Werkuren registreren in Personio

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je werkuren registreert en goedkeurt in Personio.

Om de werkuren van je medewerkers correct te kunnen bijhouden, moet je werkroosters configureren en toewijzen. In de roosters die je in Personio opslaat, wordt aangegeven hoeveel uur elke medewerker op welke dagen van de week moet werken. Dat is met name belangrijk om overuren en het aantal vakantiedagen te kunnen berekenen.

 

Werkuren registreren

Werkuren van je medewerkers worden in Personio geregistreerd in het medewerkersprofiel onder Aanwezigheid.  Medewerkers met de vereiste toegangsrechten kunnen hun werkuren, pauzetijden, projecturen en notities daar registreren of hun werkuren en pauzetijden direct toevoegen aan hun dashboard via de widget Tijdregistratie vandaag.

 

Tijdregistratie op het tabblad Aanwezigheid

Het tabblad Aanwezigheid van het medewerkersprofiel biedt een uitgebreid overzicht van goedgekeurde en in behandeling zijnde werkuren, pauzes en overuren voor elke maand. Medewerkers kunnen voor elke werkdag hun werkuren, pauzes en projecturen registreren door op het plusteken in de aanwezigheidskalender te klikken of door tijdregistraties voor bepaalde dagen of de hele maand te kopiëren.

 

Werkuren registreren  

employee-profile-attendance-time-tracking_nl.png

Werkuren kunnen volledig of gedeeltelijk ingevoerd worden. In dat laatste geval verschijnt er een oranje waarschuwingsdriehoek. Dit betekent dat je 's ochtends een starttijd kunt invoeren en 's avonds een eindtijd kunt toevoegen zonder de eerste invoer te verliezen.

Je kunt zoveel werkperiodes of pauzes toevoegen als je nodig hebt door op Werkperiode toevoegen of Pauze toevoegen te klikken. Je kunt pauzes handmatig invoeren of de tijd tussen twee werkperiodes automatisch als pauze laten beschouwen.

Door op een specifieke dag te klikken, kun je alle werkuren en pauzetijden tegelijk bewerken. Je kunt ook elke werkperiode of pauze afzonderlijk verwijderen of alle geregistreerde periodes voor een enkele dag tegelijk verwijderen door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van elke dag te klikken.

Als projectmatige tijdregistratie is ingeschakeld, kunnen medewerkers werkuren toewijzen aan een bepaald project. Daarnaast kunnen ze ook opmerkingen toevoegen aan elke geregistreerde tijdsperiode.

Als er pauzeregels opgegeven zijn in het werkrooster, krijgen medewerkers een waarschuwing te zien als er niet voldoende pauzes ingevoerd zijn. Een paarse klok geeft de dagen aan waarop overuren of minuren geregistreerd zijn.

Nadat de ingevoerde tijd goedgekeurd is (door een leidinggevende of de HR-afdeling, afhankelijk van de toegangsrechten en het goedkeuringsproces), wordt de status bijgewerkt van In behandeling naar Goedgekeurd. Als een tijdregistratie door een goedkeurder is afgewezen, bijvoorbeeld vanwege onvoldoende pauzes, dan kan de medewerker de registratie bewerken en opnieuw indienen.

In behandeling zijnde of goedgekeurde tijdregistraties kunnen gewijzigd worden als er voor de aanwezigheidsgegevens een voorstelrecht is toegekend. Na wijziging van een goedgekeurde registratie wordt het goedkeuringsproces geactiveerd.

 

Dagen waarvoor geen uren zijn geregistreerd

Afhankelijk van de instellingen van het Personio-account van je bedrijf kan het bericht Geen uren geregistreerd verschijnen bij dagen waarop medewerkers hadden moeten werken volgens hun rooster, maar waarvoor geen werkuren of afwezigheid zijn geregistreerd. 

daywithnotimetracked_nl.png

Dit bericht geeft aan dat er automatisch minuren worden geregistreerd en dat de overuren automatisch worden herberekend elke keer dat een medewerker geen uren registreert voor een werkdag.

 

Werkuren kopiëren 

Medewerkers die over voorstelrechten beschikken kunnen met de functie Uren kopiëren werkuren, pauzes, opmerkingen en projecten van goedgekeurde of in behandeling zijnde dagen kopiëren naar alle andere werkdagen of bepaalde dagen van de week voor de hele maand. 

employee-profile-attendance-time-tracking-copy-hours_nl.gif

Medewerkers kunnen de uren van een werkdag kopiëren door in een bepaalde dag in de kalender op de drie puntjes in de rechterbovenhoek te klikken en Uren kopiëren te selecteren. In het pop-upvenster kan Werkdagen van mijn werkrooster of Specifieke dagen van de week geselecteerd worden. Optioneel kunnen opmerkingen en projecten toegevoegd worden, die ook naar de geselecteerde dagen gekopieerd worden. Klik op Kopiëren om de wijziging toe te passen op alle geselecteerde dagen van de maand.

Uren kunnen alleen worden gekopieerd naar andere dagen in dezelfde maand. Bovendien kunnen uren niet worden gekopieerd naar feestdagen of naar dagen met goedgekeurde afwezigheden of bestaande tijdregistraties. 

 

Snelle toegang via Tijdregistratie vandaag op het dashboard

Medewerkers kunnen hun werkuren registreren op het tabblad Aanwezigheid van het medewerkersprofiel of gebruikmaken van de widget Tijdregistratie vandaag op hun dashboard. Met de widget kunnen medewerkers hun werkuren en pauzetijden snel en efficiënt invoeren zonder naar het tabblad Aanwezigheid te hoeven gaan.

dashboard-attendance-time-tracking-widget_nl.png

Medewerkers moeten volledige registraties invoeren. Gedeeltelijke registratie van de werktijd is alleen mogelijk via het tabblad Aanwezigheid.

Als pauzeregels ingeschakeld zijn voor het toegewezen werkrooster, krijgen medewerkers een waarschuwing te zien als er niet voldoende pauzes ingevoerd zijn.

Als overuren en minuren ingeschakeld zijn voor het toegewezen rooster, dan wordt de bijgehouden tijd in paars gemarkeerd en aangegeven met een kloksymbool.

Met de widget Tijdregistratie vandaag kunnen medewerkers snel hun werkuren en pauzetijden invoeren, maar projecturen en notities kunnen alleen ingevoerd worden op het tabblad Aanwezigheid van het medewerkersprofiel. Bestaande tijdregistraties kunnen ook gewijzigd worden in het tabblad Aanwezigheid als voor aanwezigheidsgegevens een voorstelrecht is toegekend.

 

Werkuren goedkeuren

Als werkuren goedgekeurd moeten worden voordat ze in het systeem worden opgeslagen, moet je toegangsrechten configureren en een geschikt goedkeuringsproces instellen.

Als een medewerker een tijdregistratie invoert in het tabblad Aanwezigheid, krijgt deze eerst de status In behandeling. Personio stuurt vervolgens een goedkeuringsverzoek naar de medewerker die via de instellingen als goedkeurder is ingesteld (meestal de leidinggevende).

De goedkeurder wordt op de hoogte gebracht van het goedkeuringsverzoek via het dashboard (de widget Alle goedkeuringen en de widget Taken) en via e-mail (indien ingeschakeld). Afhankelijk van de toegangsrechten van de goedkeurder, kan hij of zij het goedkeuringsverzoek ook bekijken via de dashboardwidget Workflows.

Door op de notificaties te klikken, wordt de goedkeurder doorgestuurd naar de pagina Goedkeuringen tijdregistratie, waar alle goedkeuringsverzoeken voor tijdregistratie te zien zijn waarvoor de goedkeurder verantwoordelijk is. Deze pagina is ook te vinden via Tijdregistratie in de zijbalk. 

dashboard-approve-time-tracking_nl.gif

De goedkeurder kan op afzonderlijke dagen klikken om de gegevens over geregistreerde werkuren en pauzetijden, projecturen en opmerkingen te bekijken.

Met de knoppen aan de rechterkant kan elke dagelijkse registratie afzonderlijk goedgekeurd of afgewezen worden of bekeken worden op het tabblad Aanwezigheid van de betreffende medewerker.

Als een tijdregistratie wordt afgewezen (bijvoorbeeld vanwege een overtreding van een pauzeregel die wordt aangeduid met een oranje waarschuwingsdriehoek), wordt deze teruggestuurd naar de medewerker. Hij of zij kan de registratie vervolgens aanpassen en opnieuw ter goedkeuring indienen. Goedkeurders kunnen alle ingediende aanwezigheden van een medewerker ook in een keer goedkeuren door op de knop Alles goedkeuren te klikken.

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel