Su Personio, puoi impostare categorie di documenti in base alle esigenze della tua azienda, per garantire che i documenti e i dati salvati nei profili dei tuoi dipendenti siano ben organizzati. Puoi anche creare e archiviare modelli aggiungendo segnaposto, per produrre documenti personalizzati per i dipendenti in base alle informazioni salvate nei loro profili Personio.
Categorie documenti
Prerequisiti
Per creare e modificare le categorie di documenti in Personio, assicurati di disporre di quanto segue:
- Il piano Core . Per ottenere queste funzionalità, fai l'upgrade del piano o contatta il tuo Account Manager.
- Diritti di accesso per Documenti e Configurazione account - Documenti.
Creare una categoria di documenti
Per creare una nuova categoria di documenti, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Persone > Documenti.
- Fai clic sulla scheda Categorie.
- Nel campo Nuova categoria di documenti, digita il nome della nuova categoria e fai clic su +.
La categoria viene mostrata nell'elenco Categorie di documenti. È possibile salvare i modelli di documenti in una categoria nell'area impostazioni oppure selezionare la categoria durante il caricamento dei documenti sul profilo di un dipendente.
Nota:
È necessario concedere agli utenti i diritti di accesso necessari per qualsiasi nuova categoria creata. Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente > Documenti.
Modificare o eliminare una categoria di documenti
Solo le categorie personalizzate possono essere rinominate o eliminate. Le categorie senza l'icona del cestino accanto al nome sono predefinite e collegate ai processi interni di Personio e non possono essere eliminate o rinominate. Per modificare o eliminare una categoria documento personalizzata, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Persone > Documenti.
- Fai clic sulla scheda Categorie.
- Seleziona la categoria da modificare o eliminare.
- Per rinominare la categoria, fai clic su (Modifica), immetti il nuovo nome e fai clic su Salva.
- Per eliminare la categoria, fai clic sull'icona del cestino a destra, quindi su Elimina per confermare.
Modificare la posizione di una categoria nell'elenco delle categorie
Per modificare la posizione in cui una categoria di documenti viene mostrata nell'elenco delle categorie, segui questi passaggi:
- Vai su Impostazioni > Persone > Documenti.
- Fai clic sulla scheda Categorie.
- Seleziona la categoria, quindi fai clic su Modifica.
- Accanto a Cambia ordine, inserisci un numero relativo alla posizione in cui la categoria dovrà apparire nell'elenco. Più basso è il numero, più in alto apparirà nell'elenco.
- Fai clic su Salva per salvare le modifiche.
Suggerimento
Le categorie per i documenti dei candidati sono predefinite dal sistema. Usa i Ruoli di recruiting per definire i diritti di accesso in modo specifico.
Modelli di documenti
Prerequisiti
Per gestire i modelli di documenti in Personio, assicurati di avere quanto segue:
- Il Core. Per ottenere queste funzionalità, fai l'upgrade del piano o contatta il tuo Account Manager.
- Diritti di accesso per Documenti e Configurazione account - Documenti.
Creare un modello di documento
Creando modelli di documenti e salvandoli in Personio, puoi produrre documenti specifici per i dipendenti in modo più efficiente. Per creare il tuo modello di documento, segui questi passaggi:
- Crea un documento in Microsoft Word o OpenOffice da utilizzare come modello di base.
- Utilizzando un carattere supportato, formatta il documento e includi tutti gli elementi di testo necessari.
- Aggiungi segnaposto e variabili al documento, in modo che si popolino automaticamente quando utilizzi il modello.
- Inserisci segnaposto collegati agli attributi di sistema per personalizzare i documenti con le informazioni del dipendente corrispondente salvate su Personio, come nome, indirizzo o data di nascita. Utilizza due serie di parentesi graffe, ad esempio: "{{last_name}}".
- Includi le variabili di genere (femminile, maschile, altro e non definito) per creare documenti specifici per genere e grammaticalmente corretti.
- Aggiungi le variabili di formattazione della data per definire come verrà visualizzata la data sul documento. Ad esempio, la data "20/11/2020" può essere modificata in "venerdì 20 novembre 2020".
- Includi blocchi di testo per memorizzare varie opzioni di testo nel modello. Questi sono comunemente usati nelle valutazioni, laddove il testo deve differire in base alla valutazione. Scegli ad esempio tra "Possiede eccezionali conoscenze specialistiche" e "Possiede soddisfacenti conoscenze specialistiche".
- Inserisci i segnaposto per la firma elettronica nei modelli che richiedono firme, ad esempio i contratti.
- Salva il file di testo definitivo in formato .docx, .dotx, .odt, o .ott formato .csv.
- Carica il modello su Personio.
Le migliori prassi e i modelli predefiniti possono essere scaricati all'interno del nostro articolo sui modelli di documenti di esempio, ma puoi anche crearli autonomamente.
Modificare o eliminare un modello di documenti
Modifica il titolo, la lingua o la categoria del modello
Per modificare i dettagli di un modello di documento in Personio, segui queste istruzioni:
- Vai su Impostazioni > Persone > Documenti.
- Seleziona il modello che desideri modificare dall'elenco Modelli.
- Accanto ad Anteprima, fai clic su (Modifica) per cambiare il titolo, la lingua o la categoria del modello, quindi fai clic su Invia.
Modifica il file originale di un modello
Per modificare il file originale di un modello di documento, segui queste istruzioni:
- Vai su Impostazioni > Persone > Documenti.
- Seleziona dall'elenco il modello che desideri modificare.
- Fare clic su Download per scaricare il file originale. Apri il file in un software di elaborazione di testi e apporta le eventuali modifiche al documento.
- Salva il file di testo in formato .docx, .dotx, .odt, o .ott e ricarica il modello su Personio.
- Se non è più rilevante, elimina il vecchio modello da Personio.
Eliminare un modello di documento
Per eliminare un modello di documento, segui queste istruzioni:
- Vai su Impostazioni > Persone > Documenti.
- Seleziona dall'elenco il modello che desideri eliminare.
- Fai clic sull'icona del cestino in alto a destra sopra l'anteprima del modello. Fai clic su Elimina per confermare l'eliminazione permanente.
Il modello di documento scomparirà dall'elenco dei modelli e non verrà più visualizzato come opzione nell'esperienza di creazione. Tutti i documenti precedentemente creati utilizzando il modello rimarranno nel profilo del dipendente e dovranno essere eliminati manualmente.
Salvare e assegnare un modello di documento a una categoria
Dopo aver creato un modello di documento, archivialo in Personio e assegnalo a una categoria di documenti specifica. Segui queste istruzioni:
- Vai su Impostazioni > Documenti > Modelli.
- Nella parte inferiore dell'elenco dei modelli, fai clic su Aggiungi modello.
- Scegli la categoria alla quale desideri assegnare il modello e inserisci un nome.
- Seleziona la lingua del modello. La lingua che selezioni per il modello influisce sulla formattazione delle date. Consulta questo articolo per ulteriori informazioni sulla formattazione della data.
- Carica il file del modello di documento. Assicurati che il formato sia corretto, ovvero Microsoft Word (.docx/.dotx) o OpenOffice (.dt/.ott).
- Per completare la procedura, fai clic su Carica.
Dopo aver caricato un modello, selezionalo dall'elenco dei modelli per visualizzarne l'anteprima. Salvane una copia facendo clic sul pulsante Scarica . Solo i font di Google verranno visualizzati correttamente nell'anteprima del documento. Consulta Aggiungere documenti a un profilo dipendente per sapere come creare documenti dei dipendenti utilizzando i modelli.
Suggerimento
Se desideri che i modelli di contratto di lavoro vengano visualizzati automaticamente nella sezione Recruiting quando crei un'offerta di lavoro, caricali nella categoria di sistema Contratti di lavoro.
Maggiori informazioni
Caratteri supportati
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Fasi successive
Consulta Aggiungere documenti a un profilo dipendente️ per creare documenti nel profilo di un dipendente utilizzando i modelli, o per caricare e salvare un documento esistente nella categoria appropriata.
Video
Il video seguente spiega come creare e gestire categorie e modelli di documenti. Consulta il nostro articolo del Centro assistenza sulle migliori prassi con campioni di modelli di documenti da scaricare.