Gestire le assenze calcolate in ore

 

Personio ti consente di tenere traccia delle assenze dei dipendenti in giorni o in ore, a seconda degli standard locali o aziendali da rispettare.

Scegli l'opzione che preferisci quando crei un nuovo tipo di assenza tramite le impostazioni.

Cosa sono le assenze calcolate in ore e qual è la differenza con quelle calcolate in giorni?

Il calcolo delle assenze in giorni ti consente di monitorare assenze di mezza giornata (opzionale) o di una giornata intera.

Il calcolo delle assenze in ore, invece, permette di monitorare:

  • assenze di un'intera giornata (ad es. un'assenza di 8 ore nell'arco di un giorno) come un giorno di ferie. 
  • assenze di più giorni (ad esempio, un'assenza di 8 ore nel corso di due giorni o, in altre parole, un'assenza che inizia alle 13:00 e termina alle 12:00 del giorno dopo).
  • assenze parziali (ad es. un'assenza di 2 ore nell'arco di un giorno) come un permesso per un appuntamento medico o un'assenza improvvisa dovuta a un imprevisto urgente.

Suggerimento
La durata netta delle assenze calcolate in ore viene conteggiata in base alle ore lavorate dai dipendenti in relazione ai loro orari di lavoro durante il periodo di assenza. Ad esempio, se un determinato giorno un dipendente deve lavorare 4 ore, un'assenza di quattro ore equivarrà a un'assenza per l'intera giornata calcolata in ore.

 

Come funziona

Creare un tipo di assenza calcolato in ore

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  1. Vai su Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Assenze, inserisci un nome per il tipo di assenza e fai clic sull'icona Grey.png.
  2. Seleziona un colore e una categoria da inserire nel calendario per il tipo di assenza.
  3. Seleziona Ore nella sezione Unità di tempo. Tieni presente che, una volta creato il tipo di assenza, non sarà più possibile modificare l'unità di tempo.
  4. Scegli se i dipendenti devono caricare un certificato quando richiedono questo tipo di assenza.
  5. Scegli se i dipendenti che sostituiscono qualcuno possono richiedere questo tipo di assenza.
  6. Definisci come conteggiare la durata effettiva delle assenze calcolate in ore (inclusi o esclusi i fine settimana e i giorni festivi) nell'opzione Impostazioni di validità.
  7. Definisci se il tempo calcolato tramite la scheda Presenze durante questo tipo di assenza vada considerato come orario di lavoro e quindi come straordinario.
  8. Fai clic su Aggiungi tipo di assenza per salvare le impostazioni.

Suggerimento
I dipendenti devono disporre almeno dei diritti di visualizzazione per vedere quel tipo di assenza in Profilo dipendente > Assenze e dei diritti di proposta per poterlo richiedere in Profilo dipendente > Assenze.

Inoltre, i dipendenti devono disporre di diritti di accesso separati per vedere le assenze dei colleghi nel loro calendario aziendale. Ulteriori informazioni sono disponibili in questo articolo.

 

Creare una politica di accumulo per un tipo di assenza calcolato in ore

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  1. Vai su Impostazioni > Ore d lavoro e assenze > Assenze e seleziona il tipo di assenza creato nel passaggio precedente.
  2. Scorri verso il basso e fai clic su Crea politica di accumulo.
  3. Nelle Impostazioni generali, inserisci un nome per la politica, scegli se far iniziare l'anno di accumulo il 1° gennaio o all'anniversario di lavoro del dipendente ogni anno e inserisci il diritto annuale in ore.
  4. In Concessione, definisci le regole per concedere il diritto tutto insieme (il primo gennaio o il giorno dell'anniversario lavorativo del dipendente, a seconda dell'anno di accumulo impostato nella fase precedente) o in quote mensili (all'inizio o alla fine di ogni mese di lavoro).
  5. In Inizio/fine dell'impiego, definisci la regola di ripartizione proporzionale applicabile per Inizio dell'impiego e Fine dell'impiego. 
  6. Nel Riporto delle ferie, indica se i dipendenti saranno in grado di trasferire il loro diritto all'anno successivo e, in caso affermativo, di quante ore e per quanto tempo.
  7. Nella sezione Regole basate sull'anzianità, decidi se desideri far aumentare automaticamente il diritto annuale del dipendente in base agli anni di lavoro svolti in azienda. Se sì, definisci la frequenza (solo una volta o una volta ogni tot anni), il numero di ore concesse e anche il momento della concessione (il giorno dell'anniversario di lavoro o all'inizio del periodo di accumulo dopo l'anniversario di lavoro).
  8. In Riepilogo, verifica che la configurazione sia corretta e fai clic su Conferma e crea.

 

Assegnare una politica di accumulo per un tipo di assenza calcolato in ore

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      1. Vai alla Lista dipendenti direttamente dall'impostazione della politica o facendo clic sull'icona Employees.png.
      2. Seleziona tutti i dipendenti a cui vuoi assegnare la politica di accumulo e fai clic su Azioni > Modifica politica di accumulo.
      3. Scegli il tipo di assenza calcolato in ore e seleziona la politica di accumulo che desideri assegnare, nonché la data di entrata in vigore.
      4. Conferma facendo clic su Aggiorna politica.
        In alternativa, puoi anche assegnare una politica di accumulo direttamente dal profilo del dipendente. 
        1. Cerca il dipendente che ti interessa e vai su Profilo dipendente > Assenze
        2. Scegli il tipo di assenza calcolato in ore nella colonna di destra e fai clic su Imposta politica ora. 
        3. Seleziona la Politica di accumulo che desideri assegnare e la data di entrata in vigore sotto Data di applicazione
        4. Conferma facendo clic su Aggiorna politica.

 

Convertire gli straordinari in saldo delle assenze calcolate in ore

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  1. Vai su Profilo dipendente > Presenze > Straordinario e ore di deficit.
  2. Fai clic sull'icona dei tre puntini nel widget e quindi su Più dettagli.
  3. Fa clic su Converti straordinario in riposo compensativo per aprire una nuova finestra.
  • Il saldo attuale degli straordinari del dipendente verrà visualizzato in alto.
  • Alla voce Converti lo straordinario in, seleziona il tipo di assenza pertinente calcolato in ore.
  • Alla voce Data di inizio, inserisci la data di entrata in vigore della modifica.
  • Alla voce Ore di straordinario da convertire, inserisci il numero di ore di straordinario da convertire.
  • Alla voce Fattore di conversione, determina quante ore di straordinario corrispondono a un'ora di permesso. 
  • Alla voce Riposo compensativo, vedrai il numero di nuove ore di permesso di cui il dipendente potrà godere.
  1. Fai clic su Converti per apportare la modifica.
  2. Vai su Profilo dipendente > Assenze e fai clic sull'assenza pertinente calcolata in ore per visualizzare il nuovo saldo assenze nella sezione Diritto.

 

Creare report personalizzati che includano tipi di assenze calcolati in ore 

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      1. Vai a Report > Report personalizzati > Crea un report personalizzato.
      2. Aggiungi un nome e una descrizione per il nuovo report personalizzato.
      3. Scegli il tipo di Intervallo di tempo e seleziona una data.
      4. Aggiungi gli attributi che ti interessano come colonne della tabella.
      5. Aggiungi la sezione attributi COLLEZIONE: TIPO DI ASSENZA (6 COLONNE). Seleziona tutti i tipi di assenza o solo quelli che ti interessano. Questo attributo aggiungerà al report le seguenti colonne per ogni tipo di assenza: Tipo di assenza, ID personalizzato, Data di inizio assenza, Data di fine assenza, Durata dell'assenza (giorni), Durata dell'assenza (ore).
      6. Aggiungi i seguenti attributi dalla sezione ATTRIBUTI ASSENZA: Saldo attuale (ore), Saldo all'inizio del periodo di tempo indicato nel report (ore), Saldo alla fine del periodo di tempo indicato nel report.

 

Importare in blocco periodi di assenza calcolati in ore

  1. Scarica il modello di Excel EN Absence Periods Upload disponibile nella sezione Download di questo articolo. In alternativa, puoi creare un modello (formati supportati: .xlsx, .csv, .xls), che dovrà contenere le stesse otto colonne:

  • Indirizzo e-mail del dipendente, esattamente come memorizzato in Personio
  • Tipo di assenza, esattamente come memorizzato in Personio (incl. maiuscole/minuscole)
  • Data di inizio; nel formato GG.MM.AAAA
  • Data di fine nel formato GG.MM.AAAA
  • Orario di inizio nel formato HH:MM
  • Orario di fine; nel formato HH:MM
  • Mezza giornata il primo giorno; se per il primo giorno risulta un'assenza di mezza giornata (1 per sì, altrimenti lasciare vuoto)
  • Mezza giornata l'ultimo giorno; se per l'ultimo giorno risulta un'assenza di mezza giornata (1 per sì, altrimenti lasciare vuoto)
    1. Compila il modello Excel con le informazioni relative alle assenze in ore dei tuoi dipendenti.

      Nota
      L'orario di inizio e di fine è necessario solo per le assenze parziali calcolate in ore (per esempio, un appuntamento dal medico dalle 10:00 alle 11:00). Queste colonne possono essere ignorate sia per le assenze di un'intera giornata che di più giorni calcolate in ore.

      Nota
      Se copi e incolli i dati in un modello Excel, poi assicurati di modificare il formato delle colonne Orario di inizio e Orario di fine in testo (Tasto destro > Formatta celle > Categoria > Testo).

    2. Vai su Importazioni > Caricamento periodi di assenza e carica il file Excel. 
    3. Assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati su Personio.
    4. Controlla l'anteprima di importazione e, se non ci sono errori, fai clic su Importa.

 

Importare in blocco i saldi di accumulo calcolati in ore

  1. Scarica il modello di Excel EN Accrual Balance Upload disponibile nella sezione Download di questo articolo. In alternativa, puoi creare un modello (formati supportati: .xlsx, .csv, .xls), che dovrà contenere le stesse quattro colonne:

  • Indirizzo e-mail del dipendente; esattamente come salvato su Personio
  • Tipo di assenza, esattamente come memorizzato in Personio (incl. maiuscole/minuscole)
  • Saldo; nel formato GG o HH, a seconda dell'unità di tempo impostata per il tipo di assenza. Se il saldo include anche una mezza giornata o una mezz'ora, deve essere inserito nel formato GG.5 o HH.5.
  • Data del saldo (facoltativo); nel formato GG.MM.AAAA.
      1. Compila il modello Excel con le informazioni relative al saldo di competenza del tuo dipendente.
      2. Vai a Importazioni > Caricamento saldi di accumulo e carica il file Excel. 
      3. Assegna le colonne nel file Excel agli attributi corrispondenti memorizzati su Personio.
      4. Controlla l'anteprima di importazione e, se non ci sono errori, fai clic su Importa.

 

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