Questo articolo spiega come implementare Personio Conversations. Imparerai come aggiungere Conversations al tuo piano Personio e come impostare le fasi necessarie per utilizzarlo.
Fase 1: aggiungere Conversations al piano
Per aggiungere Conversations al tuo piano, puoi gestire il tuo piano Personio o contattare il tuo account manager.
Fase 2: accedere a Personio Conversations per la prima volta
Impostazione iniziale
L'amministratore di Personio della tua azienda dovrà innanzitutto creare un ruolo di dipendente "Esperto di Conversations" in Personio e definire i diritti di accesso appropriati. Gli amministratori hanno accesso a questo ruolo per impostazione predefinita e quindi non devono autoassegnarsi il ruolo.
Se la responsabilità dell'implementazione è di qualcun altro all'interno dell'azienda, l'amministratore dovrà assegnargli il ruolo. Questa persona collaborerà strettamente con Personio durante tutta la configurazione, sarà il primo esperto a essere nominato e dovrà eseguire tutti i compiti elencati di seguito.
Nota
Per attivare Personio Conversations per la prima volta, l'amministratore deve fare clic sulla sezione Conversations nella barra di navigazione principale di Personio. Così facendo completerà l'impostazione iniziale.
Gestire gli attributi dipendente visibili nella scheda Richiedente
In Conversations, la scheda Richiedente all'interno di una richiesta fornisce all'esperto informazioni sul richiedente. Queste informazioni sono tratte dal profilo dipendente del richiedente in Personio e si basano sugli attributi dipendente.
Questi attributi includono quelli preimpostati, tra cui il nome del richiedente, il suo stato, i dettagli di contatto, il ruolo e il dipartimento. È inoltre possibile inserire un elenco di altri attributi, compresi quelli personalizzati, tramite le credenziali API in Personio, al fine di rendere tali attributi visibili nella scheda Richiedente.
Nota
Inserisci solo gli attributi che vuoi rendere visibili nella scheda Richiedente. Così facendo, chi ha il ruolo di esperto non potrà vedere le informazioni sensibili dei dipendenti. Alcuni attributi, come le coordinate bancarie, non possono essere trasferiti tramite le credenziali API.
Per gestire gli attributi dipendente visibili nella scheda Richiedente e per garantire la privacy dei dati, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Integrazioni > Credenziali API e fai clic su Conversations.
- In Attributi leggibili dei dipendenti, fai clic sul menu a discesa per visualizzare l'elenco completo degli attributi dipendente.
- Seleziona gli attributi che vuoi trasferire su Conversations. Questi attributi appariranno nella scheda Richiedente.
- Fai clic su Crea.
Definire le preferenze linguistiche
La lingua in cui comparirà il tuo account Conversations dipende dalle preferenze impostate su Personio (puoi definire le tue preferenze di lingua su Personio tramite le Impostazioni personali). Ciò significa che, se su Personio hai definito la lingua preferita come tedesco, anche il tuo account Conversations verrà visualizzato in tedesco.
Anche la lingua del chatbot Conversations in Microsoft Teams e Slack si basa sulle preferenze linguistiche personali di Personio. Ad esempio, se un richiedente utilizza Slack in inglese ma Personio in tedesco, il chatbot risponderà in tedesco.
Suggerimento
Quando si passa da una lingua all'altra su Personio, il cambiamento non è sempre immediato in Conversations o nel chatbot. Prova ad aggiornare la pagina o a controllare più tardi.
Fase 3: Assegnare i ruoli e creare i team
Il primo esperto deve eseguire le seguenti operazioni:
- Assegnare il ruolo di "Esperto di Conversations" a tutti gli altri esperti. Nota: solo chi ha accesso come amministratore può assegnare ruoli.
- Creare i primi team. Suggerimento: dopo aver integrato Slack (vedere l'ultimo passaggio), puoi aggiungere i canali Slack associati ai team pertinenti utilizzando la funzione di modifica team.
- Modificare i team: aggiungere e rimuovere membri, modificare gli orari di lavoro e assegnare categorie ai team.
- Creare stati delle richieste personalizzati.
- Impostare gli SLA.
Note
▶ Quando si imposta Conversations, tutti i dipendenti di Personio verranno trasferiti, compresi quelli inattivi. Tuttavia, non verrà inviata alcuna e-mail o notifica tranne nel caso in cui venga richiesta un'approvazione.
Fase 4: integrare Slack o Microsoft Teams
Una volta acquisita familiarità con Conversations, puoi impostare l'integrazione con Slack o Microsoft Teams. (Potrebbe essere necessario coordinarsi con il tuo reparto IT). Ora puoi iniziare a rispondere alle richieste inviate tramite Slack o Microsoft Teams.
Nota
Quando si configura Slack o Microsoft Teams, tutti i contatti esistenti vengono trasferiti su Personio Conversations, compresi quelli esterni all'organizzazione. Tuttavia, non verrà inviata alcuna e-mail o notifica tranne nel caso in cui venga richiesta un'approvazione.
Suggerimento
L'integrazione con Slack o Microsoft Teams è fortemente consigliata, ma non è un prerequisito per l'utilizzo di Conversations, poiché la posta elettronica è abilitata per impostazione predefinita.