Tip:
Als je de installatieprocedure gebruikt, volg dan de stappen om de installatie daar te voltooien.
Verlofregelingen geven aan hoe vaak medewerkers een specifiek afwezigheidstype kunnen opnemen. Of je voor een afwezigheidstype een verlofregeling moet aanmaken, hangt af van hoe vaak medewerkers de afwezigheid kunnen opnemen:
- Een onbeperkt aantal keren: Je hoeft geen verlofregeling aan te maken, omdat je alleen het aantal dagen/uren bijhoudt, in plaats van ze af te trekken van een totaal. Bijvoorbeeld: ziektedagen en werk op afstand.
- Een beperkt aantal keren: Je moet een verlofregeling maken, zodat het systeem automatisch het aantal opgenomen dagen/uren aftrekt van een totaal. Bijvoorbeeld: betaalde vakantie en ouderschapsverlof.
Een nieuwe verlofregeling aanmaken voor een afwezigheidstype
Volg deze stappen om een nieuwe verlofregeling aan te maken voor een afwezigheidstype:
- Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid.
- Selecteer het afwezigheidstype waarvoor je een verlofregeling wilt maken.
- Klik op Nieuwe verlofregeling toevoegen om het aanmaakvenster te openen.
- Vul alle secties in het venster in, hieronder vind je een gedetailleerde beschrijving van de secties.
- Controleer het definitieve overzicht van de regeling en klik op Bevestigen en maken.
Algemene instellingen
Voer een naam voor de regeling in en kies een optie in het vervolgkeuzemenu Landspecifieke regels. Als je een land kiest:
- Toegang krijgen tot exclusieve aanbevolen instellingen.
- Zorg je ervoor dat de regeling die je maakt, voldoet aan de regelgeving van het betreffende land.
- Krijg je tijdens het maken van beleid landspecifieke aanbevelingen.
Toekenning
Bepaal hoeveel dagen of uren je wilt toekennen, en wanneer en hoe je ze wilt toekennen:
| Instelling | Beschrijving |
| Jaarlijkse aanspraak | Het aantal uren/dagen dat in een jaar wordt toegekend. |
| Begin van aanspraakperiode | De dag waarop het vakantiejaar begint en de medewerker de aanspraak ontvangt. Vanaf deze dag gelden de regels met betrekking tot het meenemen van verlofuren. |
| Toekenningsmethode |
Hoe de medewerker de aanspraak ontvangt:
Als je kiest voor de maandelijkse optie, bepaal dan of de medewerker de aanspraak aan het begin van elke maand ontvangt of aan het einde van elke volledig gewerkte maand. Dit geldt zowel voor afwezigheden per uur als voor afwezigheden per dag. |
| Aangepaste toekenning toepassen bij begin van indiensttreding? |
Met deze optie kun je de toegekende aanspraak bij aanvang van een nieuw dienstverband beperken. Kies voor hoeveel maanden deze regel geldt en hoeveel dagen of uren je per maand wilt toekennen. Aan het einde van deze periode treedt de standaard toekenningsmethode in werking. |
Pro rata
Met deze instellingen kun je beslissen of en hoe de aanspraak van een medewerker proportioneel wordt verminderd, op basis van zijn of haar werktijd of wanneer hij of zij in het midden van een cyclus in dienst treedt of het bedrijf verlaat. Deze opties zijn beschikbaar voor zowel afwezigheden per dag als voor afwezigheden per uur.
| Instelling | Beschrijving |
| Pro rata bij begin/einde dienstverband |
Wanneer een medewerker in het midden van de cyclus in dienst treedt of het bedrijf verlaat, kun je het volgende kiezen:
Bijvoorbeeld: een medewerker met een jaarlijkse aanspraak van 24 dagen treedt op 10 mei in dienst bij het bedrijf. Je besluit de aanspraak pro rata te berekenen.
|
| Pro rata berekening voor parttime medewerkers |
Wanneer een medewerker minder dagen of uren werkt, kun je het volgende kiezen:
Het systeem maakt ook een pro rata berekening van de aanspraak op basis van dienstjaren volgens deze regel. Voorbeeld: een medewerker werkt 15 uur verdeeld over 3 dagen per week. Je wijst de medewerker een verlofregeling toe met een aanspraak van 24 dagen, en besluit deze aanspraak pro rata te berekenen.
|
| Afrondingsregel |
Dit geldt voor jaarlijkse toekenningscycli als de jaarlijkse aanspraak geen geheel getal is. De afrondingsregel geldt niet voor maandelijkse aanspraak. |
Restverlof
Bepaal of medewerkers eventuele ongebruikte aanspraak kunnen meenemen naar een volgend jaar. Als dat zo is, kun je het aantal dagen of uren dat ze kunnen meenemen beperken en een eindperiode in maanden instellen.
Op dienstjaren gebaseerde regels
Beslis of je medewerkers met een vaste aanstelling wilt belonen met extra aanspraak. Je kunt kiezen tussen eenmalige of terugkerende beloningen:
- Voor eenmalige beloningen stel je in hoeveel dagen of uren je wilt toekennen en na hoeveel jaar je ze wilt belonen. Klik op Regel toevoegen om meer beloningen toe te voegen.
- Voor terugkerende beloningen stel je in hoeveel dagen of uren je wilt toekennen en de beloningsfrequentie in jaren. Klik op Eindpunt toevoegen om de beloningen na een bepaald aantal jaren te stoppen.
Als je hebt ingesteld dat het jaar van de aanspraak op een andere datum begint dan de jubileumdatum van de medewerker, stel dan een beloningsmoment in.
Je kunt ervoor kiezen om de beloning toe te kennen aan het begin van het verlofjaar na de jubileumdatum van de medewerker of op de jubileumdatum. Als je voor het laatste kiest, kun je de beloning in het eerste jaar van toekenning pro rata bepalen op basis van de jubileumdatum.
Wijs de verlofregeling toe aan medewerkers
Controleer de instellingen van de verlofregeling voordat je begint met toewijzen, omdat je de verlofregeling niet meer kunt bewerken als deze eenmaal aan de medewerkers is toegewezen. Je kunt de verlofregeling alleen bewerken als deze niet aan een medewerker is toegewezen.
Om een verlofregeling aan één medewerker toe te kennen, ga je naar hun profiel en klik je op Afwezigheid > Relevante afwezigheid > Verlofregeling toewijzen.
Volg deze stappen om de verlofregeling aan meerdere medewerkers tegelijk toe te wijzen:
- Ga naar de medewerkerslijst.
- Selecteer alle medewerkers aan wie je de verlofregeling wilt toewijzen en klik op Acties > Verlofregeling wijzigen.
- Selecteer het relevante afwezigheidstype en de verlofregeling die je wilt toewijzen.
- Selecteer bij Van toepassing vanaf een van de volgende opties:
Aanstellingsdatum De nieuwe regeling wordt met terugwerkende kracht toegewezen vanaf de aanstellingsdatum van de medewerker. Alle eerder toegewezen verlofregelingen worden overschreven.
Wanneer je de verlofregeling voor de allereerste keer aan een medewerker toewijst, selecteer je de optie Aanstellingsdatum.
Begin van de huidige periode De nieuwe regeling wordt met terugwerkende kracht toegewezen. Afhankelijk van de optie die je hebt geselecteerd voor de toepassing van de verlofregelingsinstelling (start verlofregeling), wordt de regeling toegekend met ingang van de specifieke gekozen datum van het lopende verlofjaar of vanaf het huidige werkjubileum van de medewerker. Volgende aanspraakperiode De nieuwe regeling wordt met onmiddellijke ingang van kracht. Afhankelijk van de optie die je hebt geselecteerd voor de toepassing van de instelling van de verlofregeling (start verlofregeling), wordt de regeling toegekend met ingang van de specifieke gekozen datum van het lopende verlofjaar of vanaf het huidige werkjubileum van de medewerker. - Klik op Regeling bijwerken om de wijzigingen door te voeren.
- De vakantiedagen worden dan automatisch berekend op basis van de toegewezen verlofregeling. De geldigheidsdatum wordt duidelijk weergegeven zodra je de gewenste toepassingsoptie hebt geselecteerd.
- Optioneel: om een overzicht te bekijken van alle toegewezen verlofregelingen, klik je op Geschiedenis weergeven > Regelingsgeschiedenis.
Een verlofregeling archiveren, kopiëren of verwijderen
Een verlofregeling archiveren
Wanneer je een regeling archiveert, kun je de regeling niet meer aan medewerkers toewijzen. Medewerkers aan wie de regeling nog is toegewezen, zien de regeling nog steeds en het vormt des basis voor hun verlof. Met andere woorden, het archiveren van de verlofregeling heeft geen invloed op het afwezigheidssaldo en de aanspraak van medewerkers. Deze actie is permanent en je kunt de verlofregeling niet herstellen. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en selecteer het relevante afwezigheidstype.
- Scrol omlaag naar de betreffende verlofregeling.
- Klik op de verlofregeling en vervolgens op de drie stippen > Archiveren.
- Klik in het pop-upvenster op Archiveren om te bevestigen.
Een verlofregeling kopiëren
Als je een kopie van een verlofregeling maakt, bevat de kopie dezelfde instellingen, maar wordt het wordt niet toegewezen aaneen enkele medewerker. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en selecteer het relevante afwezigheidstype.
- Scrol omlaag naar de betreffende verlofregeling.
- Klik op de verlofregeling en vervolgens op de drie stippen > Kopie maken.
- Klik in het pop-upvenster op Kopie maken om te bevestigen.
Een verlofregeling verwijderen
Als je een verlofregeling verwijdert, verschijnt deze nergens meer in Personio. Dit heeft invloed op de afwezigheidssaldi en aanspraak van medewerkers. Alle gegevens, inclusief eventuele afwezigheidsperiodes, worden verwijderd. Deze actie is permanent en je kunt de verlofregeling niet herstellen. Volg deze stappen:
- Ga naar de Medewerkerslijst in de hoofdnavigatiebalk.
- Selecteer alle medewerkers aan wie de verlofregeling momenteel toegewezen is en klik op Acties > Verlofregeling wijzigen.
- Selecteer het relevante afwezigheidstype, maar een andere verlofregeling. Klik op Regeling bijwerken.
- Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid en selecteer het relevante afwezigheidstype.
- Scrol naar beneden naar de verlofregeling die nu aan 0 medewerkers is toegewezen.
- Klik op de verlofregeling en vervolgens op de drie stippen > Verwijderen.
- Klik in het pop-upvenster op Verwijderen om je keuze te bevestigen.