Verlofregelingen instellen

 

⚠️ Dit artikel richt zich op afwezigheden die in dagen worden bijgehouden. Voor afwezigheden die in uren worden bijgehouden, zie dit artikel.

In dit artikel lees je hoe je verschillende verlofregelingen kunt configureren voor de afwezigheidstypes waarvoor dit mogelijk is.

 

Wat zijn verlofregelingen in Personio?

Bepaalde afwezigheidstypes, zoals betaald verlof, zijn meestal onderworpen aan een bepaald aantal verlofdagen die gedurende een bepaalde periode wordt opgebouwd, ook wel 'verlofregelingen' genoemd. 

Je kunt kiezen of je verlofregelingen wilt inschakelen voor elk van de afwezigheidstypes die je hebt aangemaakt via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid > [afwezigheidstype] > Verlofinstellingen en 'Ja' of 'Nee' aan te vinken.

Als deze optie is ingeschakeld, kun je zoveel verlofregelingen maken als je nodig hebt.

 

Verlofregelingen maken en configureren

Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en selecteer het afwezigheidstype waarvoor je een verlofregeling wenst aan te maken. Met Personio kun je voor elk afwezigheidstype verschillende verlofregelingen aanmaken en zo de verschillende verlofrechten weerspiegelen.

Klik op Nieuwe verlofregeling om een configuratiewizard te openen, die je door het proces zal leiden in slechts drie stappen. 

Stap 1: Basisinformatie

accrual-policies-general_nl.gif

Naam regeling

Voer een naam in voor je nieuwe verlofregeling (bijv. 28 dagen).

Aantal toegekende dagen 

Het aantal dagen dat de medewerker recht heeft op verlof.

Als je bij het configureren van betaald verlof voor parttime medewerkers de optie pro rata verlofdagen hebt geactiveerd, worden de werkdagen die in het geselecteerde werkrooster zijn gedefinieerd, automatisch overgedragen naar de verlofberekening.

Aanspraak toekennen per

Kies wanneer je de verlofregeling opnieuw wilt laten beginnen.

Aanspraak toegekend op

Selecteer of je de verlofregeling aan het begin van het kalenderjaar (1 januari) of op het werkjubileum van de medewerker wilt laten ingaan.

Wachttijd activeren?

Deze optie verschijnt alleen als je Jaar selecteert voor de optie 'Aanspraak toekennen per'.

Zo kun je de verlofrechten voor de eerste zes maanden van het dienstverband (= wachttijd) naar rato berekenen. Voor meer informatie over de berekening van verlofrechten tijdens de wachttijd, raadpleeg je dit artikel.

 

Stap 2: Pro rata berekening

accrual-policies-prorated-calc_nl.gif

In de tweede stap bepaal je of de aanspraak berekend moet worden naar rato van de aanstellingsdatum, de beëindigingsdatum van het dienstverband of de einddatum van het contract van de medewerker. 

Begin dienstverband Selecteer hoe de aanspraak moet worden berekend bij de aanstelling van de medewerker. De beschikbare opties zijn Per dag pro rata, Per maand pro rata, Geen pro rata berekening. Elke optie wordt kort uitgelegd onder het selectieveld.
Einde dienstverband Selecteer hoe de aanspraak moet worden berekend als de medewerker vertrekt. Kies of de medewerker de volledige aanspraak moet krijgen als hij of zij het bedrijf in de eerste helft van het jaar verlaat (d.w.z. dat de vertrekdatum de aanspraak niet mag verminderen) of dat zijn of haar aanspraak naar rato (op maandelijkse basis) moet worden berekend. Als de medewerker het bedrijf in de tweede helft van het jaar verlaat, na een dienstverband van meer dan zes maanden, zal het systeem hem of haar altijd de volledige aanspraak toekennen.

  

Stap 3: Extra dagen

accrual-policies-extra-days_nl.gif

In de laatste stap bepaal je of de aanspraak op verlof moet worden uitgebreid naarmate de medewerkers langer bij het bedrijf hebben gewerkt.

Selecteer Ja om de functie in te schakelen, en voer vervolgens het aantal extra dagen in per jaar vanaf de aanstellingsdatum. Je hebt de mogelijkheid om meerdere regelingen in te voeren door op het plusteken te klikken.

Extra verlofdagen worden standaard toegekend op elke verjaardag van de aanstellingsdatum van de medewerker. Als je bijvoorbeeld een regeling maakt die bepaalt dat je 1 extra dag toevoegt 1 jaar na de aanstellingsdatum, dan zou een medewerker die sinds 01.10.2018 in dienst is, exact een jaar later (01.10.2019) recht hebben op 1 extra verlofdag.

Door middel van het selectievakje Extra dagen bij begin van de daaropvolgende aanspraakperiode toekennen kun je de begindatum van de volgende aanspraakperiode bepalen als de datum vanaf wanneer de extra dagen worden toegekend, in plaats van de aanstellingsdatum. In het getoonde voorbeeld zou de medewerker een extra verlofdag krijgen vanaf 01.01.2020.

Raadpleeg ons artikel Best practices: verlofregelingen voor voorbeelden van veelgebruikte instellingen.

 

Je verlofregelingen beheren

1. Regelingsdetails

Na het toekennen van verlofregelingen aan je werknemers, kun je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheden gaan, een afwezigheidstype selecteren en op de pijl naast de naam van een regeling klikken om de configuratie van de regeling te controleren. Onder de naam van de regeling kun je ook nagaan hoeveel medewerkers er momenteel onderworpen zijn aan de regeling.

settings-absence-accrual-policy-details_nl.png

 

2. Een verlofregeling verwijderen

Je kunt een verlofregeling die je niet meer wilt gebruiken, verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken. Je kunt een verlofregeling echter alleen verwijderen als er geen medewerkers aan toegewezen zijn. Als je de regeling wilt verwijderen, moet je alle toegewezen medewerkers eerst toewijzen aan een andere regeling. Bekijk dit artikel voor meer informatie over het toewijzen of verwijderen van een regeling. 

accrual-policies-deleting_nl.png

 

3. Een verlofregeling archiveren

Als je wilt voorkomen dat een regeling in de toekomst wordt toegewezen, maar je deze toch toegewezen wilt houden aan sommige van je medewerkers, dan kun je de regeling archiveren door op de knop Verlofregeling activeren te klikken.

accrual-policies-archive30_nl.png

Gearchiveerde verlofregelingen zijn niet meer zichtbaar als beschikbare opties en je kunt ze niet aan medewerkers toewijzen. Je kunt deze regelingen terugvinden via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid > [afwezigheidstype] > Verlofregelingen > Archief. Daar kun je ook details bekijken over wanneer de verlofregeling werd gearchiveerd, door welke medewerker, en aan hoeveel medewerkers de regeling nog is toegewezen.

accrual-policies-archive25_nl.png

Houd er rekening mee dat gearchiveerde verlofregelingen niet hersteld kunnen worden. Als je een gearchiveerde verlofregeling wilt herstellen, moet je deze opnieuw aanmaken met de knop Nieuwe verlofregeling.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel