Utilizzare le firme elettroniche nei documenti dei dipendenti

 

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L'articolo spiega come ottenere la firma elettronica dei documenti da uno o più dipendenti.

Per richiedere la firma di un documento, il dipendente deve disporre dei diritti di accesso necessari. I diritti di accesso per i documenti del dipendente possono essere assegnati tramite i ruoli dipendente. È necessario disporre almeno dei diritti di visualizzazione del Profilo pubblico e dei diritti di modifica della categoria di documenti corrispondente in Documenti.

 

Richiedere le firme di singoli dipendenti

Se un documento deve essere firmato da un solo dipendente, puoi richiedere la firma elettronica in Documenti,  all'interno del profilo dipendente in cui il documento sarà archiviato. 

Assicurati di aver caricato il documento da firmare prima di richiederne la firma elettronica. Per ulteriori informazioni su come caricare singoli documenti, leggi il nostro articolo Caricare singoli documenti.

Per richiedere la firma elettronica di un singolo dipendente, segui i passaggi seguenti:

    1. Vai su Dipendenti > Lista dipendenti. Fai clic sul nome del dipendente desiderato per aprire il profilo dipendente in cui il documento sarà archiviato e fai clic sulla scheda Documenti.
    2. Fai clic su Richiedi firma.
    3. Seleziona il firmatario del documento. Il firmatario può essere il dipendente corrispondente o un altro dipendente dell'azienda. 
    4. Seleziona la lingua dell'e-mail di richiesta da inviare al dipendente. Eventualmente puoi aggiungere un'e-mail dal testo personalizzato.

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Il dipendente riceve un'e-mail con la richiesta di firmare il documento e lo stato della richiesta di firma passa automaticamente a In sospeso. Poiché il documento non richiede l'inserimento di un placeholder per la firma, il dipendente può apporla in qualsiasi punto del documento. 

Inoltre, se desideri aggiungere al documento anche luogo e data di firma, utilizza un modello di documento che includa dei placeholder per luogo e data. Per saperne di più sulla procedura di firma, leggi l'articolo Firma elettronica dei documenti.

Una volta firmato il documento, il relativo stato viene aggiornato a Firmato e il documento viene memorizzato nella categoria di documenti corrispondente all'interno del profilo dipendente. Da qui potrai scaricare il documento firmato. Inoltre, una copia dell'e-mail viene inviata automaticamente alla persona che ha firmato il documento. Una volta firmati, tutti i documenti che richiedono la firma elettronica sono convertiti in PDF, anche se sono stati caricati in un altro formato, ad es. .doc.

 

Richiedere la firma di più parti

Se il documento di un dipendente deve essere firmato da più persone (come nel caso di nuovi contratti in seguito a promozioni o modifiche delle condizioni), crea un modello di documento sul tuo account Personio. Il modello deve contenere dei placeholder che indichino il punto e la sequenza di apposizione delle firme. Inoltre, puoi inserire dei placeholder per luogo e data di firma. 

Per scoprire come creare modelli di documenti contenenti placeholder per le firme (così come per data e luogo di firma), leggi il nostro articolo Creazione di un modello di documento con placeholder per la firma.

Per richiedere la firma a più persone, segui questi passaggi:

  1. Vai su Dipendenti > Lista dipendenti. Fai clic sul nome del dipendente desiderato per aprire il profilo dipendente e fai clic sulla scheda Documenti.
  2. Per creare il documento da firmare, fai clic su Crea nuovo. Assicurati di selezionare un modello che includa dei placeholder per la firma.
  3. Aggiungi al modello eventuali informazioni mancanti richieste e fai clic su Crea nuovo.
  4. Alla voce Documenti > Firma, fai clic su Richiedi firma.
  5. Selezionare le persone che devono firmare il documento nei segnaposti definiti nel modello. È necessario assegnare manualmente i firmatari ai segnaposto. Questo non viene fatto automaticamente assegnando un nome (aggiungendo denominazioni) ai segnaposto. Le designazioni servono solo come indicatori di chi deve firmare un documento e dove. Modificare la sequenza in cui si desidera che i firmatari firmino il documento facendo clic su Impostazioni > Persone > Documenti. Questa sequenza verrà applicata a tutte le firme richieste per quel particolare modello.
    ⚠️ Una delle firme deve sempre provenire dal dipendente nel cui profilo di dipendente è stato creato il documento.
  6. Seleziona la lingua dell'e-mail di richiesta inviata ai firmatari. È possibile selezionare una sola lingua valida per tutti i firmatari previsti.
  7. Eventualmente puoi aggiungere un'e-mail dal testo personalizzato. Il messaggio sarà inviato a tutti i firmatari previsti.
  8. Fai clic su Invia documento. I destinatari riceveranno le rispettive richieste di firma digitale del documento nella sequenza prestabilita. Lo stato della colonna Firma verrà aggiornato a In sospeso. Passa il cursore sullo stato per visualizzare ulteriori informazioni.
  9. Non appena tutte le parti hanno firmato il documento, lo stato del documento viene aggiornato a Firmato e puoi scaricare il documento con tutte le firme. Inoltre, una copia dell'e-mail viene inviata alle persone che hanno firmato il documento. 

Nota:

Il dipendente che richiede la firma di un documento non verrà informato del suo stato a meno che non sia anche firmatario.

I dipendenti con i diritti di accesso corrispondenti potranno controllare lo stato di una firma attraverso la scheda Documenti del profilo dipendente.

Tuttavia, solo gli amministratori potranno controllare lo stato di tutte le firme in attesa, sia attraverso l'Hub dei flussi di lavoro sia attraverso la pagina Panoramica delle firme.

 

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