La pianificazione colloqui intelligente rende più facile trovare un orario adatto per i responsabili dei colloqui e i candidati. Scopri come impostare la disponibilità del calendario personale, inviare un link e alcune migliori prassi. 

Nota:
questa funzionalità è disponibile solo se hai integrato il calendario aziendale (Google Calendar, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange) con Personio. Scopri come configurare l'integrazione del calendario aziendale.

Impostare la disponibilità sul calendario

Le date e gli orari visualizzati dai candidati sono una combinazione delle tue disponibilità. Proviene dal tuo calendario esterno e dal calendario dei colloqui (in Impostazioni personali). I candidati possono vedere solo le date disponibili per i prossimi trentacinque giorni. Inoltre, i giorni festivi del calendario delle assenze di Personio non sono bloccati nel calendario esterno . Devi bloccarli manualmente.

Per configurare la disponibilità per i colloqui nel tuo calendario personale, procedi come segue:

1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra e seleziona Impostazioni personali.
2. Nel menu di sinistra, vai su Disponibilità calendario.
3. Poi seleziona la tua disponibilità settimanale.

4. Gli orari contrassegnati in verde sono quelli disponibili. Quelli in bianco non sono disponibili. Fai clic sugli orari contrassegnati in verde per deselezionarli e fai clic su quelli in bianco per selezionarli. 

Inviare un link di pianificazione intelligente

Per inviare un link di pianificazione intelligente a un candidato, procedi come segue:

1. Vai su Recruiting > Candidature.
2. Inserisci i dati del candidato e vai sulla scheda Colloqui.
3. Fai clic su Pianifica colloquio, seleziona il tipo di colloquio e chi lo terrà.
4. Fai clic su Imposta un link di pianificazione per impostare un intervallo di date entro cui il candidato può scegliere. Puoi anche impostare una durata per il colloquio e aggiungere alcuni periodi di pausa. Questo evita i conflitti e la pianificazione di colloqui consecutivi. 

5. Facoltativo: seleziona un modello di e-mail in Conferma automatica e-mail. Una volta scelta una fascia oraria, i candidati ricevono una conferma con i dettagli del colloquio. Se non hai modelli e-mail, Personio utilizzerà un modello predefinito . La lingua e-mail automatica dipende dalla lingua predefinita della posizione. Non è possibile modificarlo.

   
   
6. Quindi, fai clic fare su Crea link.
7. Configura i dettagli in sospeso, come il metodo del colloquio, la stanza, il modulo di valutazione...
8. Quindi fai clic su Invia un'e-mail candidato e seleziona Inserisci link di pianificazione per inserire il link smart scheduling nel corpo dell'e-mail . Scopri come creare modelli di e-mail. 
   
9. Fai clic su Invia e-mail. Lo stato del colloquio sarà Link di pianificazione inviato.

Ulteriori informazioni su Smart Scheduling

Quando il candidato fa clic sul link contenuto nell'e-mail, viene visualizzato un elenco di giorni e fasce orarie tra cui scegliere. Le fasce orarie visibili ai candidati dipendono da una combinazione di calendari. È una fusione tra la disponibilità del calendario esterno dei partecipanti e del loro calendario Personio:

I fusi orari richiedono aggiornamenti manuali. Se non ci sono fasce orarie disponibili, i partecipanti devono verificare il proprio fuso orario nel calendario. Per farlo, può accedere alle proprie impostazioni (Impostazioni personali > Disponibilità calendario).

Una volta selezionato uno slot, il candidato e i partecipanti ricevono un'e-mail di conferma. Lo stato del colloquio cambierà in Pianificato. La lingua e-mail dipende dalla lingua del lavoro. Gli utenti non possono personalizzarlo.

Se i candidati non riescono a trovare disponibilità, possono selezionare l'opzione Non posso fare nessuno di questi giorni. L'organizzatore riceve quindi una notifica per inviare nuovamente un nuovo link al candidato.

Caso d'uso

La recruiter Sabrina Smith vuole pianificare un colloquio con la candidato Johanna Blume. Si unirà anche Leon Brink, il team leader del posizione. Sia Sabrina che Leon hanno aggiornato le loro disponibilità nel calendario nelle impostazioni personali.

1. Sabrina crea un colloquio nella candidatura di Johanna e aggiunge Leon come partecipante. Imposta un link di pianificazione, seleziona Zoom come metodo del colloquio e fa clic su Invia e-mail al candidato.

2. Crea un'e-mail con il link di pianificazione e la invia a Johanna.
   Lo stato del colloquio diventa link di pianificazione inviato. Lo stato di Sabrina è In attesa. Lo stato di Johanna e Leon è In attesa di risultato.

3. Johanna riceve l'e-mail con il link e programma il colloquio per il 12 maggio alle 11:30.

4. Johanna, Sabrina e Leon ricevono l'e e-mail di conferma. Contiene il link alla riunione Zoom e un allegato ical con la data e l'ora. Anche Sabrina e Leon ricevono un link alla candidatura su Personio.

5. Sabrina, Leon e Johanna accettano l'allegato ical. Aggiungono il colloquio al proprio calendario. Lo stato del colloquio diventa Pianificato.Lo stato di Sabrina, Johanna e Leon è In attesa.

Best practice