Posso modificare a posteriori il limite di riporto dei giorni di ferie?

 

Hai definito un limite di riporto per un tipo di assenza come "Ferie retribuite" e vuoi modificarlo nonostante tale limite sia già stato assegnato e venga utilizzato attivamente dai dipendenti? Questo articolo spiega come fare e cosa si deve considerare quando si effettua questo cambiamento.

Attenzione: le modifiche apportate al limite di riporto in una politica di accumulo da Impostazioni > Assenze vengono applicate retroattivamente all'intera cronologia delle assenze di tutti i dipendenti soggetti a tale politica di accumulo! Ti consigliamo pertanto di leggere attentamente questo articolo prima di effettuare tale modifica. Se hai ancora domande, consulta la sezione Trova risposte di Personio tramite Aiuto > Supporto e aggiornamenti > Trova risposte.

 

Modifiche a un limite di riporto come eccezioni limitate nel tempo

I responsabili delle risorse umane si trovano spesso nella situazione di dover adeguare il limite di riporto dei giorni di ferie dell'anno precedente all'anno in corso e solo per singoli dipendenti, ad esempio per i dipendenti che non hanno potuto usufruire delle ferie retribuite entro la "data di scadenza" standard (generalmente il 31-03) per motivi operativi. In questi casi esistono due modi consigliati per regolare il limite di riporto su Personio.

 

Correzione tramite modifiche manuali ai saldi di accumulo

La prima opzione prevede una combinazione di due modifiche manuali relative dei saldi di tutti i dipendenti interessati. Questo metodo è particolarmente utile in termini di gestione dei dati efficiente e trasparente, ma è un po' più difficile da implementare. La prima modifica manuale ripristina le ferie rimanenti sugli account dei dipendenti dopo la data di scadenza standard (31-03). Una seconda modifica manuale viene fatta per detrarre nuovamente i giorni di ferie rimanenti, se non sono stati goduti entro la data del limite di riporto modificata (ad esempio 31-05).

Prima modifica manuale (ad esempio con decorrenza dal 01-04)

  1. Accedi al profilo del dipendente e clicca su Assenze.Individua e seleziona il tipo di assenza di cui desideri modificare il saldo di accumulo che si trova sulla destra della finestra (ad esempio Ferie retribuite).
  2. La riga Scadenza riporto delle ferie mostra quanti giorni non goduti scadranno entro la data del limite di riporto standard. Prendi nota di questo numero.
  3. Regola manualmente il saldo di accumulo come segue:
    • Fai clic su Correggi saldo.
    • Seleziona l'opzione Modifica il saldo per numero di giorni.
    • Inserisci il numero di giorni di ferie scaduti annotati al punto 2 nella casella Modifica per .
    • Seleziona la data di modifica/registrazione. Questa data dovrebbe essere successiva alla data di scadenza standard. Se ad esempio il riporto scade il 31-03, ti consigliamo di impostare la data di modifica all'01-04.
    • Aggiungi un commento che spieghi il motivo della modifica, ad esempio "ferie rimanenti dal 2019 - differimento del limite di riporto al 31-05-2020."
    • Fai clic su su Conferma per salvare la modifica.

Seconda modifica manuale (ad esempio con decorrenza dall'01-06)

Somma tutti i giorni di ferie presi dal dipendente nel periodo dall'01-04 al 31-05 e sottrai questo numero dalle ferie rimanenti (a tale scopo utilizza i report personalizzati).

  • Se il risultato è un numero negativo, non sono necessarie ulteriori modifiche; tutte le ferie rimanenti sono state prese.
  • Se il risultato è un numero positivo, effettua un'altra modifica manuale al saldo di accumulo. Questa volta è necessario inserire il numero appena calcolato come numero negativo nella casella Modifica per. Imposta una data di modifica adeguata (ad esempio 01-06) e aggiungi un commento (ad esempio "ferie rimanenti scadute dal 2019").

Correzione mediante l'applicazione di un diverso tipo di assenza

Se è necessario effettuare la modifica descritta sopra per più dipendenti contemporaneamente, ti consigliamo di creare un tipo di assenza separato, che può essere utilizzato per gestire in modo flessibile le ferie rimanenti. Queste sono le fasi da seguire:

  1. Vai su Impostazioni > Assenze e crea un nuovo tipo di assenza, ad esempio con il nome di "Ferie rimanenti." È buona norma elencare questo tipo di assenza direttamente sotto il tipo di assenza "Ferie retribuite". Attiva gli accumuli per il nuovo tipo di assenza e crea una politica di accumulo per maturare zero giorni all'anno. Assegna questa politica di accumulo a tutti i dipendenti a cui desideri estendere il limite di riporto.
  2. Vai su Report > Report personalizzati per creare un nuovo report con i seguenti criteri:
    - Tipo di report: periodo
    - Colonne della tabella: cognome, nome, e-mail, vacanza pagata: giorni di ferie scadute dal riporto delle ferie
  3. Esporta il report e apri il file Excel esportato. Nella fase successiva, è necessario importare il file Excel per registrare i riporti scaduti come voci del saldo di accumulo nel nuovo tipo di assenza "Ferie rimanenti".
  4. Scarica e apri il nostro modello Excel Caricamento del saldo di accumulo.
  5. Aggrega i due file trasferendo i dati di tutti i dipendenti da aggiornare dal file di esportazione al modello da caricare.

    Carica le colonne del modello  
    E-mail Aggiungi i dati della colonna E-mail del report esportato.
    Nome del tipo di assenza Inserisci il nome esatto del tipo di assenza creato in precedenza, nel nostro esempio è Ferie rimanenti.
    Saldo di accumulo in giorni Aggiungi i dati della colonna Vacanza pagata: giorni di ferie scadute dal riporto delle ferie al report esportato.
    Data del saldo di accumulo Inserisci la data a partire dalla quale desideri che la modifica sia effettiva, ad esempio 01-04-2020.
    Salva il modello da importare.

  6. Segui le istruzioni fornite in questo articolo per importare i saldi di accumulo delle assenze. Seleziona il tipo di file Caricamento del saldo delle assenze per questo passaggio.
  7. Poi torna a Impostazioni per completare il processo definendo i diritti di accesso per il tipo di assenza Ferie rimanenti. Concedi i diritti di suggerimento per i dati personali e definisci i processi di approvazione adatti su Impostazioni > Approvazioni.

    Solo i dipendenti a cui è stata assegnata una politica di accumulo per le Ferie rimanenti possono vedere e richiedere questo tipo di assenza, anche se hanno diritti di proposta.

    Informa i dipendenti che i giorni di ferie rimanenti devono essere richiesti utilizzando questo tipo di assenza. Le ferie future già inserite su Personio potrebbero dover essere trasferite dal tipo di assenza Ferie retribuite al tipo di assenza Ferie rimanenti .

  8. Per applicare il limite di riporto differito in un momento successivo, è sufficiente rimuovere nuovamente l'accesso al tipo di assenza Ferie rimanenti alla data richiesta (ad esempio 01-06).

 

Modifica permanente del limite di riporto a una politica di accumulo

Ti consigliamo di non modificare il limite di riporto nelle impostazioni di una politica di accumulo, anche se desideri definire in modo permanente una data di scadenza diversa per le ferie rimanenti. Crea invece un nuovo tipo di assenza con una politica di accumulo associata e il limite di riporto aggiornato. In questo modo si garantisce che i dati storici rimangano invariati.

  1. Vai su Impostazioni > Assenze e crea un nuovo tipo di assenza includendo una politica di accumulo e un limite di riporto.
  2. Copia i saldi di accumulo dei dipendenti dal vecchio al nuovo account, idealmente con decorrenza dal 31-12 dell'anno precedente. Trasferisci le ferie già programmate (per farlo utilizza le funzioni Esporta e Importa).
  3. Assegna la nuova politica di accumulo a tutti i dipendenti interessati dalla modifica.
  4. Accedi a Impostazioni > Ruoli dei dipendenti > Diritti di accesso > Assenze e trasferisci i diritti di accesso dal vecchio al nuovo tipo di assenza. Rimuovi l'accesso al vecchio tipo di assenza. In questo modo i dipendenti non possono più vedere o richiedere il vecchio tipo di assenza, mentre i dati storici vengono conservati in modo trasparente.

    Non cancellare il vecchio tipo di assenza! Altrimenti i dati storici andranno persi.

    Puoi disattivare il vecchio tipo di assenza creando facoltativamente una politica per maturare zero giorni all'anno e assegnando questa nuova politica a tutti i dipendenti interessati dal momento in cui si applica il criterio di accumulo successivo.

  5. Definisci un processo di approvazione per il nuovo tipo di assenza.

 

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