In questo articolo, imparerai a conoscere i tipi di utenti di Personio Conversations, come vengono assegnate le funzioni e come coinvolgere gli utenti esterni.
Tipi di utenti in Personio Conversations
Conversations distingue due tipi principali di utenti: esperti e richiedenti.
Esperto
Un esperto in genere è un membro di un team coinvolto nella fornitura di servizi interni, che riceve e gestisce le richieste dei dipendenti. Di solito si tratta un membro dei team HR, Finanza, Legale, IT o Management a cui è stato assegnato il ruolo di esperto e che può accedere a Conversations dalla barra di navigazione principale ogni volta che si connette a Personio.
Richiedente
Note
▶︎ Quando un richiedente invia una richiesta, i suoi dati appaiono nella scheda Richiedente del ticket risultante. In questo modo l'esperto può visualizzare informazioni quali il nome, il ruolo, il dipartimento e così via. Puoi fare clic sul link del nome del dipendente per accedere facilmente al suo profilo in Personio.
▶︎ Gli attributi dipendente visualizzati nella scheda Richiedente dipendono da quelli attualmente selezionati tramite le credenziali API di Personio. Per gestire gli attributi visibili nella scheda Richiedente e per garantire la privacy dei dati, consulta il nostro articolo su come implementare Conversations.
Un richiedente è una persona che invia richieste a Conversations, ma non ne riceve né gestisce. In sostanza, si tratta della maggior parte dei dipendenti di altri dipartimenti. Conversations si integra in Slack e Microsoft Teams (l'e-mail è attivata per impostazione predefinita), fornendo ai richiedenti un unico punto di contatto e consentendo loro di presentare le richieste come sono più abituati.
Cambia i richiedenti
Per modificare i richiedenti, vai sul ticket e poi su richiedente. I richiedenti modificati vengono registrati nel ticket di Conversations.
Impostare le funzioni Esperto e Richiedente
Nota
Quando si imposta Conversations, tutti i dipendenti di Personio verranno trasferiti, compresi quelli inattivi. Inoltre, quando si integra Slack o Microsoft Teams, tutti i contatti esistenti vengono trasferiti su Conversations, compresi quelli esterni all'organizzazione. Questi utenti appariranno in Conversations ma non riceveranno alcuna e-mail o notifica, tranne nel caso in cui venga richiesta un'approvazione.
Durante il processo di impostazione di Conversations, l'amministratore dovrà creare un ruolo dipendente personalizzato "Esperto di Conversations" nelle impostazioni di Personio. Potrà assegnare questo ruolo dipendente a tutti gli utenti (gli esperti) che si occuperanno delle richieste dei dipendenti. L'amministratore ha accesso al ruolo dipendente "Esperto di Conversations" per impostazione predefinita. Impara a creare un ruolo personalizzato per i dipendenti.
Ogni dipendente verrà assegnato automaticamente come richiedente dopo l'implementazione di Conversations.
La tabella che segue mostra come vengono assegnate le due funzioni e i diritti di accesso per ciascuna.
| Funzione | Assegnato da | Diritti |
| Esperto |
Il primo esperto: questa persona sarà probabilmente l'amministratore con accesso predefinito a Conversations Tutti gli altri esperti: dall'Amministratore / primo esperto |
L'esperto ha accesso a Personio Conversations, può creare e modificare i team e può aggiungere nuovi esperti
|
| Richiedente | Automaticamente |
Il richiedente può inviare richieste tramite Slack, Microsoft Teams ed e-mail |
Assegnare il ruolo di esperto
Nota
Quando si imposta Conversations, l'amministratore deve creare un ruolo dipendente personalizzato denominato "Esperto di Conversations" e definire i diritti di accesso come "Visualizzazione: Tutti" nella sezione Conversations. Impara a creare un ruolo personalizzato per i dipendenti.
Per assegnare il ruolo di esperto a un dipendente, segui queste fasi:
- Aggiungi il dipendente pertinente al ruolo dipendente personalizzato "Esperto Conversations" nelle impostazioni di Personio.
- Una volta assegnato al dipendente il ruolo in Personio, è necessario invitarlo come utente in Conversations. Vai su Conversations nella barra di navigazione principale di Personio. Conversations si aprirà in una nuova finestra.
- In Conversations, vai su Impostazioni > Utenti > Invita utenti.
Una volta accettato l'invito, il dipendente avrà accesso a Conversations in Personio e potrà gestire le richieste.
Coinvolgere utenti esterni nelle richieste
Conversations consente di coinvolgere utenti esterni come collaboratori temporanei nelle risposte e nelle note interne. Per saperne di più, consulta l'articolo Panoramica di Personio Conversations alla voce Collaborazioni esterne.
Conversations consente anche di comunicare con gli utenti che non hanno un indirizzo e-mail aziendale. Ad esempio, se un utente esterno invia un'e-mail al dominio aziendale, è possibile convertirla in una richiesta in Conversations. Le richieste possono essere ricevute anche da collaboratori esterni che abbiano accesso al tuo spazio di lavoro Slack.
Maggiori informazioni