Questo articolo spiega come richiedere le firme elettroniche per i documenti archiviati in Personio. Il dipendente richiedente deve disporre dei diritti di accesso necessari e può richiedere una o più firme. Consulta il nostro articolo sull'area Automazioni per saperne di più sui Flussi di lavoro o su come firmare un documento con una firma elettronica.
Come richiediamo le firme elettroniche e la loro legalità
Puoi richiedere la firma elettronica per tutti i documenti presenti su Personio, come contratti di lavoro, accordi integrativi, dichiarazioni di consenso, ecc. È importante garantire la validità legale delle firme elettroniche richieste.
Collaboriamo con SignaturIT e utilizziamo il loro tipo di firma Avanzato. Se hai domande sulla sicurezza giuridica e sugli effetti delle firme elettroniche, contatta un avvocato o un consulente legale di tua scelta. Personio si limita a fornire i prerequisiti tecnici e lo strumento per l'utilizzo delle firme e non si assume alcuna responsabilità.
Prerequisiti
Per richiedere le firme, assicurati che:
- La tua organizzazione disponga del piano richiesto.
- La tua organizzazione ha selezionato la casella di controllo Signaturit Solutions nella sezione Subcontraenti della scheda Informazioni sulla protezione dei dati .
- All'utente che richiede le firme vengano assegnati i seguenti diritti di accesso tramite Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente:
- diritti di visualizzazione per il Profilo pubblico in Dati dei dipendenti > Dati personali
- diritti di modifica per la categoria di documenti corrispondente in Dati dei dipendenti > Documenti
- L'utente a cui viene richiesta la firma ha:
- stato "Attivo" o "Onboarding" su Personio.
- un indirizzo e-mail valido salvato nel proprio profilo Personio, anche per i candidati che devono firmare i contratti.
Richiedere una firma
Prima di richiedere una firma, assicurati che il documento sia stato aggiunto al profilo dipendente pertinente. Se il documento è già presente nel profilo, procedi come segue:
- Vai alla scheda Profilo dipendente > Documenti .
- Trova il documento esistente nell'elenco.
- Passa il mouse sopra il nome del documento e fai clic sull'icona Richiedi firma a destra dello stato della firma.
- Nella finestra della richiesta di firma che appare, seleziona il firmatario del documento , la lingua e-mail e, facoltativamente, inserisci un e-mail messaggio.
- I promemoria automatici per e-mail per la richiesta sono abilitati per impostazione predefinita. Per disabilitare i promemoria automatici, deseleziona la casella di controllo Invia promemoria automatici per le firme in sospeso . Se i promemoria sono abilitati, puoi impostare la frequenza di invio. Le e-mail continuano fino a quando lo stato della firma non diventa firmata o scaduta.
- Richiedi la firma.
Tornerai all'elenco dei documenti del dipendente e i dipendenti interessati riceveranno un'e-mail che chiederà loro di firmare un documento. Lo stato nella colonna Firma passa a "In sospeso" e in "Firmato" una volta completato.
Consulta l'articolo Monitorare e gestire le richieste di firma per controllare lo stato di una richiesta o inviare manualmente un promemoria e-mail .
Richiedere firme da più persone su un singolo documento
Se desideri che più persone firmino un documento, controlla che:
- il documento sia stato aggiunto al profilo del dipendente interessato
- il documento sia stato creato con un modello di documento contenente più segnaposto per la firma
Per richiedere la firma di più persone su un documento, segui queste istruzioni:
- Vai su Profilo dipendente > Documenti.
- Trova il documento esistente nell'elenco.
- Passa il mouse sopra il nome del documento e fai clic sull'icona Richiedi firma a destra dello stato della firma.
- Nella finestra di richiesta della firma che comparirà, seleziona il firmatario associato a ciascun segnaposto. I segnaposto comuni includono Dipendente, Supervisore e Manager HR.
- Seleziona la lingua dell'e- e-mail e, facoltativamente, inserisci un e-mail messaggio.
- I promemoria automatici per e-mail per la richiesta sono abilitati per impostazione predefinita. Per disabilitare i promemoria automatici, deseleziona la casella di controllo Invia promemoria automatici per le firme in sospeso . Se i promemoria sono abilitati, puoi impostare la frequenza di invio. Le e-mail continuano fino a quando lo stato della firma non diventa firmata o scaduta.
- Richiedi la firma.
Tornerai all'elenco dei documento del dipendente e i dipendente richiesti riceveranno e-mail che chiede loro di firmare un documento. Lo stato nella colonna della firma si aggiorna in "In sospeso" una volta richiesto e diventa "Firmato" una volta completato.
Le e-mail di richiesta della firma vengono inviate nell'ordine specificato nelle impostazioni originali del modello di documento. Per riorganizzare l'ordine, consulta Creazione di modelli di documenti contenenti segnaposto per le firme.
Consulta l'articolo Monitorare e gestire le richieste di firma per controllare lo stato di una richiesta o inviare un promemoria manuale .
Controllare lo stato di una richiesta di firma
- Crea un flusso di lavoro personalizzato utilizzando il criterio di attivazione "Lo stato della firma del documento di un dipendente viene aggiornato" per avvisare i dipendenti delle modifiche allo stato di una firma.
- Gli amministratori possono controllare lo stato di tutte le firme aperte nell'area Automazioni e nella pagina Panoramica firme.
- Se un documento non è stato firmato, gli amministratori possono verificarne lo stato e inviare ai firmatari un'e- e-mail di promemoria manuale tramite la pagina Panoramica firme.
- I Dipendenti con i diritti di accesso necessari possono controllare lo stato di una firma e inviare un promemoria per la firma tramite il relativo profilo dipendente.
Consulta l'articolo Monitorare e gestire le richieste di firma.
Risoluzione dei problemi
Il firmatario non ha ricevuto l'e-mail di richiesta
Se un utente non ha ricevuto l'e-mail di richiesta della firma, controlla i seguenti punti.
| Scenario | Soluzione |
| Indirizzo e-mail impreciso o assente in Personio |
Assicurati che nel profilo dipendente o candidato del destinatario su Personio sia memorizzato l'indirizzo e-mail corretto. |
| Stato in Personio |
Se il firmatario è un dipendente, assicurati che abbia Attivo oppure Onboarding come stato su Personio. |
| Non è possibile richiedere le firme |
Assicurati che il documento non sia protetto da password. |
| Il widget Firme non è visibile nella dashboard Automazioni |
Controlla la sezione dei prerequisiti qui sopra. |
| La richiesta è finita nella cartella spam del destinatario |
L'e-mail di richiesta potrebbe essere finita nella cartella spam del destinatario, oppure la casella di posta elettronica del destinatario potrebbe essere piena. Controlla la presenza di e-mail da uno dei seguenti indirizzi SignaturIT:
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