Instellingen voor werkroosters – Personio

In dit artikel wordt uitgelegd welke instellingen je kunt configureren bij het maken van werkroosters en richtlijnen voor tijdregistratie. Met deze opties kun je bepalen wanneer en hoe lang je medewerkers geacht worden te werken en hoe zij hun werkuren en pauzes bijhouden.

Werkuren en pauzes

Voer in de tabel het aantal uren in dat je medewerkers op elke werkdag moeten werken en wat de aanbevolen pauzeduur is. Voor begin- en eindtijden geldt het volgende:

Het zijn slechts richtlijnen: medewerkers kunnen ook aanwezigheden registreren buiten deze tijden.
Ze hebben invloed op de berekening van afwezigheden per uur. Aangevraagde afwezigheden per uur die na de gedefinieerde begin- en eindtijden vallen, tellen niet mee voor de berekening van afwezigheden.

Werkrooster voor meerdere weken

Je kunt roterende roosters met verschillende werkuren voor maximaal vier weken maken door op Week toevoegen te klikken. Op deze manier kun je flexibele werkregelingen volgens een bepaald patroon maken.

Het systeem houdt rekening met het werkrooster en het aantal uren dat je instelt voor elke afzonderlijke week bij de berekening van overuren, aanwezigheid, doeluren en afwezigheden.

Pro rata afwezigheidsaanspraak op basis van werkdagen

Voor verlofregelingen met een pro rata aanspraak op basis van het aantal werkdagen per week vergelijkt Personio de dagen van het werkrooster met de referentiewaarde die hier is ingesteld.

Als het parttime rooster bijvoorbeeld 4 dagen heeft en de referentie is 5, dan krijgen medewerkers met dit rooster 4/5 van de reguliere vakantieaanspraak.

Als je een werkrooster voor meerdere weken instelt, vergelijkt het systeem het gemiddelde aantal werkdagen met de referentiewaarde.

Beperk het maximum aantal gewerkte uren per dag

Stel een maximum in voor het aantal werkuren dat medewerkers per dag kunnen bijhouden. Nadat je de limiet hebt ingesteld, kies je een van de volgende opties:

Instelling

Omschrijving en notities

Medewerkers waarschuwen wanneer er meer wordt bijgehouden dan de limiet

Medewerkers:

zien een waarschuwing wanneer ze meer uren bijhouden dan de limiet.
kunnen de tijdinvoer opslaan en een reden toevoegen.

Goedkeurders van aanwezigheden zien op de pagina Goedkeuringen voor tijdregistratie dat het om een niet-conforme tijdregistratie gaat.

Het toevoegen van werkuren door medewerkers beperken nadat de limiet is bereikt

Medewerkers:

zien een waarschuwing wanneer ze meer uren bijhouden dan de limiet.
kunnen de tijdinvoer niet opslaan.

Beperkingen voor tijdregistratie toepassen op voorbije of toekomstige kalenderdagen

Je kunt voorkomen dat medewerkers tijd invoeren of bewerken voor dagen in het verleden of in de toekomst. Deze regels zijn van invloed op de mogelijkheden van medewerkers om tijd in bulk bij te houden. Als je het invoeren van nieuwe tijd voor dagen in de toekomst bijvoorbeeld uitschakelt, kunnen medewerkers alleen uren in bulk bijhouden voor dagen in het verleden.

Medewerkers met bewerkingsrechten voor aanwezigheidsgegevens kunnen deze beperkingen omzeilen.

Instelling	Omschrijving en notities
Toevoegen van nieuwe tijdinvoer aan het verleden beperken	De medewerker kan slechts voor een beperkt aantal dagen in het verleden tijdinvoer toevoegen. Als je de waarde op nul instelt, kan de medewerker: alleen tijd bijhouden voor vandaag en toekomstige dagen indien toegestaan. geen nachtelijke uren bijhouden.
Bewerken van bestaande tijdregistraties uitschakelen nadat ze zijn goedgekeurd	De medewerker kan een tijdinvoer niet meer wijzigen nadat deze is goedgekeurd. Als er geen goedkeuringsworkflow is, wordt tijdinvoer automatisch goedgekeurd zodra deze is ingediend. In dat geval kan de medewerker een automatisch goedgekeurde tijdinvoer alleen bewerken op de dag dat deze is ingevoerd.
Aanwezigheid van de vorige maand op een vaste dag van de maand vergrendelen	Een medewerker kan alleen tijdinvoer toevoegen voor dagen in de vorige maand tot een specifieke dag van de volgende maand. Als je deze optie kiest, kun je geen van de eerste twee opties kiezen.
Toevoegen van nieuwe tijdinvoer aan toekomstige kalenderdagen uitschakelen	De medewerker kan geen tijdinvoer toevoegen aan dagen in de toekomst.

Pauzes configureren

Minimale pauzeduur instellen

Medewerkers zien een waarschuwing als ze een pauze bijhouden die korter is dan het minimum en kunnen de tijdinvoer niet opslaan.

Pauzeregels

Voeg maximaal twee pauzeregels toe om de minimaal vereiste pauzeduur te bepalen voor elk ingesteld aantal werkuren. De lengte van de verplichte pauze kan niet korter zijn dan de hierboven ingestelde minimale pauzeduur.

Als je pauzeregels hebt gedefinieerd, kies je een van de drie acties die in de tabel worden beschreven. Deze acties worden geactiveerd zoals gespecificeerd in de pauzeregels.

Instelling	Omschrijving en notities
Waarschuw medewerkers als pauzes ontbreken of als ze zich niet houden aan pauzeregels	Medewerkers: zien een waarschuwing wanneer er niet voldoende pauzes worden bijgehouden; kunnen de tijdinvoer opslaan en een reden toevoegen. Goedkeurders van aanwezigheden zien op de pagina Goedkeuringen voor tijdregistratie dat het om een niet-conforme tijdregistratie gaat.
Beperk medewerkers in het opslaan van tijdinvoer als pauzes ontbreken of niet aan de pauzeregels wordt voldaan	Medewerkers: zien een waarschuwing wanneer er niet voldoende pauzes worden bijgehouden; kunnen de tijdinvoer niet opslaan.
Voeg pauzes automatisch toe als deze ontbreken of als niet aan de pauzeregels wordt voldaan	Als medewerkers niet genoeg pauzes bijhouden, trekt het systeem de vereiste pauze af van de werktijd om te voldoen aan de pauzeregels. Als er niet genoeg werktijd is om een pauze af te trekken, verkort het systeem de werktijd om schendingen van pauzeregels te voorkomen. Dit geldt voor de tijdinvoer die is bijgehouden via het tabblad Aanwezigheid, de prikklok, de app en de terminals. Automatische pauzes worden niet toegepast op geïmporteerde tijdinvoer en tijdinvoer met pauze die is ingediend via een openbare API (PAPI). Medewerkers: zien een waarschuwing wanneer er niet voldoende pauzes worden bijgehouden; kunnen de tijdinvoer opslaan en het systeem zal de pauzes automatisch toepassen; kunnen de tijdinvoer en de automatisch toegepaste pauze bewerken. Als dat het geval is, moet de pauze die ze toevoegen voldoen aan de vastgelegde pauzeregels.

Voorbeeld pauzeregels

Je stelt de onderstaande twee pauzeregels in en kiest voor de optie om automatisch pauzes toe te voegen.

Na 6 uur werk moeten de medewerkers 30 minuten pauze bijhouden.
Na 9 uur werk moeten de medewerkers 45 minuten pauze bijhouden.

Medewerker A houdt 8 werkuren bij, zonder pauze. Om aan de eerste regel te voldoen, trekt het systeem automatisch 30 minuten van de werktijd af en voegt het een pauze toe na 6 uur werktijd.

Medewerker B houdt 7 werkuren, 45 minuten pauze en nog eens 3 werkuren bij. De handmatig toegevoegde pauze voldoet aan de tweede regel, dus het systeem brengt geen wijzigingen aan. Om ervoor te zorgen dat de tijdinvoer aan de eerste regel voldoet, voegt het systeem een pauze van 30 minuten toe aan de eerste werkperiode.

Medewerker C houdt 6 uur en 15 minuten aan werkuren bij. Volgens de eerste regel zou het systeem een pauze van 30 minuten moeten toevoegen, maar daarvoor heeft de medewerker onvoldoende werktijd bijgehouden. In plaats daarvan wordt de werktijd door het systeem teruggebracht tot 6 werkuren.

Overuren en minuren bijhouden

Onder overuren valt alle geregistreerde tijd die buiten de uren in het werkrooster van de medewerker vallen.

Instelling	Omschrijving en notities
Overuren berekenen	Kies hoe vaak je overuren wilt verrekenen: dagelijks of wekelijks.
Voeg een maandelijkse overurendrempel toe	Bepaal het aantal overuren dat gedekt wordt door het maandsalaris. Deze tellen niet mee voor het overurensaldo.
Maxima voor overuren
Voeg een maximum toe aan het totale overurensaldo van medewerkers	Stel een overurenlimiet in voor je medewerkers. Als deze optie is ingeschakeld, heb je snel inzicht in welke medewerkers hun limiet voor overuren naderen of overschrijden. Ga hiervoor naar Medewerkerslijst en voeg de kolom overurensaldo toe.
Minuren registreren	Als een medewerker minder uren bijhoudt dan per werkdag gepland zijn, maakt het systeem minuren aan voor het tekort en trekt het dit af van zijn of haar overurensaldo. Activeer deze optie alleen als je medewerkers actief tijd bijhouden, want het systeem begint onmiddellijk met het bijhouden van minuren.
Uren dagelijks in mindering brengen als er geen tijd wordt geregistreerd	Alleen beschikbaar als overuren dagelijks worden berekend. Als een medewerker helemaal geen uren bijhoudt op een werkdag, maakt het systeem voor al deze uren minuren aan en trekt het deze af van het overurensaldo. Om te voorkomen dat de afwezigheid van medewerkers als minuren wordt berekend, beschouw je geregistreerde tijd tijdens afwezigheden als overuren. Activeer deze optie alleen als je medewerkers actief tijd bijhouden, want het systeem begint onmiddellijk met het bijhouden van minuren.

Waar kunnen we je mee helpen?