In questo articolo scoprirai come creare e inviare moduli in Personio Conversations e che vantaggi hanno per i team di assistenza interni.
Che cosa sono i moduli?
I moduli di Conversations consentono di rispondere a una richiesta con una serie di domande predefinite. In questo modo puoi raccogliere tutte le informazioni necessarie in un paio di clic.
Dopo che un richiedente ha completato un modulo, puoi visualizzare le risposte all'interno della richiesta e scaricarle come file CSV.
La funzionalità Moduli è particolarmente utile per gestire le richieste che richiedono sempre le stesse informazioni iniziali, ad esempio per l'aggiornamento dell'hardware, la partecipazione a eventi e così via.
Come creare un modulo
Suggerimento
Quando crei un nuovo modulo, questo viene automaticamente assegnato al team di cui fai parte. Se fai parte di più team, verrà assegnato a quello attualmente selezionato.
I nuovi moduli possono essere configurati in due modi diversi: dall'interno di una richiesta e dalla pagina dei moduli.
1. All'interno di una richiesta
Per creare un modulo all'interno di una richiesta, procedi come segue:
- Fai clic sul pulsante Rispondi a sinistra della barra dei messaggi e seleziona Modulo dal menu a discesa.
- Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona + Crea modulo per creare un nuovo modulo.
- Scegli un nome per il modulo, aggiungi un messaggio introduttivo e inserisci delle domande. Queste fasi sono descritte in dettaglio nelle sezioni che seguono.
- Una volta aggiunte le domande, fai clic su Completato.
2. Dalla pagina Moduli
Per creare un modulo dalla pagina Moduli, procedi come segue:
- Vai su Gestione > Moduli.
- Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona + Crea modulo per creare un nuovo modulo.
- Scegli un nome per il modulo, aggiungi un messaggio introduttivo e inserisci delle domande. Queste fasi sono descritte in dettaglio nelle sezioni che seguono.
- Una volta aggiunte le domande, fai clic su Completato.
Sia che tu stia creando il modulo per utilizzarlo subito, sia che lo stia preparando per un secondo momento, le fasi principali della procedura sono tre: prima devi scegliere un nome, preparare un messaggio introduttivo e infine aggiungere le domande.
Nome del modulo
Per prima cosa dovrai scegliere un nome per il modulo. Questo nome sarà visibile ai dipendenti, quindi scegli qualcosa che abbia senso anche per loro.
Messaggio introduttivo
La fase successiva è quella di redazione del messaggio introduttivo, che serve come anteprima del messaggio che viene inviato al richiedente via e-mail, su Slack o su Microsoft Teams.
Questo campo può essere utilizzato per spiegare di cosa tratta il modulo e per evidenziare eventuali informazioni o documenti speciali che chi ha inoltrato la richiesta potrebbe dover fornire.
Il testo (così come i titoli delle domande) è testo normale, ma è possibile aggiungere interruzioni di riga premendo Maiusc + Invio.
Tipi di domande
La fase finale è quella in cui si aggiungono le domande. Puoi aggiungere al modulo tutte le domande che vuoi, ma ti consigliamo di limitarle a non più di sette. Per specificare se una domanda è obbligatoria, spunta la casella di controllo Obbligatorio.
Puoi scegliere tra diversi tipi di domande a seconda delle tue esigenze. Per esempio:
- Testo breve
- Testo lungo
- URL
- Numero
- Data
- Menu a discesa
- Allegato
Come inviare un modulo
Una volta creato un modulo, puoi includerlo nelle risposte ai richiedenti. I moduli appariranno come normali risposte nel canale scelto dal richiedente (e-mail, Slack o Microsoft Teams). La risposta include il messaggio introduttivo e un link alla versione online del modulo.
Suggerimento
Il richiedente riceverà anche una notifica sul modulo nel proprio account Personio. La notifica apparirà nella Dashboard (sotto Attività) e nella Posta in arrivo e includerà il nome dell'esperto che gestisce la richiesta, il titolo della richiesta, un link alla richiesta originale e un link per compilare direttamente il modulo.
Per inviare un modulo, segui i passaggi riportati sotto:
- Vai alla barra dei messaggi in fondo alla richiesta.
- Fai clic su Rispondi > Modulo.
- Seleziona il modulo che vuoi inviare.
Suggerimento: puoi fare clic su Anteprima per vedere quali domande sono presenti nel modulo prima di selezionarlo. - La barra dei messaggi viene riempita automaticamente dal messaggio introduttivo, che può essere modificato secondo necessità.
- Fai clic su Invia risposta.
Gestire le risposte ai moduli
Una volta che il richiedente ha inviato le proprie risposte, riceverai una risposta automatica all'interno della richiesta, in cui si attesta che il richiedente ha completato il modulo. Da qui puoi anche visualizzare in anteprima le risposte e scaricarle come file CSV.
Se hai inviato un modulo a più dipendenti, puoi scaricare le risposte in blocco andando su Gestione > Moduli e selezionando Scarica risposte a destra del modulo in questione.
Vantaggi della funzionalità Moduli
- Ti fa risparmiare tempo, eliminando la necessità di lunghe conversazioni.
- In questo modo il richiedente può fornire più facilmente tutte le informazioni corrette.
- Ti permette di raccogliere e organizzare informazioni su larga scala.
Maggiori informazioni
Ulteriori informazioni su Personio Conversations sono disponibili nei seguenti articoli.