L'articolo spiega in dettaglio come creare report personalizzati e utilizzarli in modo efficace per analizzare i dati del personale archiviati in Personio. Per esempi su come usare i report personalizzati, consulta questo articolo.

Suggerimento:
Per creare analisi e report più avanzati, puoi recuperare i dati dai tuoi report personalizzati tramite l'API per i report personalizzati.

Diritti di accesso

I diritti di accesso ai report personalizzati possono essere assegnati in Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente > Diritti di accesso > Report personalizzati. I diritti di visualizzazione consentono ai dipendenti di vedere tutti i report che sono stati creati, compresi i dati ivi contenuti. I diritti di modifica consentono ai dipendenti di creare autonomamente i report e di selezionarne gli attributi.

Nota:
Concedendo i diritti di visualizzazione o modifica tramite la sottosezione Report personalizzati, consenti ai dipendenti di accedere all'intera sezione dei report personalizzati. In questo modo, potranno vedere tutti i report personalizzati e i dati ivi contenuti indipendentemente dalla loro possibilità di accedere a un attributo specifico.

Se desideri dare ai tuoi dipendenti l'accesso a un singolo report personalizzato, puoi farlo attraverso la finestra Opzioni di condivisione. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Condividere un report personalizzato.

Creazione di un report personalizzato

Dal menu principale, vai su Report > Report personalizzati e fai clic sul pulsante Crea un report personalizzato. Vedrai aprirsi la seguente finestra che contiene una procedura guidata per la configurazione in 3 fasi:

Nome e descrizione

Assegna al tuo report un nome con il quale verrà visualizzato nel tuo account. Puoi anche aggiungere una descrizione, ad esempio per specificare lo scopo del report. Anche la descrizione verrà visualizzata nella pagina di panoramica.

Specifica i dettagli del report

Tipo di report

Puoi scegliere tra tre diversi tipi di report, in base allo scopo.

• Un punto qualsiasi nel tempo
  Questo tipo di report mostra i dati relativi a una data specifica nel passato o nel futuro. Le date future tengono conto delle modifiche programmate degli attributi e dei periodi di assenza programmati.
• Periodo
  I report relativi a un determinato periodo sono particolarmente utili per visualizzare i dati su periodi di assenza, saldi delle assenze e ore di lavoro confermate, oltre agli straordinari in un periodo definito.
  Puoi anche aggiungere attributi dipendente rilevanti, come i dipartimenti. Tieni presente che i report sugli attributi dipendente in un dato periodo di tempo mostrano sempre il valore relativo alla fine del periodo in esame. I cambiamenti avvenuti nel dipartimento durante il periodo in esame, quindi, non verranno indicati.
• Cronologia dati
  Questo tipo di report mostra le modifiche dei dati dei dipendenti in un periodo definito.

Data

Dopodiché, seleziona la data o il periodo per il quale vuoi visualizzare i dati del report personalizzato. Puoi selezionare una data predefinita, tipo:

Seleziona una data personalizzata

In alternativa, puoi selezionare o immettere la data che desideri.

Colonne della tabella

In Colonne della tabella puoi aggiungere qualsiasi attributo su dati del personale, presenze, assenze e compensi una tantum. I campi Cognome e Nome sono inclusi in ogni report per impostazione predefinita e non possono essere rimossi. Per organizzare le colonne del report, trascinale e rilasciale nel campo di selezione.

Attualmente puoi scegliere tra i seguenti attributi per i report personalizzati:

• Attributi dipendente
  Indicano il contenuto del rispettivo attributo alla data definita o la variazione dei valori di tale attributo nel corso di un dato periodo.
  
  
• Attributi delle presenze
  Puoi includere le ore di presenza e gli straordinari confermati nei report di un determinato periodo. Le presenze non confermate non sono incluse nei report.

• Attributi delle assenze
  Indicano i tipi di assenze, le politiche di accumulo e i periodi di assenza.
  
  
• Attributi degli obiettivi e dei risultati chiave
  Elencano il nome, lo stato, gli intervalli e la percentuale di completamento dei diversi obiettivi e risultati chiave.
  
  
• Compenso una tantum
  Questa colonna mostra il valore del compenso una tantum selezionato nel mese di payroll in questione.

La tabella seguente fornisce ulteriori dettagli sugli attributi disponibili per ciascun tipo di report:

Nota:
L'ambito attuale dei report personalizzati non comprende i dati relativi ai salari con ripartizione proporzionale o ai candidati.

Impostazione delle condizioni del report

Utilizza la funzione Configura condizioni del report per definire una selezione specifica di dipendenti di cui desideri visualizzare i dati nel report personalizzato. Puoi usare un numero qualsiasi di criteri di filtraggio per restringere la selezione.

In questo modo puoi includere o escludere gruppi specifici di dipendenti. Sono disponibili le seguenti opzioni:

• Per gli attributi del tipo campo di testo, lista di opzioni o selezione multipla, come il dipartimento, puoi scegliere le condizioni di filtraggio uguale a o non uguale a.
• Per gli attributi del tipo numero, come le ore settimanali, le opzioni di filtraggio disponibili sono minore di, minore o uguale a, uguale a, non uguale a, maggiore di e maggiore o uguale a. Usa il campo dei valori per specificare un numero.
• Anche per gli attributi del tipo data, come la data di assunzione, le opzioni di filtraggio disponibili sono minore di, minore o uguale a, uguale a, non uguale a, maggiore di e maggiore o uguale a. Utilizza il terzo campo di immissione per specificare una data.
• Per impostazione predefinita, viene aggiunto un filtro per Stato uguale ad Attivo. In questo modo vengono visualizzati i dipendenti che erano attivi nella data o nel periodo di tempo selezionato. Se rimuovi il filtro, il report includerà tutti i dipendenti, compresi quelli inattivi.

Per informazioni dettagliate sulla logica dei filtri in Personio, consulta questo articolo.

Salvare il report

Una volta effettuate tutte le impostazioni, fai clic su Crea report per salvare il report personalizzato. La generazione del report può richiedere alcuni minuti, a seconda del numero di dipendenti e di colonne del report. Il report viene visualizzato di seguito:

Funzionalità aggiuntive

Puoi eseguire le seguenti azioni:

• Opzioni di condivisione: Fai clic sul pulsante per condividere un report specifico con i dipendenti interessati. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Come consentire ai dipendenti di accedere ai report personalizzati.
• Esporta: Fai clic sul pulsante per scaricare il report come foglio di calcolo Excel (formato .XLSX).
• Icona Copia link del report: Fai clic sull'icona per copiare il link del report e inviarlo o salvarlo.
• Icona Rigenera report: Fai clic sull'icona per aggiornare i dati del report in modo da riflettere le modifiche recenti.
• Icona dei tre puntini: Fai clic sull'icona per modificare o eliminare il report. Facendo clic su Elimina, appare un pop-up che ti chiede di confermare l'eliminazione del report. Fai clic su Sì, elimina per confermare. Tieni presente che tutti i dati mostrati in un report vengono conservati anche quando lo elimini. I dati non andranno persi.

Pagina di panoramica

Tutti i report personalizzati creati all'interno dell'account aziendale vengono visualizzati nella sezione Report > Report personalizzati.

Puoi individuare un report specifico inserendo il nome completo o parziale nella barra di ricerca.

Puoi individuare un report anche utilizzando i filtri del tipo di report (Un punto qualsiasi nel tempo, Periodo e Cronologia dati) e i filtri Creato da (Nome dipendente 1, Nome dipendente 2, ecc.). 

Visualizzerai il nome del report e la data dell'ultimo accesso, oltre a vedere se il report è aggiornato. Sotto, viene visualizzata la descrizione del report, il tipo di report (tag colorato) e il nome di chi l'ha creato.

Suggerimento:
Puoi trovare le domande più frequenti sui report personalizzati qui.