In dit artikel delen we een aantal best practices voor veelvoorkomende Personio-workflows die vooral handig zijn voor medewerkers die niet op kantoor werken. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal ondertekenen van documenten, het indienen van aanvragen via e-mail, MS Teams of Slack en het gebruik van de Personio-app voor aanwezigheden en afwezigheden.
De Personio-app
Met de Personio-app op je smartphone maak je eenvoudig gebruik van verschillende functies, zoals tijdregistratie en het aanvragen van afwezigheden.
Tijdregistratie
In de Personio-app kun je op twee verschillende manieren aanwezigheden bijhouden.
Werkuren registreren met de Start/Stop-knop
Met de Personio-app kun je de tijdregistratie rechtstreeks vanaf het dashboard starten. De tijd wordt vervolgens geregistreerd in je Personio-account.
Volg deze stappen om tijd te registreren:
- Klik in het dashboard op Registratie starten om de tijdregistratie te starten.
Opmerking
De functie wordt op de achtergrond uitgevoerd tot je de app opnieuw opent. - Klik op de knop Stop om de tijdregistratie te beëindigen.
- Er wordt een venster geopend met de ingevoerde tijden voor die dag. Vervolgens heb je de mogelijkheid om pauzes, projecten en een opmerking toe te voegen.
- Klik op Verzenden om de uren die je hebt ingevoerd naar je Personio-account te sturen. Hierdoor worden eventueel ingestelde goedkeuringsprocessen geactiveerd.
Als je bedrijf overuren bijhoudt, wordt de tijd die je normale werkuren overschrijdt, weergegeven op het dashboard.
Met de tijdregistratiefunctie in de app kun je je werkdag in één keer registreren, of als aparte tijdvakken. Dat laatste is bijvoorbeeld handig om de tijd te registreren die je aan verschillende projecten hebt besteed. Voor elk tijdvak wordt een nieuwe registratie gemaakt in het aanwezigheidsoverzicht en wordt een goedkeuringsproces gestart.
Handmatig registreren
Naast de Start-/Stopknop kun je je werkuren vastleggen met de plusknop in de app.
Volg deze stappen om je aanwezigheid handmatig bij te houden via de Personio-app:
- Klik in het dashboard op de blauwe plusknop.
- Selecteer Tijd bijhouden in het menu.
- Volg de stappen in de app.
- Klik op Verzenden om de registratie te voltooien.Hierdoor worden eventueel ingestelde goedkeuringsprocessen geactiveerd.
Tip
Je kunt dit ook met terugwerkende kracht doen door onder Wanneer? de gewenste datum te selecteren.
Afwezigheden aanvragen
Met de Personio-app kun je verschillende afwezigheidstypen aanvragen, van wettelijk verlof tot ziekteverlof. In de sectie Afwezigheden zie je in het overzicht alle dagelijkse afwezigheidstypen die voor jou zijn ingeschakeld (bijv. wettelijk verlof), inclusief de beschikbare verlofregelingen per afwezigheidstype. Geplande afwezigheden en herinneringen voor ontbrekende documenten worden ook weergegeven.
De workflow om een afwezigheid aan te vragen via de Personio-app werkt als volgt:
- Klik in het dashboard op de blauwe plusknop.
- Selecteer Afwezigheid aanvragen in het menu.
- Kies welk type afwezigheid je wilt aanvragen en volg de stappen in de app.
- Klik op Afwezigheid aanvragen om je aanvraag te voltooien. Hierdoor worden eventueel ingestelde goedkeuringsprocessen geactiveerd.
Personio Conversations
Conversations is een tool voor werkaanvragen van Personio. Als je bedrijf is geabonneerd op Conversations, kun je aanvragen naar verschillende teams binnen je bedrijf sturen. Afhankelijk van het communicatiekanaal van je bedrijf kun je gebruikmaken van Slack of Microsoft Teams. Je kunt ook aanvragen verzenden via e-mail, wat standaard is ingeschakeld.
Lees het artikel over het indienen van aanvragen met Personio Conversations voor meer informatie over hoe Conversations werkt.
Elektronische handtekeningen
Met Personio kun je documenten elektronisch ondertekenen. Documenten met elektronische handtekeningen worden naar je e-mail verzonden en je kunt ze ondertekenen op een computer, smartphone of tablet.
Volg deze stappen om een document elektronisch te ondertekenen:
- Je ontvangt een e-mail met het documentsjabloon en een verzoek om je digitale handtekening toe te voegen.
- Onderteken het contract op een computer met een muis of trackpad. Je kunt ook de QR-code scannen met je smartphone of tablet en het contract rechtstreeks op je mobiele apparaat ondertekenen.
- Klik op Opties om het document te downloaden of de ondertekening te weigeren.
- Klik op Accepteren om het ondertekenproces te voltooien.
Lees voor meer informatie over elektronische handtekeningen de artikelen over het ondertekenen van een document met een elektronische handtekening en het aanvragen van handtekeningen van medewerkers voor documenten.