In dit artikel wordt uitgelegd hoe je overuren kunt instellen voor verschillende werkroosters. Als je overuren wilt uitbetalen, een tijdregistratie wilt verwijderen of overuren wilt omzetten in vrije tijd, lees dan ons artikel Overuren beheren.

Overurenregelingen opzetten

Je kunt het bijhouden van overuren afzonderlijk activeren voor je verschillende werkroosters via Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Aanwezigheid. Alle gewerkte en geregistreerde uren boven het aantal uren dat in het werkurenrooster gedefinieerd is, tellen als overuren.

Zodra je het registreren van overuren hebt geactiveerd, biedt Personio je verschillende berekeningsmethoden voor de overuren:

• Op weekbasis
• Op dagbasis zonder minuren geactiveerd
• Op dagbasis met minuren geactiveerd
• Op dagbasis met automatische minuren geactiveerd

Per werkrooster kun je ook een contractueel overeengekomen aantal uren buiten het werkrooster invoeren die niet tellen als overuren. Overuren die dit aantal overschrijden, kunnen gecompenseerd worden door ze uit te betalen op basis van het maandsalaris of door ze om te zetten in vakantiedagen.

1. Berekening van overuren op basis van werkuren per week

Als je kiest voor een overurenberekening op weekbasis, dan worden de minuren en overuren van je medewerkers elke week verrekend. Het saldo van de overuren mag echter niet negatief zijn, er wordt altijd minimaal 0 uren weergegeven.

2. Berekening van overuren op basis van werkuren per dag (zonder minuren)

Als je kiest voor een overurenberekening op dagbasis, dan worden de dagelijkse overuren bijgeschreven bij het overurensaldo. 

Als je de optie Minuren registreren niet activeert, worden minuren niet automatisch geregistreerd. 

Je moet de eventuele minuren (negatief saldo) dan handmatig invoeren via Medewerkersprofiel > Aanwezigheid > Overuren en minuren > Meer details > Saldo bewerken. Zodra de minuren zijn ingevoerd op het tabblad Aanwezigheid van de medewerker, worden de overuren automatisch opnieuw berekend.

3. Berekening van overuren op basis van werkuren per dag (met minuren)

Als je ervoor kiest om overuren op dagbasis te berekenen, maar je ook de optie Minuren registreren activeert, worden er automatisch minuren geregistreerd voor dagen waarop uren zijn bijgehouden.

Je hoeft de minuren niet handmatig in te voeren op het medewerkersprofiel. In plaats daarvan worden er automatisch minuren ingevoerd voor de dagen waarop de medewerker een kortere werkdag registreert dan in het werkrooster gepland staat. 

Elke keer dat de medewerker op een werkdag minder uren registreert dan zou moeten, worden de overuren automatisch opnieuw berekend.

4. Berekening van overuren op basis van werkuren per dag (met automatische minuren)

Als je ervoor kiest om overuren op dagbasis te berekenen en je ook beide opties voor minuren activeert, worden er automatisch minuren geregistreerd voor dagen waarop gewerkte uren worden geregistreerd, maar ook voor dagen waarop geen uren worden geregistreerd.

Je hoeft de minuren niet handmatig in te voeren op het medewerkersprofiel. In plaats daarvan worden er automatisch minuren ingevoerd voor de dagen waarop de medewerker zou moeten werken volgens het werkrooster, maar waarvoor geen uren zijn geregistreerd.

Elke keer dat de medewerker geen uren registreert op een werkdag worden de overuren automatisch opnieuw berekend.

Opmerking
Als je deze optie activeert voor een bestaand werkrooster, worden er minuren aangemaakt voor elke werkdag in het verleden waarvoor geen uren zijn geregistreerd door de medewerker. Ook als je deze optie activeert voor een nieuw werkrooster, worden de minuren meteen aangemaakt. Daarom raden we je aan:

▶︎ om automatische minuren pas te activeren als je medewerkers actief hun uren bijhouden;
▶︎ om bij het opslaan van het werkrooster te kiezen voor Duplicaat van werkrooster maken zodat de updates worden opgeslagen in een kopie van het werkrooster dat automatisch aan dezelfde medewerkers wordt toegewezen.

Opmerking
Om te voorkomen dat minuren verschijnen bij een afwezigheid, ga je naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid > [Afwezigheidstype] en activeer je de optie 'Geregistreerde tijd tijdens een afwezigheidsperiode van dit type als overuren beschouwen?'.

Effecten op het overurensaldo

Het volgende voorbeeld illustreert de drie verschillende configuraties voor een parttime medewerker met een contract van 20 werkuren per week om de verschillende opties voor het registreren van overuren te verduidelijken:

In bovenstaand voorbeeld heeft de medewerker twee uur minder gewerkt dan had gemoeten. Deze minuren worden echter alleen geregistreerd als de derde berekeningsmethode gebruikt wordt. Als op dagbasis wel de gewerkte uren maar niet de minuren bijgehouden worden, dan krijgt de medewerker zelfs een overuur bijgeschreven. Als een medewerker in de betreffende week meer uren werkt dan het contractueel overeengekomen aantal werkuren, dan is er geen verschil tussen de wekelijkse berekening en de dagelijkse berekening met minuren: