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Questo articolo è stato tradotto automaticamente. Nonostante il nostro impegno per l’accuratezza dei contenuti, l’articolo potrebbe contenere alcune imprecisioni. Vi ringraziamo per la comprensione.

Gestire l'inoltro delle e-mail in Personio Conversations

 

In questo articolo scoprirai come inoltrare le e-mail dalla tua casella di posta personale a Conversations e come impostare l'inoltro delle e-mail per le caselle di posta condivise esistenti.

Suggerimento
A differenza di Slack e Microsoft Teams, che devono essere integrati con Conversations, l'e-mail è abilitata di default. Scopri di più su come i dipendenti possono inviare richieste via e-mail.

 

Inoltrare le e-mail dalla casella di posta personale

Ti può capitare di ricevere nella casella di posta personale un'e-mail che avrebbe dovuto essere una richiesta su Conversations. In questo caso, puoi inoltrare l'e-mail alla casella di posta di Conversations del team di competenza per creare una richiesta a nome del mittente originale.

Nota
L'utente o un altro membro dell'organizzazione deve aver prima creato un team su Conversations.

Il mittente originale dell'e-mail sarà impostato come richiedente della richiesta, il che significa che riceverà tutte le notifiche, le risposte e gli aggiornamenti tramite e-mail.

 

Per inoltrare un'e-mail dalla tua casella di posta personale, procedi come segue:

  1. Apri l'e-mail che hai ricevuto nella tua casella di posta personale.
  2. Inoltra l'e-mail al team di competenza su Conversations. Puoi trovare un elenco degli indirizzi e-mail dei team in Conversations andando su Impostazioni > Organizzazione > Team.
    Suggerimento Puoi aggiungere ulteriori informazioni all'e-mail durante l'inoltro. Verranno incluse nella richiesta e saranno visibili anche al richiedente originale.

Il team di competenza riceverà la richiesta e potrà agire di conseguenza.

 

Impostare l'inoltro per le caselle di posta condivise esistenti

È possibile impostare l'inoltro automatico delle e-mail per le caselle di posta elettronica esistenti, in modo che tutte le richieste vengano reindirizzate senza problemi su Conversations.

Di seguito sono elencati alcuni dei vantaggi dell'impostazione dell'inoltro delle e-mail:

  • I dipendenti possono continuare a contattare le risorse umane o altri team di assistenza interna nel modo in cui sono abituati, senza dover introdurre nuovi processi. 
  • Non è necessario monitorare più caselle di posta.
  • Tutte le richieste vengono archiviate centralmente su Conversations.

Consulta le istruzioni di seguito per configurare l'inoltro delle email per i provider di posta elettronica più comuni, Gmail e Outlook. Se utilizzi un altro provider di posta elettronica, consulta il loro sito web per conoscere le informazioni rilevanti sull'inoltro delle e-mail.

Suggerimento
Puoi creare una risposta automatica nella casella di posta condivisa esistente del team. Può essere un messaggio automatico per informare il richiedente che la sua richiesta è stata inoltrata con successo a Personio Conversations e che sarà evasa a breve.

 

Gmail

Nota
Le impostazioni del provider di posta elettronica descritte di seguio potrebbero cambiare. Se noti una differenza tra quanto descritto in questo articolo e l'interfaccia del provider di posta elettronica, fai riferimento all'articolo di Gmail sull'inoltro delle e-mail .

Per impostare l'inoltro delle e-mail per il tuo account Gmail, segui questi passaggi:

  1. Accedi alla casella di posta elettronica condivisa.
  2. Vai su Impostazioni > Vedi tutte le impostazioni > Inoltro e POP/IMAP.
  3. Clicca su Aggiungi un indirizzo di inoltro e inserisci l'indirizzo del team Conversations a cui vuoi inoltrare le e-mail. Puoi trovare gli indirizzi e-mail di tutti i tuoi team di Conversations andando su Impostazioni > Organizzazione > Team. Nota: L'utente o un altro membro dell'organizzazione deve aver prima creato un team su Conversations.
  4. Conferma l'inoltro nella finestra di dialogo successiva.
  5. Google deve verificare che l'indirizzo e-mail che stai inoltrando sia davvero di tua proprietà. Per farlo, invierà un link di verifica all'indirizzo e-mail.
  6. Vai su Conversations per trovare una nuova richiesta di Google con un titolo contenente "Conferma di inoltro".
  7. Copia il codice di nove cifre o clicca sul primo link dell'e-mail per confermare l'inoltro.
  8. Una volta effettuata questa operazione, potrai attivare l'inoltro tornando su Gmail > Impostazioni > Vedi tutte le impostazioni > Inoltro e POP/IMAP e selezionando Inoltra una copia della posta in arrivo a , per poi selezionare l'indirizzo appena aggiunto (nella maggior parte dei casi sarà preselezionato).
    Suggerimento È anche possibile scegliere cosa fare con l'e-mail inoltrata, ad esempio tenerla nella casella di posta, archiviarla o eliminarla.
  9. In fondo alla pagina, fai clic su Salva modifiche.

 

Outlook

Nota
Le impostazioni del provider di posta elettronica descritte di seguio potrebbero cambiare. Se noti una differenza tra quanto descritto in questo articolo e l'interfaccia del provider di posta elettronica, fai riferimento all'articolo di Microsoft sull'inoltro delle e-mail.

Per impostare l'inoltro delle e-mail per il tuo account Outlook, segui questi passaggi:

  1. Fai clic sull'Icona dell'ingranaggio > Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
  2. Clicca su E-mail > Inoltro.
  3. Seleziona la casella Abilita inoltro e inserisci l'indirizzo e-mail del team Conversations a cui desideri inoltrare le tue e-mail. Puoi trovare gli indirizzi e-mail di tutti i tuoi team su Conversations andando su Impostazioni > Organizzazione > Team. Nota: L'utente o un altro membro dell'organizzazione deve aver prima creato un team su Conversations.
  4. Fai clic su Salva. Suggerimento Seleziona la casella Conserva una copia dei messaggi inoltrati se desideri che una copia del messaggio originale rimanga nella casella di posta di Outlook.

 In alternativa, segui questa procedura per ottenere lo stesso risultato:

  1. Fai clic sull'Icona dell'ingranaggio > Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook.
  2. Clicca su Mail > Regole e clicca sul pulsante Aggiungi nuova regola.
  3. Nel campo Nome, inserisci il nome di questa regola. (es. "Reindirizza l'e-mail su Conversations")
  4. Nel campo Aggiungi una condizione, seleziona Applica a tutti i messaggi.
  5. Nel campo Aggiungi un'azione , seleziona Reindirizza a e inserisci l'e-mail del team in Conversations. Puoi trovare gli indirizzi e-mail di tutti i tuoi team su Conversations andando su Impostazioni > Organizzazione > Team. Nota: L'utente o un altro membro dell'organizzazione deve aver prima creato un team su Conversations.
  6. Fai clic su Salva e assicurati che la regola sia attivata.

 

 

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