L'articolo è incentrato sui flussi di lavoro. Puoi iniziare a creare e monitorare tutti i flussi di lavoro dall'Area automazioni.
Questo articolo spiega come inviare un'offerta di lavoro con contratto al candidato prescelto nell'ambito del processo di assunzione e come richiedere le firme necessarie a tutte le parti per via elettronica. Per avviare il processo di firma, utilizzare modelli di contratto con segnaposto per le firme.
Per richiedere le firme dei documenti, il dipendente richiedente deve disporre dei diritti di accesso necessari.
Per il processo di offerta, puoi definirli tramite i ruoli di recruiting. I dipendenti devono disporre almeno dei diritti di visualizzazione per i Candidati e dei diritti di modifica per le Offerte.
Creazione di un modello di documento con segnaposti per la firma
La prima fase per utilizzare le firme nel recruiting è creare un modello di contratto adatto con i segnaposto corretti. Utilizza i segnaposto per definire dove le firme andranno inserite e in che sequenza devono essere apposte. Per maggiori informazioni su come creare un modello di documento con i segnaposto delle firme e per sapere come incorporare i segnaposto di data e luogo per le firme digitali di un'offerta di contratto, leggi questo articolo del Centro assistenza.
Il modello deve essere sempre memorizzato in Impostazioni > Documenti utilizzando la categoria di documento Contratti di lavoro .
Inviare un'offerta di lavoro con una firma
Se dovete inviare un'offerta a un candidato selezionato, potete richiedere le firme elettroniche dei dipendenti interni e del candidato come parte del processo di offerta.
Per richiedere queste firme, procedere come segue:
- Vai su Recruiting > Profilo del candidato > Offerte > Nuova offerta > Offerta con documento contrattuale. Seleziona un modello con i segnaposto per le firme.
- Compilare gli altri segnaposto all'interno del documento. Una volta salvata l'offerta, inviatela al candidato.
- Per richiedere le firme, fai clic su Invia contratto con firma elettronica.
- La sequenza in cui i vari firmatari devono apporre le proprie firme è predefinita per ogni modello in Impostazioni > Documenti. Seleziona il candidato e gli eventuali dipendenti responsabili che devono firmare il documento. Il candidato deve essere sempre definito come uno dei firmatari. Dovrai assegnare manualmente i firmatari richiesti ai segnaposto per la firma. Questo non avviene automaticamente assegnando un nome ai segnaposto. Le assegnazioni dei nomi servono semplicemente come indicatori di chi deve firmare il documento e in che punto. Puoi aggiungere una nota per i firmatari nel campo Commento, che sarà incluso nella richiesta di firma via e-mail.
- Avvia il processo di firma facendo clic su Invia offerta.
Né la richiesta via e-mail né il commento verranno salvati nella scheda Messaggi del profilo del candidato.
Per saperne di più sulla creazione, la modifica e la gestione delle offerte di lavoro in Personio, leggete questo articolo dell'Help Center.
Firma digitale del contratto
Dopo aver cliccato su Invia offerta, il processo di richiesta di firme alle varie parti viene avviato. Lo stato dell'offerta nel profilo candidato cambia da Creata a In sospeso. Puoi controllare su Visualizza offerta per vedere a che punto è il processo e se ci sono ancora firme in sospeso.
Per ulteriori informazioni su come ottenere le firme elettroniche da tutte le parti coinvolte, consulta questo articolo del Centro assistenza.
Nota:
Il dipendente che richiede la firma di un documento non verrà informato del suo stato a meno che non sia anche firmatario.
I dipendenti con i diritti di accesso corrispondenti potranno controllare lo stato di una firma attraverso la scheda Offerta del profilo del candidato.
Tuttavia, solo gli amministratori potranno controllare lo stato di tutte le firme attive, sia attraverso l'area Automazioni che attraverso la pagina Panoramica delle firme.