L'articolo offre un approfondimento sulla gestione dei documenti in Personio. Nella prima parte spiega come configurare le varie categorie di documenti in base alle esigenze di ciascuna azienda. Poi, fornisce una panoramica sulla creazione, gestione e archiviazione dei modelli di documenti corrispondenti nelle Impostazioni, oltre alla gestione dal profilo del dipendente. 

Configurazione di una categoria di documenti

Puoi creare tutte le categorie di documenti che desideri andando su Impostazioni > Documenti > Categorie.

Qualunque sia la categoria selezionata, fai clic su Modifica per cambiare la sequenza di visualizzazione delle categorie di documenti. Tieni presente che minore è il numero in "Cambia ordine", più alta sarà la posizione nell'elenco.

Le categorie di sistema contrassegnate dall'icona del lucchetto non possono essere eliminate o rinominate.

Il numero a destra di una categoria indica quanti documenti sono archiviati in quella categoria in Personio.

Nota: le categorie di documenti per i documenti dei candidati sono predefinite dal sistema. Usa i Ruoli di recruiting per definire i diritti di accesso in modo specifico.

Creazione di modelli di documenti

Innanzitutto, devi creare il modello con un programma di elaborazione testi. Personio supporta i modelli creati in Microsoft Word (.docx/. dotx) o in OpenOffice (.dt/.ott). Sono disponibili quattro diverse opzioni:

• Segnaposto: se utilizzi i segnaposto per tutti gli attributi del candidato o del dipendente predefiniti da Personio, questi verranno utilizzati durante l'applicazione del modello e saranno compilati automaticamente con i dati corrispondenti del candidato o del dipendente. I segnaposto vengono compilati con le informazioni salvate in precedenza nel profilo del candidato o del dipendente. Puoi anche creare segnaposto definiti dall'utente che possono essere sostituiti in seguito con testo libero. Gli attributi definiti dall'utente non possono ancora essere compilati automaticamente durante il processo di candidatura.
• Variabile di genere: se il genere del candidato o del dipendente è stato inserito in Personio, puoi impostare il software in modo che apporti automaticamente modifiche (grammaticali) specifiche per il genere nel documento.
• Formattazione della data: se il modello contiene una data, puoi decidere il formato di visualizzazione. Ad esempio, la data "20.11.2020" può essere modificata in "venerdì 20 novembre 2020".
• Blocchi di testo selezionabili: questa opzione consente di memorizzare diversi blocchi di testo come opzioni selezionabili nel modello. Quando crei una proposta di contratto, ad esempio, puoi prendere in considerazione diverse condizioni contrattuali.
• segnaposto per la firma elettronica: puoi creare modelli di documenti e contratti da firmare in maniera elettronica. Devi solo assicurarti che il processo di richiesta e ottenimento delle firme da parte di più persone funzioni.

L'articolo fornisce una panoramica delle migliori pratiche per i modelli di documenti.

Aggiunta di modelli di documenti

Vai su Impostazioni > Documenti e apri la scheda Modelli per caricare i singoli modelli di documento per una categoria, utilizzando Aggiungi modello. Poi, inserisci un nome per il modello, seleziona la lingua e un file nel formato corretto. Fai clic sul pulsante Carica per completare la procedura.

Nota: la lingua che selezioni per il modello influisce sulla formattazione delle date. Ulteriori informazioni sulla formattazione delle date sono disponibili qui.

Se vuoi che i modelli dei contratti di lavoro vengano visualizzati automaticamente nella sezione Recruiting quando crei un'offerta di lavoro, devi caricarli nella categoria di sistema "Contratti di lavoro".

Una volta caricato un modello, puoi visualizzarlo utilizzando la funzione Anteprima, oppure ottenerne una copia facendo clic sul pulsante Download.

Gestione dei modelli di documenti nel profilo dipendente

Vai sul profilo del dipendente per il quale vuoi caricare un modello. A tal fine, apri la scheda Documenti e fai clic su Crea nuovo documento.

Seleziona uno dei modelli di documenti che hai creato in precedenza.

Una volta selezionato il modello desiderato, comparirà un elenco di variabili (placeholder) e un'anteprima del documento. Se le informazioni sono memorizzate nel profilo dipendente, verranno visualizzate direttamente nel modello. Compila gli altri segnaposto richiesti.

Se il modello di documento creato in precedenza contiene {}blocchi di testo selezionabili{}, puoi selezionare una delle alternative disponibili per ciascun blocco. Per ulteriori informazioni, fai clic qui.

Infine, seleziona il Formato del file richiesto e fai clic sul pulsante Crea in fondo alla pagina.

Il documento viene quindi generato nella categoria pertinente. Dopodiché puoi:

• Fare clic sul nome del documento per visualizzarne l'anteprima.
• Fare clic sull'icona della matita blu per modificare la categoria, il titolo, la data o i commenti del documento.
• Scaricare il documento.
• Eliminare il documento.
• Visualizzare ulteriori informazioni sulla dimensione e sulla data di creazione del file.

Ulteriori informazioni sui modelli di documenti

In questo articolo troverai un video esplicativo sulla creazione e gestione dei documenti dei dipendenti e dei modelli di documenti. Oltre al video, puoi consultare l'articolo del Centro assistenza sulle migliori pratiche dove troverai modelli di documenti esemplificativi da scaricare.

Nota: Personio attualmente supporta solo i modelli creati come documenti Word o Open Office.

Quando crei modelli di documenti personalizzati, puoi risparmiare molto tempo e fatica sfruttando i segnaposto, che vengono automaticamente compilati con i dati pertinenti quando i modelli vengono assegnati ai dipendenti.

Per creare o caricare un modello di documento, vai prima su Impostazioni > Documenti > Modelli e fai clic su Aggiungi modello.

Tieni presente che nell'anteprima del documento è possibile visualizzare correttamente solo i font Google. Se nel modello sono presenti altri tipi di font, l'anteprima potrebbe risultare diversa dall'originale.