Tip:
Als je de installatieprocedure gebruikt, volg dan de stappen om de installatie daar te voltooien.
Een afwezigheidsregeling stelt vast hoe je medewerkers afwezigheden aanvragen en opbouwen. Voor elk afwezigheidstype dat je aanmaakt, kunnen meerdere afwezigheidsregelingen gelden. Zo kun je verschillende marktspecifieke vereisten beheren binnen hetzelfde afwezigheidstype. Deze aanpak biedt verschillende voordelen:
- Minder complexiteit: minimaliseer administratieve taken door minder afwezigheidstypes te hoeven beheren.
- Flexibiliteit: pas je aan lokale regelgeving aan en zorg voor naleving in verschillende markten.
- Efficiëntie: stroomlijn het proces voor afwezigheidsbeheer om het effectiever te maken.
Je kunt verschillende regelingen toewijzen aan verschillende medewerkers, maar elk van hen kan per afwezigheidstype slechts één afwezigheidsregeling hebben.
Een nieuwe afwezigheidsregeling maken
Volg deze stappen om een nieuwe afwezigheidsregeling te maken:
- Ga naar Instellingen > Afwezigheid en aanwezigheid > Afwezigheid.
- Selecteer de afwezigheid waarvoor je een regeling wilt maken.
- Klik op Regeling toevoegen om het aanmaakvenster te openen.
- Vul alle secties in het venster in, hieronder vind je een gedetailleerde beschrijving van de secties.
- Controleer het definitieve overzicht van de regeling en klik op Bevestigen en maken.
Als je wilt uitgaan van een bestaande regeling en enkele instellingen ervan wilt aanpassen, maak dan een kopie van de regeling en bewerk deze.
Algemene instellingen
| Instellingen | Omschrijving en opmerkingen |
| Geldig op | Bepaal hoe het systeem de afwezigheidsdagen berekent wanneer een medewerker afwezigheid aanvraagt:
|
| Aanvragen voor halve dagen toestaan | Alleen relevant voor afwezigheidstypes gemeten in dagen. |
| Is een attest vereist? |
Bepaal of en na hoeveel afwezigheidsdagen de medewerker een attest moet uploaden. Het systeem berekent de duur aan de hand van de bovenstaande instelling voor Geldig op. Als je bedrijf in Duitsland is gevestigd,hoeven je medewerkers met een wettelijke of andere (niet-particuliere) ziektekostenverzekering niet handmatig een attest in Personio te uploaden. In plaats daarvan moet je de attesten ophalen. |
| Is er een vervanger vereist? |
Bepaal of medewerkers een vervanger moeten aanwijzen voor hun afwezigheden. Het systeem draagt geen toegangsrechten en goedkeuringsworkflows over tijdens de vervanging. Om goedkeuringsworkflows over te dragen, moet je goedkeuring van afwezigheden delegeren. |
| Kan een vervanger dit afwezigheidstype gelijktijdig aanvragen? |
Als je deze optie uitschakelt, kan een goedgekeurde vervanger dit type afwezigheid niet aanvragen tijdens een vervangingsperiode. We raden aan om deze optie uit te schakelen voor geplande afwezigheden, zoals vakantiedagen, en de optie in te schakelen voor ongeplande afwezigheden, zoals ziektedagen. |
| Is er voor deze regeling sprake van aanspraak met beperkingen? |
Kies Ja als je het aantal dagen of uren dat medewerkers in een cyclus kunnen aanvragen wilt beperken. Je kunt bijvoorbeeld een maximum aanspraak instellen voor betaalde vakantiedagen, zodat medewerkers slechts een bepaald aantal dagen per jaar kunnen opnemen. Als je Ja kiest, kun je landspecifieke regels voor aanspraak selecteren. Hiermee kun je:
|
Toekenning
Bepaal hoeveel dagen of uren je wilt toekennen, en wanneer en hoe je ze wilt toekennen:
| Instelling | Beschrijving |
| Jaarlijkse aanspraak | Het aantal uren/dagen dat in een jaar wordt toegekend. |
| Begin van aanspraakperiode | De dag waarop het vakantiejaar begint en de medewerker de aanspraak ontvangt. Vanaf deze dag gelden de regels met betrekking tot het meenemen van verlofuren. |
| Toekenningsmethode |
Hoe de medewerker de aanspraak ontvangt:
Als je kiest voor de maandelijkse optie, bepaal dan of de medewerker de aanspraak aan het begin van elke maand ontvangt of aan het einde van elke volledig gewerkte maand. Dit geldt zowel voor afwezigheden per uur als voor afwezigheden per dag. |
| Aangepaste toekenning toepassen bij begin van indiensttreding? |
Met deze optie kun je de toegekende aanspraak bij aanvang van een nieuw dienstverband beperken. Kies voor hoeveel maanden deze regel geldt en hoeveel dagen of uren je per maand wilt toekennen. Aan het einde van deze periode treedt de standaard toekenningsmethode in werking. |
Pro rata
Met deze instellingen kun je beslissen of en hoe de aanspraak van een medewerker proportioneel wordt verminderd, op basis van zijn of haar werktijd of wanneer hij of zij in het midden van een cyclus in dienst treedt of het bedrijf verlaat. Deze opties zijn beschikbaar voor zowel afwezigheden per dag als voor afwezigheden per uur.
| Instelling | Beschrijving |
| Pro rata bij begin/einde dienstverband |
Wanneer een medewerker in het midden van de cyclus in dienst treedt of het bedrijf verlaat, kun je het volgende kiezen:
Bijvoorbeeld: een medewerker met een jaarlijkse aanspraak van 24 dagen treedt op 10 mei in dienst bij het bedrijf. Je besluit de aanspraak pro rata te berekenen.
|
| Pro rata berekening voor parttime medewerkers |
Wanneer een medewerker minder dagen of uren werkt, kun je het volgende kiezen:
Het systeem maakt ook een pro rata berekening van de aanspraak op basis van dienstjaren volgens deze regel. Voorbeeld: een medewerker werkt 15 uur verdeeld over 3 dagen per week. Je wijst de medewerker een afwezigheidsregeling toe met een aanspraak van 24 dagen en besluit deze aanspraak pro rata te berekenen.
|
| Afrondingsregel | Dit geldt voor jaarlijkse toekenninscycli als de jaarlijkse aanspraak geen geheel getal is. De afrondingsregel geldt niet voor maandelijkse aanspraak. |
Restverlof
Bepaal of medewerkers eventuele ongebruikte aanspraak kunnen meenemen naar een volgend jaar. Als dat zo is, kun je het aantal dagen of uren dat ze kunnen meenemen beperken en een eindperiode in maanden instellen.
Lees ons artikel over dit onderwerp voordat je de instellingen voor restverlof van een bestaande afwezigheidsregeling wijzigt.
Op dienstjaren gebaseerde regels
Beslis of je medewerkers met een vaste aanstelling wilt belonen met extra aanspraak. Je kunt kiezen tussen eenmalige of terugkerende beloningen:
- Voor eenmalige beloningen stel je in hoeveel dagen of uren je wilt toekennen en na hoeveel jaar je ze wilt toekennen. Klik op Regel toevoegen om meer beloningen toe te voegen.
- Voor terugkerende beloningen stel je in hoeveel dagen of uren je wilt toekennen en de beloningsfrequentie in jaren. Klik op Eindpunt toevoegen om de beloningen na een bepaald aantal jaren te stoppen.
Als je hebt ingesteld dat het jaar van de aanspraak op een andere datum begint dan de jubileumdatum van de medewerker, stel dan een beloningsmoment in.
Je kunt ervoor kiezen om de beloning toe te kennen aan het begin van het verlofjaar na de jubileumdatum van de medewerker of op de jubileumdatum. Als je voor het laatste kiest, kun je de beloning in het eerste jaar van toekenning pro rata bepalen op basis van de jubileumdatum.
Het afwezigheidsbeleid aan medewerkers toewijzen
Deze instructies zijn van toepassing wanneer je voor het eerst een afwezigheidsregeling toewijst aan medewerkers. Volg de stappen hier om een regeling die aan medewerkers is toegewezen te wijzigen.
Controleer de instellingen van een nieuwe afwezigheidsregeling voordat je begint met toewijzen, omdat je de afwezigheidsregeling niet meer kunt wijzigen als deze eenmaal aan de medewerkers is toegewezen. Je kunt de afwezigheidsregeling alleen bewerken als deze niet aan een medewerker is toegewezen.
Om een afwezigheidsregeling aan één medewerker toe te wijzen, ga je naar hun profiel en klik je op Afwezigheid > Niet toegewezen > Relevant afwezigheidstype > Regeling wijzigen.
Volg deze stappen om de afwezigheidsregeling aan meerdere medewerkers tegelijk toe te wijzen:
- Ga naar de Medewerkerslijst.
- Selecteer alle medewerkers aan wie je de afwezigheidsregeling wilt toewijzen en klik op Afwezigheidsregelingen bewerken > Afwezigheidsregeling wijzigen.
- Selecteer het betreffende afwezigheidstype en de afwezigheidsregeling die je wilt toewijzen.
- Selecteer een van de volgende opties bij Van toepassing vanaf:
| Aanstellingsdatum |
De nieuwe regeling wordt met terugwerkende kracht toegewezen vanaf de aanstellingsdatum van de medewerker. Alle eerder toegewezen afwezigheidsregelingen worden overschreven. Wanneer je een afwezigheidsregeling voor het eerst aan een medewerker toewijst, is dit de enige optie die je kunt selecteren. |
| Begin van de huidige periode | De nieuwe regeling wordt met terugwerkende kracht toegewezen. Afhankelijk van de optie die je hebt geselecteerd voor de toepassing van de verlofregelingsinstelling (start verlofregeling), wordt de regeling toegekend met ingang van de specifieke gekozen datum van het lopende verlofjaar of vanaf het huidige werkjubileum van de medewerker. |
| Volgende aanspraakperiode | De nieuwe regeling wordt met onmiddellijke ingang van kracht. Afhankelijk van de optie die je hebt geselecteerd voor de toepassing van de instelling van de verlofregeling (start verlofregeling), wordt de regeling toegekend met ingang van de specifieke gekozen datum van het lopende verlofjaar of vanaf het huidige werkjubileum van de medewerker. |
- Klik op Regeling bijwerken om de wijzigingen door te voeren.
- Voor afwezigheid met een beperkte aanspraak wordt de vakantietijd dan automatisch berekend op basis van de toegewezen afwezigheidsregeling. De geldigheidsdatum wordt duidelijk weergegeven zodra je de gewenste toepassingsoptie hebt geselecteerd.
- Optioneel: klik op het tabblad Regelingen om een historisch overzicht te bekijken van alle toegewezen afwezigheidsregelingen.
Een afwezigheidsregeling archiveren, kopiëren of verwijderen
Een afwezigheidsregeling archiveren
Wanneer je een regeling archiveert, kun je de regeling niet meer aan medewerkers toewijzen. Medewerkers aan wie de regeling nog is toegewezen, zien de regeling nog steeds en het vormt de basis voor hun verlof. Met andere woorden: het archiveren van de afwezigheidsregeling heeft geen invloed op de afwezigheidssaldo's en aanspraak van de medewerkers. Deze actie is definitief en je kunt de afwezigheidsregeling niet herstellen. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Afwezigheid en aanwezigheid > Afwezigheid en selecteer het betreffende afwezigheidstype.
- Scrol omlaag naar de betreffende afwezigheidsregeling.
- Klik op de afwezigheidsregeling en vervolgens op de drie puntjes > Archiveren.
- Klik in het pop-upvenster op Archiveren om te bevestigen.
Een afwezigheidsregeling kopiëren
Als je een kopie van een afwezigheidsregeling maakt, bevat de kopie dezelfde instellingen, maar wordt het wordt niet toegewezen aaneen enkele medewerker. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Afwezigheid en aanwezigheid > Afwezigheid.
- Selecteer de betreffende afwezigheidsregeling.
- Scrol omlaag naar de betreffende afwezigheidsregeling.
- Klik op de afwezigheidsregeling en vervolgens op de drie puntjes > Kopie maken.
- Klik in het pop-upvenster op Kopie maken om te bevestigen.
Een afwezigheidsregeling verwijderen
Als je een afwezigheidsregeling verwijdert, verschijnt deze nergens meer in Personio. Dit heeft invloed op de afwezigheidssaldi en aanspraak van medewerkers. Alle gegevens, inclusief eventuele afwezigheidsperiodes, worden verwijderd. Deze actie is definitief en je kunt de afwezigheidsregeling niet herstellen. Volg deze stappen:
- Ga in de hoofdnavigatiebalk naar Organisatie > Medewerkers.
- Selecteer alle medewerkers aan wie de afwezigheidsregeling op dit moment is toegewezen en klik op Afwezigheidsbeleid bewerken > Afwezigheidregeling wijzigen.
- Selecteer het relevante afwezigheidstype, maar een andere afwezigheidsregeling, en selecteer vanaf wanneer de wijziging moet ingaan. Klik op Regeling wijzigen.
- Ga naar Instellingen > Afwezigheid en aanwezigheid > Afwezigheid en selecteer het betreffende afwezigheidstype.
- Scrol naar beneden naar de afwezigheidsregeling die nu aan 0 medewerkers is toegewezen.
- Klik op de afwezigheidsregeling en vervolgens op de drie puntjes > Verwijderen.
- Klik in het pop-upvenster op Verwijderen om je keuze te bevestigen.