Creazione di modelli di documenti contenenti segnaposto per le firme

 

 

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Questo articolo spiega come creare modelli di documenti e contratti che possono essere firmati in maniera elettronica. I modelli devono contenere degli appositi segnaposto per garantire che il processo di richiesta e acquisizione di firme da parte di più persone funzioni. Utilizza questi modelli per la documentazione dei dipendenti o per le proposte di contratto inviate durante il processo di offerta.

 

Creazione dei modelli

Per usare le firme elettroniche in un documento, è necessario creare un modello di contratto contenente i segnaposto per le firme. Puoi creare il modello con una qualsiasi applicazione di elaborazione testi (come MS Office o OpenOffice) e caricare il file in formato DOC, DOCX, ODT e OTT. Scopri di più su come Configurare categorie di documenti e aggiungere modelli.

Nota: quando un documento è stato completato e firmato in maniera elettronica, viene archiviato come file PDF in Personio, a prescindere dal formato originale del file. Puoi visualizzare e scaricare i documenti completati dai profili dei rispettivi dipendenti o candidati.

Suggerimento: per utilizzare le firme elettroniche con modelli esistenti, segui le istruzioni riportate di seguito per aggiornarli e caricarli.

 

Creazione dei segnaposto per le firme

Per creare un segnaposto nel modello, devi digitare @@ prima e dopo la designazione. Puoi inserire nel documento tutti i segnaposto che desideri e scegliere liberamente come designarli, ad esempio: @@Candidato@@, @@Dipendente@@ o @@Recruiter@@.

Suggerimenti

  • Se una persona deve apporre più firme, assicurati di usare la stessa designazione e di non fare errori di battitura. Dev'esserci una sola designazione per ciascun firmatario.
  • Il nome selezionato tra i caratteri @@ non assicura automaticamente che il dipendente corretto sia assegnato al segnaposto durante il processo di apposizione delle firme. È un'operazione che devi eseguire manualmente quando richiedi una firma elettronica. Tuttavia, le designazioni ti aiutano a capire a chi assegnare il segnaposto durante questa fase manuale.
  • I segnaposto per le firme determinano anche esattamente dove i firmatari devono firmare un documento. Lascia quindi un numero sufficiente di righe vuote nel punto in cui desideri che vengano aggiunte le firme. Raccomandiamo di inserire almeno due righe vuote dopo il segnaposto (tipo di carattere: Arial; dimensione: 11).
  • Per caricare correttamente un documento in Personio, assicurati che il segnaposto non vada a capo in una nuova riga. Può capitare con i segnaposto all'interno di una tabella, se le celle non sono grandi a sufficienza. È meglio non posizionare i segnaposto alla fine di una riga o dentro una cella piccola.
  • Affinché sia possibile firmare i modelli di contratto che intendi usare durante il processo di offerta nella sezione di recruiting, il modello deve contenere almeno un altro segnaposto (come {{first_name}}) vicino al segnaposto per la firma.

 

Creazione dei segnaposto per il luogo e la data

Per aggiungere un luogo e una data per ogni firmatario all'interno di un documento, aggiungi dei segnaposto al modello. Il segnaposto per il luogo determina in quali parti del documento il firmatario può inserire il luogo in cui ha firmato. Il segnaposto per la data viene compilato automaticamente con la data in cui il documento è stato creato e inviato per essere firmato. La data è espressa nel formato GG-MM-AAAA. Attualmente non è possibile modificare il formato o il font. 

La tabella sottostante offre una panoramica di come vengono visualizzati i segnaposto per le firme elettroniche, il luogo e la data durante le varie fasi di creazione e firma del documento. 

Visualizzazione modello di documento Visualizzazione processo di firma Visualizzazione PDF
e-signature-segnaposto-document-template_en-us.png e-signature-segnaposto-signing-document_en-us.png e-signature-segnaposto-final-pdf_en-us.png

 

Come usare i segnaposto:

Crea i segnaposto nei punti del documento in cui desideri che appaiano seguendo l'esempio riportato qui sotto:

segnaposto per il luogo: @@designazione##city@@
Example: @@Mitarbeiter##city@@

segnaposto per la data: @@designazione##date@@
Example: @@Mitarbeiter##date@@

Suggerimento: se decidi di usare i segnaposto per la data e il luogo, non è necessario lasciare nel modello di documento tutto lo spazio vuoto che lasceresti invece per i segnaposto per le firme. Le designazioni dei segnaposto per la data e il luogo devono essere coerenti con quelle del segnaposto per la firma per garantire una corretta correlazione.

 

Correggere gli errori dei segnaposto

Se i segnaposto per le firme, il luogo o la data contengono errori di battitura od ortografia, l'assegnazione automatica di un documento potrebbe non funzionare correttamente o il documento potrebbe essere visualizzato in modo errato. 

Ecco a titolo esemplificativo alcuni errori che potrebbero verificarsi nei placeholder:

Grafia errata Grafia corretta Spiegazione
@@Designazione##city##date@@ @@Designazione##city@@ @@Designation##date@@ Per visualizzare sia il luogo che la data, devi creare due segnaposto. Non è possibile unire ##city and ##date in un unico segnaposto.
@@Designazione##cities@@ @@Designazione##city@@ ##cities non è un'aggiunta valida per il segnaposto. 
@@Designazione##@@
@@Designazione@@ o
@@Designazione##city@@ or
@@Designation##date@@
Il segnaposto non deve contenere i caratteri ## senza l'aggiunta di "city" o "date".

 

Caricamento dei modelli

Dopo aver creato il tuo modello di documento, procedi come segue per caricarlo:

  1. Accedere a Impostazioni > Persone > Documenti.
  2. Fai clic su Aggiungi modello per caricare il modello sul tuo account.
  3. Seleziona la Categoria, assegna un nome al modello e seleziona la Lingua.

    Nota: i modelli di contratto devono essere caricati nella categoria Contratti di lavoro prima di poter essere utilizzati nel recruiting.

  4. Scegli il file corretto e fai clic su Carica.
  5. Una volta terminato, fai clic sul modello caricato e seleziona Chi lo firmerà per primo? per impostare l'ordine in cui ai vari firmatari sarà chiesto di firmare.

    Suggerimento: vedrai immediatamente quanti segnaposto per le firme contiene il documento per ciascun firmatario. 

 

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