In dit artikel wordt uitgelegd hoe je:
- de overuren van je medewerkers kunt controleren en aanpassen.
- overuren kunt omzetten in extra vrije tijd.
- de overuren van je medewerkers kunt uitbetalen.
Om de overuren van een medewerker te controleren, het overurensaldo te bewerken en overuren om te zetten in extra vrije tijd, heb je bewerkingsrechten nodig voor de sectie Aanwezigheidsgegevens van de medewerker.
Om overuren uit te betalen, heb je bewerkingsrechten nodig voor de secties Aanwezigheidsgegevens en Salarisgegevens van de medewerker.
Je kunt de overuren van je medewerkers niet in bulk aanpassen, aanpassingen van overuren importeren of het overurensaldo automatisch op een specifieke datum resetten.
Uiterste datum voor de herberekening van het overurensaldo
Standaard herberekent ons systeem het overurensaldo maar tot drie maanden in het verleden. Dit betekent dat alle wijzigingen die van invloed zijn op het overurensaldo alleen van invloed zijn vanaf deze datum. Je kunt deze instelling niet deactiveren en het is niet mogelijk om de uiterste datum te bewerken.
Dit is ingesteld om de frequentie en de impact van onbedoelde wijzigingen te beperken, zodat het overurensaldo nauwkeurig blijft. De uiterste datum voor de herberekening van het overurensaldo is van toepassing op wijzigingen die het gevolg zijn van:
- Het aanmaken, importeren (ook via API) of bewerken van aanwezigheden en afwezigheden.
- Het bewerken en toewijzen van werkroosters en afwezigheidstypes.
- De bewerking van aanstellingsdatums en datums uit dienst.
- Het aanmaken of bewerken van officiële feestdagen.
- Het bijwerken van de verlofstatus van een medewerker.
Als de uiterste datum van drie maanden op een ongeldige datum valt, gebruikt het systeem in plaats daarvan de laatste dag van de maand. Bijvoorbeeld: het is vandaag 31 mei. De uiterste datum van drie maanden zou op 31 februari vallen. Aangezien dit geen geldige datum is, verplaatst het systeem de uiterste datum automatisch naar 28 februari.
Eventuele handmatige aanpassingen van het overurensaldo worden nog steeds toegepast, ongeacht de ingangsdatum ervan. Je kunt overuren die buiten de uiterste datum vallen ook uitbetalen of omzetten.
Als je het overurensaldo na de uiterste datum opnieuw moet berekenen:
- Gebruik een handmatige aanpassing voor kleine aanpassingen en voor individuele medewerkers.
- Neem contact met ons op voor een uitgebreidere aanpassing of een aanpassing die geldt voor veel medewerkers.
De overuren van een medewerker controleren
Volg deze stappen om een overzicht van het overurensaldo van een medewerker te bekijken:
- Ga naar het betreffende medewerkersprofiel > Aanwezigheid.
- Klik op de titel van de widget Overuren bovenaan de tijdregistratie.
- Hier zie je een maandelijks overzicht van overuren en minuren. Als de medewerker meer minuren heeft dan overuren, is het saldo negatief.
- Als het werkrooster van de medewerker een maandelijkse overurendrempel bevat, klik dan op het saldo rechts van elke maand om te zien welke invloed dit heeft op de berekening.
Het overurensaldo aanpassen
Je kunt handmatig overuren toevoegen aan of aftrekken van het saldo van een medewerker. Volg deze stappen:
- Klik in het overurenoverzicht van de medewerker op Saldo aanpassen.
- Kies of je overuren wilt toevoegen of aftrekken.
- Voer het aantal overuren in dat je wilt toevoegen of aftrekken.
- Optioneel: voeg een datum toe voor de aanpassing.
- Bevestig de aanpassing.
- De activiteit wordt in het overzicht weergegeven als saldoaanpassing.
Om de handmatige aanpassing te verwijderen, klik je op het prullenbakje aan de rechterkant en bevestig je je keuze.
Overuren omzetten in extra vrije tijd
Je kunt overuren alleen omzetten in extra vrije tijd voor afwezigheidstypen waarvoor een verlofregeling aan de medewerker is toegewezen. Volg deze stappen:
- Optioneel: als je extra vrije tijd gescheiden wilt houden van normaal verlof, volg dan deze instructies voor je verdergaat.
- Klik in het overurenoverzicht van de medewerker op Overuren compenseren.
- Vul de details van de compensatie in, inclusief de omzettingsfactor.
- Bevestig de compensatie.
- De omzetting wordt nu weergegeven in het overzicht van overuren en in het overurensaldo van de medewerker.
Om de omzetting te verwijderen, klik je op het prullenbakje aan de rechterkant en bevestig je je keuze.
Tijd ter compensatie apart houden van normaal verlof
- Maak een nieuw, afzonderlijk afwezigheidstype aan voor de extra vrije tijd. Bijvoorbeeld: Tijd ter compensatie.
- Maak een verlofregeling aan voor het afwezigheidstype en stel de jaarlijkse aanspraak in op nul. Kies de andere instellingen op basis van het beleid van je bedrijf.
- Wijs de verlofregeling toe aan je medewerkers.
- Selecteer dit afwezigheidstype voor het omrekenen van overuren.
Omzettingsfactor voor extra vrije tijd
Om de extra vrije tijd van de medewerker te berekenen, vermenigvuldigt het systeem het aantal om te zetten overuren met de omzettingsfactor.
De standaard omzettingsfactor is 1. Dit betekent dat een medewerker voor 8 overuren één vrije dag krijgt. Met een omzettingsfactor van 2 heeft de medewerker 4 overuren nodig om een vrije dag te krijgen, enzovoort.
Het systeem past de extra vrije tijd op dezelfde manier toe voor alle medewerkers, ongeacht hun dagelijkse werkuren. Medewerkers die 4 uur per dag werken, krijgen dus ook één volledige vrije dag.
Overuren uitbetalen
- Klik in het overurenoverzicht van de medewerker op Overuren compenseren.
- Selecteer Uitbetaling van overuren boven aan het venster.
- Vul de details van de compensatie in. Hieronder lees je meer over de omzettingsformule en het salaris per uur.
- Bevestig de compensatie.
- De uitbetaling wordt nu weergegeven in het overzicht van overuren en op het tabblad Salaris van de medewerker.
Om de uitbetaling te verwijderen, klik je op het prullenbakje aan de rechterkant en bevestig je je keuze.
Omzettingsformule voor uitbetaling van overuren en salaris per uur
Om de extra uitbetaling te berekenen, gebruikt het systeem de volgende formule:
(Aantal uren) x (Salaris per uur) x (Omzettingsfactor)
Als de medewerker een uurloon ontvangt, gebruikt het systeem dat als salaris per uur. Als de medewerker een vast jaar- of maandsalaris heeft, gebruikt het systeem deze formule om het salaris per uur te berekenen:
(jaarsalaris / 12 maanden) x 3 maanden / 13 weken / wekelijkse werkuren van de medewerker
Of
maandsalaris x 3 maanden / 13 weken / wekelijkse werkuren van de medewerker