Questo articolo contiene tutte le informazioni necessarie per gestire i documenti dei candidati che troverai nella sezione Documenti della scheda Profilo della candidatura. Spiega quali categorie di documenti sono disponibili, come si assegnano documenti a categorie specifiche e come impostare i diritti di accesso per i dipendenti coinvolti nel processo di assunzione. 

Diritti di accesso per i documenti dei candidati

Solitamente, i documenti dei candidati contengono informazioni sensibili che non tutti i dipendenti coinvolti nel processo di recruiting dovrebbero essere in grado di visualizzare o modificare. Puoi utilizzare i ruoli di recruiting per specificare i diritti di accesso per le singole categorie di documenti. Per farlo, vai su Impostazioni > Recruiting > Ruoli > Documenti candidato.

È possibile assegnare diritti di visualizzazione o di modifica; i diritti di modifica includono automaticamente i diritti di visualizzazione. I documenti dei candidati sono organizzati nelle seguenti categorie: 

Le categorie di documenti Offerte, Non classificato e Allegati messaggi in uscita hanno regole speciali.Ulteriori informazioni su questo argomento sono disponibili in Categorie speciali. 

Caratteristiche dei diritti di visualizzazione

Per i diritti di visualizzazione valgono le seguenti regole:

• I diritti di visualizzazione consentono a un dipendente di visualizzare i documenti nella scheda Profilo della candidatura. Non consentono ai dipendenti di caricare documenti o di modificare le categorie di documenti.
• Un dipendente con diritti di visualizzazione può visualizzare gli allegati dei messaggi nella scheda Messaggi della candidatura, a condizione che il suo ruolo di recruiting disponga almeno dei diritti di visualizzazione per i messaggi. 

Caratteristiche dei diritti di modifica

Per i diritti di modifica valgono le seguenti regole:

• Solo i dipendenti che dispongono dei diritti di modifica per almeno una categoria di documenti possono modificare i documenti nella scheda Profilo del candidato.I dipendenti possono anche caricare documenti o modificare le categorie di documenti.
• Un dipendente può assegnare categorie di documenti solo se dispone dei diritti di modifica per le categorie in questione. Se un dipendente dispone dei diritti di visualizzazione ma non di modifica per determinate categorie, queste non saranno selezionabili durante la modifica. 
• I dipendenti con diritti di modifica possono assegnare allegati e-mail alla categoria di documenti pertinente direttamente dalla scheda Messaggi. Per ulteriori informazioni, consulta Gestire categorie di documenti nel profilo del candidato. 

Nota:
▶︎ Se un dipendente con diritti di modifica per una determinata categoria cambia la categoria di un documento in un'altra categoria per la quale non dispone dei diritti di modifica, non potrà annullare la modifica.▶︎ Se il dipendente dispone dei diritti di visualizzazione per la categoria appena assegnata, potrà comunque visualizzare il documento, ma non modificarne la categoria.▶︎ Se non dispone dei diritti di visualizzazione, il documento non sarà più visibile ai dipendenti con quel ruolo di recruiting. 

Categorie speciali: 

Gestire categorie di documenti nel profilo del candidato

Il profilo del candidato consente di caricare nuovi documenti dei candidati e assegnare categorie. Esistono diversi modi per assegnare una categoria ai documenti dei candidati. È possibile farlo tramite la scheda Profilo o la scheda Messaggi. Di seguito troverai una panoramica di entrambe le opzioni. 

Nella scheda Profilo 

1. Vai alla candidatura e seleziona la scheda Profilo.
2. Se il profilo del candidato non contiene ancora documenti, fai clic sul pulsante Carica documenti. Se i documenti sono già stati caricati, clicca sull'icona della penna nella sezione Documenti per accedere alla schermata di caricamento.
3. Quindi, carica i nuovi documenti e seleziona dal menu a discesa la Categoria documento che desideri assegnare al documento.

Note
▶︎ La dimensione massima per ogni documento caricato nel profilo del candidato è di 10 MB.
▶︎ Sono supportati solo i formati PDF e DOCX.

Suggerimento:
se disponi dei diritti di modifica per la categoria, puoi anche assegnare documenti esistenti a una categoria diversa. 

Nella scheda Messaggi

Nella scheda Messaggi potrai visualizzare sia le e-mail in arrivo che tutti i documenti inviati dai candidati come allegati durante il processo di candidatura. Puoi assegnarli a una categoria direttamente da questa scheda. Allo stesso tempo, vengono salvati anche in Documenti nella scheda Profilo.

Note
▶︎ Al relativo ruolo di recruiting devono essere concessi almeno i diritti di visualizzazione per la sezione Messaggi. 
▶︎ Per impostare la categoria di un documento direttamente dalla scheda Messaggi, è necessario disporre dei diritti di modifica per la categoria Non classificato, perché i documenti in entrata dei candidati appartengono automaticamente a questa categoria.

1. Vai alla candidatura e quindi alla scheda Messaggi. 
2. Utilizza il menu a discesa accanto a ciascun documento per assegnare una categoria al file. Se disponi solo dei diritti di visualizzazione, potrai visualizzare il file e il nome del file, ma non potrai assegnargli una categoria.

Suggerimento
Tutti i documenti inviati ai candidati tramite la scheda Messaggi saranno assegnati alla categoria Allegati dei messaggi in uscita. 

Note
▶︎ Il limite delle dimensioni dei documenti allegati è di 10 MB.
▶︎ Sono supportati i seguenti formati: bib, doc, xml, docx, dotx, fodt, html, ltx, txt, odt, ott, pdb, pdf, psw, rtf, sdw, stw, sxw, uot, vor, wps, epub, png, bmp, emf, eps, fodg, gif, jpg, jpeg, met, odd, otg, pbm, pct, pgm, ppm, ras, std, svg, svm, swf, sxd, sxw, tif, tiff, xhtml, xpm, odp, fodp, potm, pot, pptx, pps, ppt, pwp, sda, sdd, sti, sxi, uop, wmf, csv, dbf, dif, fods, ods, ots, pxl, sdc, slk, stc, sxc, uos, xls, xlt e xlsx.
▶︎ Tuttavia, è possibile visualizzare in anteprima nel profilo del candidato solo i seguenti tipi di file: pdf, docx, doc, jpg, png, txt, jpeg, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp e csv.

Specificare le categorie di documenti nel modulo di candidatura

Se utilizzi la Pagina carriere di Personio, puoi consentire ai candidati di assegnare i propri documenti a una categoria quando li caricano nel modulo di candidatura. Per specificare quali categorie sono disponibili come opzioni di caricamento nel modulo di candidatura, segui queste istruzioni:

1. Vai a Impostazioni > Recruiting > Pagina carriere > Impostazioni modulo di candidatura.
2. In Campi per il caricamento dei documenti, troverai CV e Altro come categorie predefinite. 
3. Fai clic su Campi selezionati per attivare altre categorie e stabilire se queste siano obbligatorie per la candidatura.

In alternativa, puoi impostare un modulo di candidatura specifico per una posizione e scegliere quali documenti sono necessari per candidarsi.

Se i candidati usano il modulo di candidatura, vedranno le categorie di documenti che hai specificato al momento del caricamento. I documenti verranno automaticamente assegnati alla categoria scelta dal candidato. Per modificare la categoria del documento nel profilo del candidato in un secondo momento, avrai bisogno dei diritti di modifica per la categoria assegnata al documento.

Suggerimento
Aggiungendo categorie all'API di recruiting, puoi anche inviare documenti categorizzati dalla Pagina carriere della tua azienda. Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata all'Hub per sviluppatori. 

Note 
▶︎ La dimensione massima dei documenti ricevuti tramite il modulo di candidatura è di 20 MB.
▶︎ Sono supportati i seguenti formati: pdf, docx, doc, png, jpg, jpeg, txt, odt, ods, xlsx, rtf, xls, pptx, ppt, gif, tif, tiff, bmp, csv, rar, gz, zip, 7z, mp4, 3gp, mov, avi, wmv.