Questo articolo offre una panoramica di Personio Conversations per i dipendenti e spiega come inviare una richiesta sul posto di lavoro utilizzando Slack, Microsoft Teams o l'e-mail. Se la tua azienda usa Conversations, le informazioni qui riportate interesseranno la maggior parte dei dipendenti, poiché è probabile che tutti debbano presentare varie domande e richieste sul posto di lavoro nel ciclo di vita del dipendente.
Panoramica di Conversations
Per cosa posso usare Conversations?
Conversations è uno strumento di Personio per le richieste sul posto di lavoro. Lo si può utilizzare per inviare richieste ai team aziendali che si occupano delle richieste dei dipendenti interni, come HR, Finanza, Posto di lavoro, Ufficio IT e simili.
Le richieste possono essere inviate utilizzando il canale di comunicazione che l'azienda ha scelto di integrare con Conversations: Slack o Microsoft Teams. È possibile inviare richieste anche tramite e-mail, opzione attiva per impostazione predefinita.
Suggerimento
▶ In Conversations, i membri dei team di assistenza interni che ricevono e gestiscono le richieste sono chiamati esperti. I dipendenti che inviano richieste sono chiamati richiedenti.
▶ Puoi utilizzare la formattazione rich text, come grassetto, corsivo, barrato, elenchi puntati e numerati, link in linea ed emoji, quando scrivi una richiesta in Slack, Microsoft Teams o via e-mail. La formattazione utilizzata si riflette in Conversations e garantisce che il messaggio mantenga tono e significato.
Vantaggi
Conversations ti consente di:
- Inviare richieste lavorative in modo semplice e veloce.
- Comunicare utilizzando i canali che conosci meglio.
- Ricevere immediatamente le risposte automatiche o contattare un esperto.
- Indirizzare ogni richiesta al team più competente.
- Seguire l'avanzamento della richiesta.
- Ricevere le risposte in un unico posto.
Impostazioni linguistiche
La lingua del chatbot Conversations in Slack e Microsoft Teams si basa sulle preferenze linguistiche personali di Personio (puoi definire le tue preferenze di lingua su Personio tramite le Impostazioni personali). Ad esempio, se utilizzi Slack in inglese ma Personio in tedesco, il chatbot risponderà in tedesco.
Formati supportati
Personio Conversations supporta tutti i formati di dati.
Se l'autore di una segnalazione riscontra problemi nell'invio di determinati tipi di file tramite Outlook, non si tratta di un problema di Conversations, ma di Outlook.
Canali di comunicazione
Slack
Esistono tre modi per inviare una richiesta tramite Slack:
- Tramite l'app Conversations
- Tramite un canale collegato a Conversations
- Creando una richiesta da un messaggio esistente
1. L'app Conversations
Suggerimento
Se non vedi l'app Conversations nella sezione App della barra laterale sinistra di Slack, fai clic sul simbolo più, cerca Personio Conversations e aggiungila.
Questa opzione è la migliore se si desidera inviare una richiesta privata. La conversazione avverrà tra l'utente e l'esperto o gli esperti assegnati alla richiesta. Per inviare una richiesta utilizzando l'app Conversations, procedi come segue:
- Apri il tuo spazio di lavoro Slack, vai su App in fondo alla barra laterale sinistra e fai clic su Personio Conversations.
- Digita la richiesta nella barra dei messaggi e fai clic su Invio.
- Verrà visualizzata una finestra di dialogo automatica. Seleziona il team pertinente utilizzando il menu a discesa. La selezione del team è necessaria affinché la richiesta venga inviata.
- Fai clic su Invia richiesta.
Una volta inviata la richiesta, su Slack verrà creato un nuovo thread in cui aggiungere ulteriori informazioni e ricevere risposte. Per accedere alla discussione vai su App in fondo alla barra laterale sinistra e fai clic su Personio Conversations.
2. Un canale pubblico collegato a Conversations
Note
▶︎ Le richieste inviate attraverso canali pubblici sono visibili a tutti gli altri membri di quel canale. Si consiglia di non inviare richieste private o sensibili attraverso un canale pubblico.
▶︎ L'esperto può decidere se inviare una risposta pubblica sul canale, o una risposta privata al richiedente. Se la invia privatamente, il richiedente riceverà la risposta alla richiesta nell'app Conversations.
Se i team di assistenza interni hanno collegato determinati canali Slack con Conversations, è possibile inviare richieste attraverso quei canali associati. Ad esempio, il team Ufficio IT potrebbe avere un canale chiamato #richieste-ufficioIT collegato a Conversations. Il vantaggio di questo approccio è che i canali associati hanno già selezionato il team corretto quando si invia la richiesta.
Per inviare una richiesta tramite un canale pubblico, procedi come segue:
- Tagga l'app @Personio Conversations e inserisci la tua richiesta.
- Verrà visualizzata una finestra di dialogo automatica con il team suggerito già selezionato. Volendo, puoi comunque modificare i dettagli della richiesta o selezionare un altro team. La selezione del team è necessaria affinché la richiesta venga inviata.
- Fai clic su Invia richiesta.
Nel thread pubblico apparirà la conferma dell'invio, ma la risposta alla tua richiesta arriverà all'interno del tuo account nella app Conversations. 3. Creazione di una richiesta da un messaggio esistente
Suggerimento
Per impostazione predefinita, puoi creare una richiesta da un messaggio esistente in qualsiasi canale di Slack. Non è necessario che il canale sia collegato a Conversations.
Puoi creare una richiesta da un messaggio già esistente in un canale Slack o aggiungere il messaggio a una richiesta esistente. Il messaggio può essere stato pubblicato da te come da altri colleghi.
Per creare una richiesta da un messaggio esistente, fai clic sull'icona con i tre puntini a destra del messaggio e seleziona Crea richiesta.
Nel thread pubblico apparirà la conferma dell'invio, ma la risposta alla richiesta arriverà all'interno dell'app Conversations.
Microsoft Teams
Esistono due modi per creare richieste con Microsoft Teams:
1. L'app Conversations
Nota
Microsoft Teams non dispone di thread. Una volta che la richiesta è stata inoltrata con successo, la scheda di richiesta ha un campo per i commenti.
Questa opzione è la migliore se si desidera inviare una richiesta privata. La conversazione avverrà tra l'utente e l'esperto o gli esperti assegnati alla richiesta. Per inviare una richiesta utilizzando l'app Conversations, procedi come segue:
- In Microsoft Teams, spostati sull'icona con i tre puntini nella barra laterale sinistra e fai clic sull'app Personio Conversations.
- Nella finestra Chat, digita il tuo messaggio. Così facendo, avvierai la richiesta.
- Suggerimento: se l'applicazione è bloccata, fai clic su Chat > Personio Conversations.
- Nella scheda di richiesta che appare, fai clic su Seleziona un'opzione e scegli il team pertinente dal menu a discesa.
- Fai clic su Invia.
Una volta inviata la richiesta, la scheda si aggiornerà per visualizzare il team, l'assegnatario e lo stato della richiesta. Volendo, puoi anche eseguire le seguenti operazioni:
- Fare clic su Aggiungi commento per aggiungere ulteriori dettagli alla richiesta o inviare una risposta.
- Fare clic su Visualizza sul web per aprire la cronologia della richiesta e visualizzarne l'avanzamento.
2. Un canale pubblico collegato a Conversations
Note
▶︎ Questa opzione è disponibile solo se l'azienda ha impostato un criterio Globale (predefinito a livello di organizzazione).
▶︎ Le richieste inviate tramite canali pubblici sono visibili a tutti gli altri membri di quel canale. Si sconsiglia di inviare richieste private o sensibili attraverso un canale pubblico.
Per inviare una richiesta tramite un canale pubblico, procedi come segue:
- Nel canale pertinente, fai clic su Nuova conversazione.
- Tagga l'app @Personio Conversations e inserisci il tuo messaggio. Verrà visualizzata una finestra pop-up che chiederà di fornire ulteriori informazioni.
- Passa alla finestra Personio Conversations o Chat .
- Nella scheda della richiesta, fai clic su Seleziona un'opzione e scegli il team pertinente dal menu a discesa.
- Fai clic su Invia.
Una volta inviata la richiesta, la scheda si aggiornerà per visualizzare il team, l'assegnatario e lo stato della richiesta. Volendo, puoi anche eseguire le seguenti operazioni:
- Fare clic su Aggiungi commento per aggiungere ulteriori dettagli alla richiesta o inviare una risposta.
- Fare clic su Visualizza sul web per aprire la cronologia della richiesta e visualizzarne l'avanzamento.
Note
▶︎ Ciascuno dei team della tua azienda che utilizzano Conversations avrà un indirizzo e-mail unico con il formato <team>@<azienda>.c.personio.de, ad esempio: finanza@acme.c.personio.de.
▶︎ Tuttavia, se l'azienda ha già un indirizzo e-mail da cui contatta i dipendenti, potrebbe aver impostato l'inoltro delle e-mail, nel qual caso è possibile utilizzare l'indirizzo e-mail già esistente.
Puoi inviare una richiesta via e-mail utilizzando l'indirizzo e-mail unico del team interessato.
Dopo aver inviato la richiesta, riceverai un'e-mail di conferma automatica; tutte le risposte appariranno all'interno del thread. L'e-mail di conferma contiene anche un link che consente di visualizzare la cronologia della richiesta e di seguirne l'avanzamento. Gli utenti senza un account Personio non possono accedere ai ticket Conversations collegati tramite e-mail o Slack. Possono inviare e ricevere messaggi solo tramite e- e-mail o Slack.
AI-Powered Answers
Se la tua organizzazione utilizza la funzione AI-Powered Answers e la tua domanda viene posta frequentemente, potresti ricevere una risposta automatica. Riceverai fino a tre risposte suggerite dal nostro chatbot alimentato dall'IA nel canale utilizzato per inviare la richiesta (Slack, Microsoft Teams o e-mail). Questa funzione consente di risparmiare tempo, in quanto fornisce risposte immediate senza dover coinvolgere un esperto.
Puoi scegliere di:
- Accettare il suggerimento cliccando sul pulsante Problema risolto!
- Rifiutare il suggerimento facendo clic sul pulsante Nessun elemento è pertinente o sul pulsante Ho bisogno dell'aiuto di un esperto. Facendo clic sulla seconda opzione, la richiesta verrà creata normalmente e assegnata a un esperto.
Suggerimento
È importante dare feedback al sistema. In questo modo, l'algoritmo verrà addestrato a fornire suggerimenti più precisi e un'esperienza migliore per i richiedenti.