Quest'articolo si concentra sui flussi di lavoro. Puoi iniziare a creare e monitorare tutti i flussi di lavoro dall'area Automazioni.
Nota:
I vincoli legali di un documento firmato elettronicamente dipendono dalle leggi del tuo Paese. Contatta un avvocato o un consulente per qualsiasi domanda o dubbio sulla sicurezza legale e sugli effetti delle firme elettroniche. Personio fornisce i prerequisiti tecnici e lo strumento per l'utilizzo delle firme e non si assume alcuna responsabilità. Tieni conto che le informazioni contenute in questo articolo potrebbero non essere complete.
Questo articolo spiega il tipo di firma elettronica offerta da Personio, dove può essere utilizzata e quali informazioni fornisce l'audit trail dei documenti firmati.
Firme elettroniche in Personio
L'eIDAS, il regolamento UE per l'identificazione elettronica e servizi fiduciari, distingue tre tipi di firma elettronica, illustrati nella tabella seguente. Questi tre tipi di firma elettronica si differenziano principalmente per il loro valore probatorio. I seguenti punti svolgono un ruolo fondamentale:
- La firma utilizza un certificato elettronico?
- È possibile verificare l'identità del firmatario?
- Si può escludere che il documento sia stato modificato?
| Tipo di firma | Descrizione |
| Firma elettronica semplice | Non prevede alcun controllo di identificazione dettagliato e non ha valore di sicurezza. Si tratta semplicemente di dati elettronici allegati al documento o collegati logicamente (ad esempio, una firma scansionata che è stata inserita). |
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Firma elettronica avanzata |
Garantisce la verifica dell'identità del firmatario e dell'integrità dei dati firmati. La firma può essere collegata in modo univoco al firmatario per identificarlo. È stata creata con mezzi che sono sotto il controllo esclusivo del firmatario. Eventuali modifiche successive devono essere identificabili. |
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Firma elettronica qualificata |
Ha il più alto valore probatorio delle tre varianti ed è considerata al pari della firma autografa. Si tratta di una firma elettronica avanzata con maggiori requisiti di sicurezza che prevedono un certificato di sicurezza valido e un dispositivo di creazione della firma sicuro. Per applicare e memorizzare la chiave della firma, sono necessari software e hardware speciali. |
Insieme a Signaturit, un fornitore di soluzioni spagnolo, Personio offre la firma elettronica avanzata per i documenti dei dipendenti e per il processo di assunzione.
SignaturIT utilizza una trasmissione crittografata per i dati, audit trail e timbri data e ora. I server sono certificati ISO 270001. Per maggiori informazioni, consulta: https://www.signaturit.com/data-security-protection/
Esempi di utilizzo delle firme elettroniche avanzate
Documenti per i quali possono essere utilizzate le firme avanzate
Per gli accordi che non necessitano di una forma particolare per essere legalmente validi, si applica la cosiddetta "libertà di forma". I documenti di questa categoria possono generalmente essere firmati con una firma elettronica avanzata. Tuttavia, esistono alcune eccezioni legali che sono vincolate alla forma scritta. Per saperne di più, consulta Documenti per i quali non è consentito l'utilizzo della firma elettronica avanzata.
Ad esempio, i seguenti documenti possono essere firmati con la firma elettronica avanzata.
- Candidature
- Autorizzazioni
- Contratti di lavoro (a seconda del Paese e della situazione giuridica)
- Modifiche al contratto di lavoro, ad esempio in caso di promozioni.
- Avvisi formali
- Linee guida per il lavoro da remoto
- Documenti utilizzati nel processo di onboarding di un dipendente
- Fornitura dell'inventario
- Documenti formali sulle performance
- Accordi sulle auto aziendali
- Dichiarazioni delle spese di trasferta
I documenti con firma elettronica avanzata non potrebbero essere utilizzati
Per alcuni tipi di contratto, la legge prescrive una firma elettronica qualificata (o firma autografa). In Germania, questo vale per tutti i documenti che richiedono la forma scritta.
Questo include, ad esempio:
- Conferme di ricezione
- Accordi a tempo determinato (per i contratti di lavoro)
- Modifiche e integrazioni ai contratti di lavoro con una clausola con doppia sottoscrizione
Per alcuni documenti legali relativi al lavoro, l'uso della firma elettronica è esplicitamente vietato:
Ad esempio:
- Avviso di risoluzione
- Accordo di risoluzione
- Referenze lavorative
- Accordo aziendale
- Riconciliazione di interessi/accordi transattivi
- Piano di retribuzione sociale
- Leasing dei dipendenti
Per ulteriori informazioni, guada il webinar "La firma elettronica nel diritto del lavoro (disponibile solo in TEDESCO)."
L'Audit trail
Forniamo un audit trail per le firme elettroniche in collaborazione con il nostro partner SignatureIT. Si tratta di un documento generato automaticamente con tutti i dati di verifica elettronica creati durante il processo di firma digitale. L'audit trail serve come prova dell'integrità di un documento (ad esempio, nei procedimenti giudiziari) e contiene i seguenti dati:
- Nome e indirizzo e-mail del mittente
- Nome e indirizzo e-mail del firmatario
- Nome del documento
- Identificazione univoca (diversa per ogni file)
- Indirizzi IP
- Browser utilizzato
- Data e ora della firma del documento
Puoi scaricare i singoli audit trail accedendo alla pagina della panoramica delle firme elettroniche nella dashboard. Per accedere all'audit trail, fai clic sui tre punti accanto al documento desiderato.
Per ulteriori informazioni sull'audit trail, visita il sito web di SignatureIT .