begin van de maand kiest en de medewerker begint pas op 2 november, dan ontvangt die 1/12 × 24 dagen = 2 vakantiedagen voor het resterende jaar.

5. Geef bij Begin/einde dienstverband aan of je bij het begin van het dienstverband een aangepast aantal verlofuren wilt toekennen. Zo ja, bepaal dan de duur van de periode (momenteel alleen beschikbaar voor in uren bijgehouden afwezigheden) en het aantal toe te kennen dagen/uren aan het einde van elke volledig gewerkte maand tijdens die periode. Geef ook de toepasselijke pro rata berekening op voor Begin van dienstverband en Einde van dienstverband.
   

   Opmerking
   Als de einddatum van het contract of de beëindigingsdatum van de medewerker (alleen de beëindigingsdatum in het geval van in uren bijgehouden afwezigheden) binnen de eerste 6 maanden van het dienstverband valt, worden de verlofdagen naar rato berekend, ongeacht de instellingen. Ook als de einddatum van het contract of de beëindigingsdatum van de medewerker in de tweede helft van het jaar valt, ontvangt de medewerker altijd het volledige aantal verlofdagen, ongeacht de instellingen (zolang je Toekenning > In één keer selecteert). 

   Opmerking
   Aangepaste toekenning betekent dat de medewerkers aan wie de verlofregeling is toegewezen slechts een beperkt aantal verlofuren ontvangen gedurende een bepaalde periode na de aanstellingsdatum en uiteindelijk de resterende aanspraak zullen ontvangen. Deze instellingsoptie is alleen relevant voor sommige markten, zoals Duitsland. 

   Voorbeeld:
   Als een medewerker die op 1 januari 2023 in dienst is getreden, besluit om het bedrijf op 2 mei 2023 definitief te verlaten en bij het einde van het dienstverband recht heeft op 24 vakantiedagen per jaar (zonder pro rata), krijgt de medewerker op 2 mei nog maar 8 dagen toegekend. Let op: als de jaarlijkse vakantie 8,5 dagen bedraagt, rondt Personio niet naar boven af. Daarom zullen er 8,5 dagen blijven staan. 

6. Bepaal bij Restverlof (momenteel alleen beschikbaar voor in uren bijgehouden afwezigheden) of medewerkers hun verlofuren kunnen meenemen naar het volgende jaar en zo ja, hoeveel uur en tot wanneer.

   Voorbeeld
   Als de medewerker de 4 vakantiedagen niet heeft opgenomen die hij of zij op 1 november 2022 heeft ontvangen, krijgt de medewerker op 1 januari 2023 24 + 7 vakantiedagen toegekend. Als het restverlof 7,5 dagen bedraagt, rondt Personio niet af naar boven. Daarom blijft het restverlof op 7,5 dagen staan.

7. Bij Op dienstjaren gebaseerde regels stel je in of de jaarlijkse aanspraak van de medewerker automatisch moet toenemen op basis van hoe lang de medewerker in dienst blijft.Zo ja, bepaal dan de frequentie (momenteel alleen beschikbaar voor in uren bijgehouden afwezigheden), evenals het aantal toegekende dagen/uren en het toekenningsmoment (op de dag van het werkjubileum of aan het begin van de aanspraakperiode na het werkjubileum).
   

   Voorbeeld
   Als je volgens het vorige voorbeeld de optie Extra aanspraak toekennen op basis van dienstjaren? activeert en instelt dat de medewerker 24 verlofuren erbij krijgt na 2 jaar, dan krijgt de medewerker die op 1 november 2022 in dienst treedt er op 1 januari 2024 nog eens 24 uur verlof bij. Deze dagen zijn cumulatief, dus als je ook 'Na 1 jaar, 24 uur toevoegen' toevoegt, dan krijgt de medewerker op 1 januari 2024 in total 48 uur verlof.

8. Controleer bij Samenvatting of de configuratie correct is en klik op Bevestigen en aanmaken.

De verlofregeling toewijzen aan de relevante medewerkers 

Je moet de verlofregeling toewijzen aan de relevante medewerkers, zodat zij het afwezigheidstype te zien krijgen. 

Controleer de instellingen van de verlofregeling voordat je begint met het toewijzen, omdat je de regeling niet meer kunt wijzigen als ze eenmaal aan de medewerkers is toegewezen. Verlofregelingen kunnen alleen worden bewerkt als ze aan geen enkele medewerker zijn toegewezen.

Volg deze stappen om de verlofregeling aan meerdere medewerkers tegelijk toe te wijzen:

1. Ga rechtstreeks vanuit de instellingen of vanuit de hoofdnavigatiebalk naar de Medewerkerslijst.
2. Selecteer alle medewerkers aan wie je de verlofregeling wilt toewijzen en klik op Acties > Verlofregeling wijzigen.
3. Selecteer het relevante afwezigheidstype en de verlofregeling die je wilt toewijzen.
4. Voer een datum in het veld Van toepassing vanaf in.
   

   Opmerking
   Wanneer je de verlofregeling voor de allereerste keer aan een medewerker toewijst, selecteer je de optie Van toepassing vanaf aanstellingsdatum.

5. Klik op Regeling bijwerken om de wijzigingen door te voeren.
   
   

Je kunt een verlofregeling ook rechtstreeks aan een medewerker toewijzen via zijn of haar profiel.

De verlofregeling archiveren of verwijderen

Wanneer je een verlofregeling niet meer nodig hebt, kun je ervoor kiezen deze te verwijderen of te archiveren:

• Verwijderen
  De verlofregeling wordt definitief verwijderd en kan niet meer hersteld worden. De verlofregeling verschijnt nergens meer in Personio. Het verwijderen van de verlofregeling heeft gevolgen voor de verlofsaldo's en aanspraak van de medewerker: alle gegevens, inclusief eventuele afwezigheidsperiodes, worden definitief verwijderd. 
• Archiveren (momenteel alleen beschikbaar voor in dagen bijgehouden afwezigheden)
  De verlofregeling wordt definitief gearchiveerd en kan niet meer hersteld worden.De regeling wordt nog wel weergegeven als gearchiveerde verlofregeling en wordt gebruikt als basis voor verlof voor medewerkers die er nog aan zijn toegewezen en aan wie geen nieuwe regeling is toegewezen.Het archiveren van de verlofregeling heeft dus geen invloed op de verlofsaldo's en aanspraak van de medewerker. 
  

Volg deze stappen om een verlofregeling te verwijderen of te archiveren:

De toewijzing van de verlofregeling ongedaan maken voor alle medewerkers aan wie deze is toegewezen

1. Ga naar de Medewerkerslijst in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer alle medewerkers aan wie de verlofregeling momenteel toegewezen is en klik op Acties > Verlofregeling wijzigen.
3. Selecteer het relevante afwezigheidstype, maar een andere verlofregeling. Klik op Regeling bijwerken. 

De verlofregeling archiveren of verwijderen

1. Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en selecteer het relevante afwezigheidstype.
2. Scrol naar beneden naar de verlofregeling die nu aan 0 medewerkers is toegewezen. 
3. Klik op de verlofregeling om het overzicht te openen, en klik op Archiveren of Verwijderen.
4. Klik in het pop-upvenster op Archiveren of Verwijderen om te bevestigen.
5. De gearchiveerde verlofregeling wordt nu helemaal onderaan onder Archief weergegeven, maar je kunt deze niet meer aan een medewerker toewijzen.De verwijderde verlofregeling wordt volledig verwijderd.