Questo articolo spiega come organizzare e dare priorità alle richieste in Personio Conversations, nonché come gestire le notifiche e impostare stati di richiesta personalizzati.
Organizzare e dare priorità alle richieste
Conversations offre funzionalità avanzate di organizzazione e definizione delle priorità delle richieste.
Per accedere alle richieste dei dipendenti, fai clic su Conversations nella barra di navigazione principale di Personio. Conversations si aprirà in una nuova finestra. Vai su Lavoro > Richieste. La barra laterale di sinistra consente di avere una panoramica di tutte le richieste, di quelle non assegnate e di quelle assegnate a te.
Ogni team avrà la propria dashboard personalizzata, basata sulle richieste assegnate specificamente al proprio team.
È possibile eseguire le seguenti operazioni:
- Assegnare le richieste a esperti specifici o riassegnare le richieste ad altri team.
- Filtrare e ordinare le richieste in base a diversi criteri, come priorità, categoria, stato di avanzamento e data di scadenza.
- Personalizzare il modo in cui le richieste vengono presentate, ad esempio all'interno di un pannello kanban.
- Salvare la propria visualizzazione personalizzata, in base a come vengono filtrate e ordinate le richieste.
- Raggruppare le richieste correlate tra i vari team in progetti e indicare lo stato di avanzamento di questi progetti.
Notifiche
Puoi tenere traccia delle richieste in modo più efficiente assicurandoti che le notifiche siano impostate correttamente. Per gestire le notifiche, vai su Conversations > Impostazioni > Account > Notifiche.
Puoi configurare quali notifiche ricevere e attivare le notifiche del browser per ricevere le notifiche push.
Inoltre, è possibile specificare se desideri ricevere le notifiche tramite Slack, Microsoft Teams o e-mail se il browser non è aperto.
Note
▶︎ Poiché ciascun browser ha impostazioni specifiche, dovrai verificare manualmente come appariranno le notifiche.Lo stesso vale per le piattaforme di comunicazioni esterne come Slack e Microsoft Teams.▶︎ Le notifiche vengono inviate ogni 30 minuti. Le richieste aperte o riassegnate durante questa finestra non verranno inviate.
Gestire le richieste archiviate
Quando una richiesta archiviata riceve una risposta di follow-up, il ticket non torna automaticamente nella casella di posta in arrivo delle Richieste. Se desideri che la richiesta torni nella tua posta in arrivo, devi modificare lo stato.
Gestire l'accesso alle richieste
Quando assegni una richiesta a un altro team, non avrai più accesso a quel ticket. Se desideri vedere i ticket di altri team, procedi in uno dei seguenti modi:
- Richiedi di essere aggiunto in CC per mantenere la richiesta nella tua posta in arrivo
- Usa la funzione @
- Chiedi al team di spostare nuovamente la richiesta
Attività in Personio
Riceverai le attività relative alle richieste in Conversations direttamente nell'account Personio. Queste appaiono nella dashboard (sotto Attività) e nella Posta in arrivo. In questo modo otterrai una panoramica completa di tutte le attività in Personio e non dovrai passare continuamente da Conversations a Personio e viceversa.
Nota
Le notifiche della dashboard e della Posta in arrivo si aggiungono alle e-mail e alle notifiche Slack o Microsoft Teams già esistenti.
La tabella seguente mostra i tipi di attività visibili in Personio, a seconda del ruolo dell'utente.
| Ruolo | Attività in Personio | Azione necessaria |
| Esperti | Richieste di approvazione in sospeso | Aprire la pagina di approvazione in una nuova scheda |
| Menzioni da parte di altri esperti | Aprire i dettagli della richiesta in una nuova scheda in Conversations | |
| Notifiche sulle nuove richieste create e sulle richieste assegnate all'utente. (Nota: queste notifiche saranno ricevute in blocchi e non per richieste singole). | Aprire i dettagli della richiesta in una nuova scheda in Conversations | |
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Notifiche sulle richieste aggiornate |
Aprire i dettagli della richiesta in una nuova scheda in Conversations | |
| Richiedenti e altri dipendenti | Moduli in sospeso | Aprire la pagina di invio del modulo in una nuova scheda |
|
Richieste di approvazione in sospeso |
Aprire la pagina di approvazione in una nuova scheda |
Ogni attività nella dashboard e nella Posta in arrivo di Personio include il nome e l'avatar della persona che ha avviato l'azione. Ad esempio, nel caso di una richiesta di approvazione, verranno visualizzati il nome e l'avatar della persona che chiede l'approvazione.
Stati delle richieste personalizzati
Puoi creare stati delle richieste personalizzati per i singoli team. In questo modo potrai fornire un contesto più ampio sulla fase in cui si trova una richiesta e creare stati specifici per i processi univoci di ciascun team. Ad esempio, il team che si occupa di ordinare le forniture per l'ufficio potrebbe avere uno stato personalizzato denominato "In attesa di consegna" e il team responsabile della concessione degli straordinari potrebbe averne uno denominato "In attesa di approvazione".
Il ciclo di vita di una richiesta prevede quattro fasi, ognuna delle quali ha uno stato predefinito che non può essere modificato o eliminato. La tabella riportata qui sotto mostra ciascuna di queste quattro fasi con il relativo stato predefinito, oltre a un esempio di stato personalizzato per quella determinata fase.
| Fase | Proprietà della fase | Stato predefinito (non può essere eliminato o modificato) | Esempio di stato personalizzato |
| Non iniziata | - | Da fare | "Rimanda al secondo trimestre" |
| Iniziata | Se disponi di uno SLA, il conto alla rovescia viene avviato quando la richiesta viene spostata in questa fase. | In corso | "In fase di revisione" |
| In attesa | Tutti gli stati che si trovano nella fase In attesa mettono in pausa il conto alla rovescia per l'obiettivo SLA Tempo di risoluzione. | In attesa | "In attesa della consegna" |
| Completato |
Tutti gli stati che si trovano nella fase Finita spostano la richiesta nell'Archivio. Il dipendente viene avvisato solo quando la richiesta passa allo stato predefinito Risolta. |
Risolta | "Merce ricevuta" |
Crea stati delle richieste personalizzati
Per personalizzare gli stati delle richieste, procedi come segue:
- In Conversations, vai su Impostazioni > Impostazioni del team > Stato della richiesta.
Nota:
Se fai parte di più team, assicurati di aver selezionato il team corretto. Puoi passare da un team all'altro facendo clic sul nome del team nella parte superiore della pagina Stati della richiesta. - Fai clic su +Aggiungi stato richiesta in fondo alla pagina.
- Scegli un nome per lo stato personalizzato, seleziona la fase appropriata dal menu a discesa e scegli un colore.
- Fai clic su Aggiungi stato.
Note:
▶︎ Puoi eliminare uno stato personalizzato, ma solo quando non ci sono richieste attive assegnate. Questo non include le richieste archiviate.
▶︎ Se sposti una richiesta a un altro team, alla richiesta verrà assegnato lo stato predefinito nella stessa fase.
La funzionalità attività
Nota
Le attività sono visibili a tutti gli esperti del team a cui è assegnata la richiesta. Chiunque all'interno del team potrà contrassegnare l'attività come completata.
Se una richiesta coinvolge più attività, puoi utilizzare la funzionalità attività per garantire che niente venga trascurato.
Per aggiungere un'attività a una richiesta, procedi come segue:
- Apri la richiesta in questione su Conversations.
- Fai clic sull'icona del fulmine
nella parte superiore della pagina di richiesta.
- Nella finestra di dialogo che comparirà, inserisci le istruzioni per l'attività.
- Fai clic su Aggiungi.
Per risolvere un'attività, vai sulla barra blu nella parte superiore della richiesta e fai clic su Completata.
Dove appaiono le attività?
- Le attività in sospeso appaiono come una barra blu nella parte superiore della richiesta.
- Le attività risolte appaiono come un riquadro blu nel corpo della richiesta. Non saranno visibili al richiedente.
- Nella panoramica delle richieste, le richieste che hanno un'attività in sospeso mostreranno un pulsante giallo: Azione necessaria .
Maggiori informazioni
Ulteriori informazioni sono disponibili nei seguenti articoli.