Questo articolo spiega come invitare i partecipanti alle sessioni di formazione, monitorare lo stato dell'invito e informare i partecipanti su eventuali modifiche, senza la necessità di ulteriori strumenti ed elenchi esterni.

Puoi scegliere tra i seguenti argomenti:

• Come invitare partecipanti alle sessioni di formazione
• Come monitorare lo stato dell'invito
• Come informare i partecipanti invitati dei cambiamenti

Nota: queste funzionalità sono disponibili solo per gli amministratori e i dipendenti con diritti di modifica nella sezione Formazione dell'area Performance & sviluppo.

Invitare partecipanti a una sessione di formazione

Nei tre scenari che seguono, spiegheremo come invitare i partecipanti alle sessioni di formazione, a seconda delle condizioni. Per prima cosa, vai su Formazione. In Catalogo dei corsi, fai clic sul titolo del corso che desideri aprire, quindi fai clic sulla freccia sulla destra della sessione di interesse. 

Invitare tutti i partecipanti che non sono ancora stati invitati

Scenario: hai appena creato una nuova sessione di formazione e hai aggiunto i partecipanti. Lo stato dell'invito viene visualizzato come Non inviato per tutti i partecipanti. Ora devi inviare un invito a tutti i partecipanti. 

Procedi come segue: fai clic su Invia inviti. Comparirà una finestra di dialogo per informarti che sarà spedito un invito standardizzato tramite e-mail al numero aggiunto di partecipanti, con il programma e la descrizione della sessione. Fai clic su Invia inviti per confermare.

Note:
▶︎ Nel caso in cui abbia già inviato l'invito ad alcuni partecipanti in precedenza, questi saranno esclusi dall'elenco degli indirizzi e-mail.
▶︎ L'e-mail conterrà un allegato iCal con cui i partecipanti potranno confermare o rifiutare la loro presenza e aggiungere l'evento al calendario. Se utilizzi Outlook, assicurarti di attivare le risposte via e-mail.
▶︎ Se i partecipanti rifiutano di partecipare a una sessione aperta all'iscrizione autonoma, fanno comunque parte della sessione e occupano un posto ciascuno. Per liberare i loro posti è necessario rimuoverli dalla sessione, oppure devono annullare la loro partecipazione alla voce Formazione > La mia formazione > Corsi pianificati.
 

Invitare partecipanti specifici

Scenario: hai mandato l'invito ai partecipanti della sessione e in seguito ne hai aggiunti degli altri. Desideri mandare un invito ai nuovi partecipanti.

Suggerimento
Se si desidera visualizzare tutti i partecipanti con uno specifico stato di invito, è possibile utilizzare il menu a discesa sopra la dashboard della sessione per filtrare l'elenco.

Procedi come segue: attiva la casella di controllo accanto al nome dei partecipanti che desideri invitare. Fai clic su Invia inviti. Comparirà una finestra di dialogo per informarti che sarà spedito un invito standardizzato tramite e-mail al numero aggiunto di partecipanti, con il programma e la descrizione della sessione. Fai clic su Invia inviti per confermare.

Note
▶︎ L'e-mail conterrà un allegato iCal con cui i partecipanti potranno confermare o rifiutare la loro presenza e aggiungerla al calendario. Se utilizzi Outlook, assicurarti di attivare le risposte via e-mail.
▶︎ Se i partecipanti rifiutano di partecipare a una sessione aperta all'iscrizione autonoma, fanno comunque parte della sessione e occupano un posto ciascuno. Per liberare i loro posti è necessario rimuoverli dalla sessione, oppure devono annullare la loro partecipazione alla voce Formazione > La mia formazione > Corsi pianificati. 

Inviare e rinviare un invito a tutti i partecipanti 

Scenario: hai mandato l'invito ai partecipanti della sessione e in seguito ne hai aggiunti degli altri. Desideri invitare i nuovi partecipanti e mandare un promemoria ai partecipanti che non hanno ancora risposto al precedente invito via e-mail.

Suggerimento
Se si desidera visualizzare tutti i partecipanti con uno specifico stato di invito, è possibile utilizzare il menu a discesa sopra la dashboard della sessione per filtrare l'elenco.

Procedi come segue: attiva la casella di controllo accanto al nome dei partecipanti a cui desideri inviare o rinviare l'invito. Fai clic su Invia inviti. Comparirà una finestra di dialogo per informarti che sarà spedito un invito standardizzato tramite e-mail a un certo numero di partecipanti (e a quanti partecipanti verrà inviato di nuovo) con il programma e la descrizione della sessione. Fai clic su Invia inviti per confermare.

Nota
▶︎ L'e-mail conterrà un allegato iCal con cui i partecipanti potranno confermare o rifiutare la loro presenza e aggiungerla al calendario. Se utilizzi Outlook, assicurarti di attivare le risposte via e-mail.
▶︎ Se i partecipanti rifiutano di partecipare a una sessione aperta all'iscrizione autonoma, fanno comunque parte della sessione e occupano un posto ciascuno. Per liberare i loro posti è necessario rimuoverli dalla sessione, oppure devono annullare la loro partecipazione alla voce Formazione > La mia formazione > Corsi pianificati.
 

Monitorare lo stato dell'invito

Una volta che gli invitati iniziano a rispondere, puoi visualizzare le risposte alla voce Stato invito. Per controllare lo stato dell'invito, vai su Formazione. In Catalogo dei corsi, fai clic sul titolo del corso che vuoi inserire e fai clic sulla sessione di formazione corrispondente. Nella colonna Stato invito, vedrai uno dei seguenti stati:

• Non inviato: l'invito non è ancora stato inviato
• In attesa di risposta: il partecipante non ha ancora risposto
• Accettato
• Rifiutato
• Accettato in via provvisoria

Suggerimenti:
▶︎ Quando passi il cursore sullo stato, compare un tooltip che spiega cosa significa e indica la data di invio dell'invito o di risposta del partecipante.
▶︎ Nella colonna Stato presenze è possibile monitorare le presenze dei partecipanti dopo la sessione di formazione.
▶︎ Se vuoi visualizzare tutti i partecipanti con uno specifico stato dell'invito, puoi utilizzare il menu a discesa sopra la dashboard della sessione per filtrare l'elenco.Una volta terminato l'evento, è possibile filtrare l'elenco in base allo stato di partecipazione.

Informare i partecipanti delle modifiche

Se è necessario modificare la data o l'orario della sessione di formazione, annullare una sessione con partecipanti invitati o rimuovere un partecipante invitato da una sessione, i partecipanti saranno informati.

▶ Se annulli una sessione o rimuovi un partecipante, i partecipanti interessati riceveranno un'e-mail automatica sull'annullamento della sessione di formazione.

▶︎ Se modifichi la data o l'ora di una sessione, tutti gli invitati riceveranno un'e-mail automatica con l'invito aggiornato. Lo stato dell'invito verrà modificato in Attesa di risposta.

Suggerimento
Per ulteriori informazioni sull'eliminazione o l'annullamento di una sessione, sulla rimozione dei partecipanti e sulla modifica delle sessioni, consulta l'articolo Gestione di corsi e sessioni.