Questo articolo fornisce esempi concreti di come utilizzare Personio Conversations per diversi casi d'uso. Potete usare questi esempi come ispirazione per utilizzare con successo Conversations nella vostra azienda.

Esistono molti modi per gestire una richiesta in Conversations e questo articolo illustra solo un flusso di lavoro tipico per ogni caso d'uso. Comprendendo le diverse funzionalità disponibili, come i moduli, le risposte salvate, il contatto diretto e così via, è possibile dare struttura e trasparenza al processo di risoluzione e aumentare l'efficienza.

Nota
Le richieste vengono inviate dai dipendenti utilizzando il canale o i canali che si è scelto di integrare con Conversations. È possibile integrare Slack o Microsoft Teams con Conversations, mentre l'e-mail è abilitata di default.

Esempio 1: Richiesta di accesso al software

Team: Office IT o simili

Caso d'uso: Il dipendente Zack McKinnon ha bisogno di accedere a un nuovo software per le spese che il suo dipartimento ha appena iniziato a utilizzare. Alexis Baker è un membro del team IT dell'ufficio ed è responsabile della gestione degli accessi.

Flusso di lavoro:

1. Zack inoltra la richiesta di accesso al software al team IT dell'ufficio utilizzando il canale che la sua azienda usa per Conversations.
2. Il team IT dell'ufficio riceve la richiesta in Conversations. Poiché l'intero team IT dell'ufficio ha accesso alla casella di posta in arrivo delle richieste, chiunque nel team può assegnare la richiesta ad Alexis. Per organizzare l'attività, Alexis può impostare lo stato e la priorità della richiesta, assegnare una categoria e aggiungere una data di scadenza.
   

   Suggerimento
   Può essere utile assegnare una categoria alle richieste, ad esempio "Accesso al software". Questo permette a te e al tuo team di filtrare le richieste per categoria e ti fornirà maggiori informazioni sulle analisi. Scopri come aggiungere una categoria a un team qui.

   
   
3. Ci sono diverse funzioni che Alexis può utilizzare per rispondere a questo tipo di richieste. La tabella seguente mostra alcune delle funzionalità tipicamente utilizzate per una richiesta di accesso al software.
4. Dopo che Alexis ha raccolto le informazioni necessarie da Zack e ha ricevuto l'approvazione per concedere l'accesso al software (se necessario), Alexis può comunicarlo a Zack rispondendo alla richiesta. Alexis può modificare lo stato della richiesta com'è necessario.
5. Zack riceve la risposta di Alexis nel thread originale, in base al canale di comunicazione utilizzato per inviare la richiesta in prima istanza. Se la richiesta è stata risolta, Zack può anche fornire una valutazione di soddisfazione.

Funzionalità

Esempio 2: Richiesta riguardo un errore nel payroll

Team: Finanza

Caso d'uso: Quando il dipendente Max Meyer riceve la busta paga del mese di agosto, si accorge di non aver ricevuto il pagamento di tre ore di straordinario effettuate durante il mese. Erika Schmitt fa parte del team Finanze ed è responsabile della risoluzione degli errori nel payroll.

Flusso di lavoro:

1. Max inoltra la sua richiesta sull'errore nel payroll al team Finanze, utilizzando il canale che la sua azienda usa per Conversations.
2. Il team Finanze riceve la richiesta in Conversations ed Erika la assegna a se stessa. Per organizzare l'attività, può impostare lo stato e la priorità della richiesta, assegnare una categoria e aggiungere una data di scadenza.
3. Esistono diverse funzioni che Erika può utilizzare per rispondere a questo tipo di richieste. In questo esempio, Erika utilizza un modulo personalizzato "Errore nel Payroll" come metodo efficiente per raccogliere le informazioni necessarie da Max. La tabella seguente mostra alcune funzionalità aggiuntive che potrebbero essere utilizzate per una richiesta di payroll.
4. Dopo che Erika ha risolto il problema, può comunicarlo a Max rispondendo alla richiesta. Erika può anche modificare lo stato della richiesta, se necessario.
5. Max riceve la risposta di Erika nel thread originale, in base al canale di comunicazione utilizzato per inviare la richiesta in prima istanza. Se la richiesta è stata risolta, Max può anche fornire un giudizio di soddisfazione.

Funzionalità

Esempio 3: Richiesta di evento aziendale

Team: Posto di lavoro o simile

Caso d'uso: L'azienda vuole organizzare un evento estivo di un giorno per tutti i dipendenti. Sono previsti workshop, attività di team building e un pranzo con catering. Il team Posto di lavoro è responsabile dell'organizzazione dell'evento, in particolare Karsten Becker, la manager del posto di lavoro. Tuttavia, è necessario il contributo di colleghi di altri team, come Erika Schmitt del team Finanza e Julian Schneider del team HR. 

Flussi di lavoro

La funzionalità Progetti è particolarmente utile in questo caso, perché consente a un team di raggruppare richieste correlate in un unico progetto. È particolarmente utile per le attività che coinvolgono molte richieste, in quanto consente al team di seguire i progressi del progetto nel suo complesso.

Suggerimento
È possibile creare un canale Slack temporaneo (chiamato, ad esempio, "Richieste di eventi estivi") e collegarlo a Conversations. Di conseguenza, gli esperti possono facilmente convertire le domande inviate in questo canale in richieste e assegnarle al progetto pertinente.

1. Quando si crea un progetto utilizzando la funzionalità Progetti, è necessario assegnarlo a un team, che di solito è quello che ha la maggiore responsabilità sul progetto. In questo esempio, ci sono due modi per affrontare la questione:
   

   Opzione 1:
   Poiché il team del luogo di lavoro è maggiormente responsabile di questo evento aziendale, il manager del luogo di lavoro Karsten potrebbe creare il progetto e assegnarlo a questo team.

   Nota
   Gli esperti del team assegnato possono accedere alla visualizzazione del progetto e vedere tutte le richieste nel progetto, compreso chi sta lavorando sulla richiesta e lo stato. Tuttavia, possono vedere solo i contenuti delle richieste assegnate al proprio team. Questo impedisce loro di visualizzare le richieste assegnate ad altri team.

   Opzione 2:
   In alternativa, Karsten potrebbe creare un team di collaborazione temporaneo trasversale, ad esempio "team degli eventi estivi", e aggiungervi tutti gli esperti che sono coinvolti nell'evento, come Erika del team Finanze e Julian del team HR.

2. Gli esperti che hanno accesso al progetto possono aggiungervi le richieste esistenti e creare nuove richieste all'interno del progetto. La tabella seguente mostra alcune delle funzionalità tipicamente utilizzate in un esempio come questo.  
3. Karsten può tenere traccia del progetto nei seguenti modi:
   - Nella parte superiore della pagina del progetto, può vedere quante richieste sono state aggiunte al progetto e quante di queste sono già state risolte.
   - Può impostare lo stato del progetto su Chiuso quando tutte le attività sono state risolte e il progetto è concluso. 

Funzionalità

Per saperne di più su Personio Conversations, consulta l'articolo Panoramica di Personio Conversations.