Afwezigheidstypes aanmaken – Personio

Tip:
Als je de installatieprocedure gebruikt, volg dan de stappen om de installatie daar te voltooien.

Om de afwezigheden van je medewerkers efficiënt te beheren, moet je in Personio verschillende afwezigheidstypes aanmaken. Er zijn twee soorten afwezigheden:

Standaard afwezigheden, waarbij medewerkers niet worden verwacht te werken. Bijvoorbeeld betaald verlof, ziektedagen of bijzonder verlof.
Productieve afwezigheden, waarbij medewerkers moeten werken. Bijvoorbeeld: thuiswerken, zakenreis of training.

In dit artikel vind je een overzicht van hoe je deze afwezigheidstypes aanmaakt en worden alle beschikbare instellingen uitgebreid uitgelegd. Vervolgens kun je een goedkeuringsproces voor je afwezigheden instellen en bepalen hoe ze worden weergegeven in de afwezigheidskalender.

Een nieuw afwezigheidstype aanmaken

Volg deze stappen om een afwezigheidstype in te stellen:

Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid.
Klik op Nieuwe toevoegen.
Vul alle secties in, die hieronder in detail worden beschreven.
Klik op Maken.

Algemene instellingen

Instellingen	Omschrijving en opmerkingen
Naam	Gebruik een beschrijvende en unieke naam. Je medewerkers zien deze naam bij het aanvragen van de afwezigheid.
Aangepaste ID	Een unieke, aangepaste ID helpt je om de afwezigheid gemakkelijker te herkennen in je rapporten. Niet zichtbaar voor je medewerkers.
Kalenderkleur	Medewerkers met de benodigde toegangsrechten zien deze kleur op het tabblad Afwezigheid en in de Afwezigheidskalender.
Categorie	Kies de juiste categorie voor het afwezigheidstype, aangezien dit van invloed is op verschillende functionaliteiten in Personio.
Tijdseenheid	Kies tussen afwezigheden per dag of per uur. Nadat je de afwezigheid hebt gemaakt, kun je deze instelling niet meer wijzigen.
Aanvragen voor halve dagen	Alleen relevant voor aanvragen per dag.

Attest en vervanger

Instellingen	Omschrijving en opmerkingen
Attest	Als medewerkers een document moeten uploaden, bepaal dan na hoeveel afwezigheidsdagen ze dat moeten doen (zoals bepaald door de instelling Geldig op die hieronder wordt beschreven). Als je bedrijf in Duitsland is gevestigd, hoeven je medewerkers met een wettelijke of andere niet-particuliere ziektekostenverzekering niet handmatig een attest te uploaden. In plaats daarvan moet je de attesten ophalen .
Vervanger	Bepaal of medewerkers een vervanger moeten kiezen voor hun afwezigheidsperiodes. Het systeem draagt geen toegangsrechten en goedkeuringsworkflows over tijdens de vervanging. De goedkeuring van afwezigheden kan gedelegeerd worden met de optie goedkeuring delegeren.
Kunnen vervangers deze afwezigheid aanvragen?	Als je dit instelt op Nee, kan een goedgekeurde vervanger dit type afwezigheid niet aanvragen tijdens het invallen. We raden aan om deze optie uit te schakelen voor geplande afwezigheden, zoals vakantiedagen, en in te schakelen voor ongeplande afwezigheden, zoals ziektedagen.

Geldigheid

Instellingen

Omschrijving en opmerkingen

Geldig op

Bepaal hoe het systeem afwezigheidsdagen berekent als een medewerker een afwezigheid aanvraagt:

Werkrooster op ma-vr of ma-za: Op basis van de overlap tussen het werkrooster en de geselecteerde optie. Verlof op feestdagen telt niet als afwezigheidsdagen.
Werkrooster, incl. officiële feestdagen: Op basis van het individuele werkrooster van elke medewerker. Verlof op feestdagen telt als afwezigheidsdagen.
Werkrooster, excl. officiële feestdagen: Zoals de vorige optie, maar verlof op feestdagen telt niet als afwezigheidsdagen.
Ma-zo: Elke aangevraagde dag, ongeacht het werkrooster van de medewerker. Verlof op feestdagen telt als afwezigheidsdagen. Alleen beschikbaar voor dagelijkse afwezigheden.

Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen?

We raden aan deze optie in te schakelen voor al je standaard afwezigheden. Bijvoorbeeld: betaald verlof en ziekteverlof. Wanneer de optie is ingeschakeld, geldt het volgende:

Alle werkuren die de medewerker bijhoudt tijdens deze afwezigheden telt als overuren.
Goedgekeurde afwezigheden worden weergegeven als afwezigheid op het tabblad Aanwezigheid.
Medewerkers ontvangen geen automatische minuren wanneer ze geen tijd bijhouden tijdens deze afwezigheid.
Medewerkers met een uurloon krijgen hun normale loon voor de uren dat ze afwezig zijn.

Schakel deze optie uit voor productieve afwezigheden, zoals thuiswerken of training.

Verlofregelingen

Als je een limiet wilt stellen aan de hoeveelheid tijd die medewerkers ontvangen voor dit afwezigheidstype, maak er dan een verlofregeling voor aan.

Toegangsrechten verlenen voor de nieuwe afwezigheid

Nadat je een nieuw afwezigheidstype hebt gemaakt, geef je je medewerkers de benodigde toegangsrechten om het aan te vragen. Volg deze stappen:

Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
Klik in de rol Alle medewerkers op Toegangsrechten.
Scrol naar beneden en klik op Afwezigheid.
Zoek het zojuist gemaakte nieuwe afwezigheidstype en vink Eigen aan onder Voorstellen.
Klik op Wijzigingen bekijken > Opslaan.

Mijn medewerkers kunnen geen afwezigheid zien of aanvragen

Als je medewerkers een specifiek afwezigheidstype niet kunnen zien of aanvragen, controleer dan of je het volgende hebt gedaan:

Je hebt ze de juiste toegangsrechten gegeven.
Je hebt ze een verlofregeling toegewezen, als er een verlofregeling voor het afwezigheidstype geldt.

Waar kunnen we je mee helpen?