Creare report personalizzati

L'articolo spiega in dettaglio come creare report personalizzati e utilizzarli in modo efficace per analizzare i dati del personale archiviati in Personio. Per esempi su come usare i report personalizzati, consulta questo articolo.

Suggerimento:
Per creare analisi e report più avanzati, puoi recuperare i dati dai tuoi report personalizzati tramite l'API per i report personalizzati.

 

Diritti di accesso

I diritti di accesso ai report personalizzati possono essere assegnati in Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente > Diritti di accesso > Report personalizzati. I diritti di visualizzazione consentono ai dipendenti di vedere tutti i report che sono stati creati, compresi i dati ivi contenuti. I diritti di modifica consentono ai dipendenti di creare autonomamente i report e di selezionarne gli attributi.

Nota:
Concedendo i diritti di visualizzazione o modifica tramite la sottosezione Report personalizzati, consenti ai dipendenti di accedere all'intera sezione dei report personalizzati. In questo modo, potranno vedere tutti i report personalizzati e i dati ivi contenuti indipendentemente dalla loro possibilità di accedere a un attributo specifico.

Se desideri dare ai tuoi dipendenti l'accesso a un singolo report personalizzato, puoi farlo attraverso la finestra Opzioni di condivisione. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Condividere un report personalizzato.

 

Creazione di un report personalizzato

Dal menu principale, vai su Report > Report personalizzati e fai clic sul pulsante Crea un report personalizzato. Vedrai aprirsi la seguente finestra che contiene una procedura guidata per la configurazione in 3 fasi:

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Nome e descrizione

Assegna al tuo report un nome con il quale verrà visualizzato nel tuo account. Puoi anche aggiungere una descrizione, ad esempio per specificare lo scopo del report. Anche la descrizione verrà visualizzata nella pagina di panoramica.

 

Specifica i dettagli del report

Tipo di report

Puoi scegliere tra tre diversi tipi di report, in base allo scopo.

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  • Un punto qualsiasi nel tempo
    Questo tipo di report mostra i dati relativi a una data specifica nel passato o nel futuro. Le date future tengono conto delle modifiche programmate degli attributi e dei periodi di assenza programmati.
  • Periodo
    I report relativi a un determinato periodo sono particolarmente utili per visualizzare i dati su periodi di assenza, saldi delle assenze e ore di lavoro confermate, oltre agli straordinari in un periodo definito.
    Puoi anche aggiungere attributi dipendente rilevanti, come i dipartimenti. Tieni presente che i report sugli attributi dipendente in un dato periodo di tempo mostrano sempre il valore relativo alla fine del periodo in esame. I cambiamenti avvenuti nel dipartimento durante il periodo in esame, quindi, non verranno indicati.
  • Cronologia dati
    Questo tipo di report mostra le modifiche dei dati dei dipendenti in un periodo definito.

 

Data

Dopodiché, seleziona la data o il periodo per il quale vuoi visualizzare i dati del report personalizzato. Puoi selezionare una data predefinita, tipo:

Tipo di report Giorno specifico Periodo di tempo Dati storici
Data personalizzata
  • Oggi
  • Ieri
  • Ultimo giorno di questo mese
  • Ultimo giorno di questa settimana
  • Ultimo giorno della scorsa settimana
  • Ultimo giorno di questo trimestre
  • Ultimo giorno dello scorso trimestre
  • Ultimo giorno dello scorso mese
  • Ultimo giorno di quest'anno
  • Ultimo giorno dello scorso anno
  • Oggi
  • Ieri
  • Quest'anno
  • Questo mese
  • Lo scorso mese
  • Ultimi 30 giorni
  • Da inizio anno a oggi
  • Questa settimana
  • La scorsa settimana
  • Questo trimestre
  • Lo scorso trimestre
  • Lo scorso anno
  • Il prossimo mese
  • Il prossimo anno
  • Quest'anno
  • Questo mese
  • Lo scorso mese
  • Ultimi 30 giorni
  • Da inizio anno a oggi
  • Questa settimana
  • La scorsa settimana
  • Questo trimestre
  • Lo scorso trimestre
  • Lo scorso anno
  • Il prossimo mese
  • Il prossimo anno

 

Seleziona una data personalizzata

In alternativa, puoi selezionare o immettere la data che desideri.

 

Colonne della tabella

In Colonne della tabella puoi aggiungere qualsiasi attributo su dati del personale, presenze, assenze e compensi una tantum. I campi Cognome e Nome sono inclusi in ogni report per impostazione predefinita e non possono essere rimossi. Per organizzare le colonne del report, trascinale e rilasciale nel campo di selezione.

Attualmente puoi scegliere tra i seguenti attributi per i report personalizzati:

  • Attributi dipendente
    Indicano il contenuto del rispettivo attributo alla data definita o la variazione dei valori di tale attributo nel corso di un dato periodo.

  • Attributi delle presenze
    Puoi includere le ore di presenza e gli straordinari confermati nei report di un determinato periodo. Le presenze non confermate non sono incluse nei report.
  • Attributi delle assenze
    Indicano i tipi di assenze, le politiche di accumulo e i periodi di assenza.

  • Attributi degli obiettivi e dei risultati chiave
    Elencano il nome, lo stato, gli intervalli e la percentuale di completamento dei diversi obiettivi e risultati chiave.

  • Compenso una tantum
    Questa colonna mostra il valore del compenso una tantum selezionato nel mese di payroll in questione.

La tabella seguente fornisce ulteriori dettagli sugli attributi disponibili per ciascun tipo di report:

Tipo di report Un punto qualsiasi nel tempo  Periodo di tempo Dati storici
Attributi dipendente

Tutti gli attributi più:

  • equivalenti a tempo pieno
  • Età
  • Anzianità (in anni)
  • Organico (stato attivo)
  • Organico (stato attivo e in congedo)

Tutti gli attributi più:

  • equivalenti a tempo pieno
  • Età
  • Anzianità (in anni)
  • Organico (stato attivo)
  • Organico (stato attivo e in congedo)
Tutti + FTE

Attributi delle presenze

Non disponibile

Ore inserite:

  • Ore di lavoro confermate
  • Ore lavorate (in attesa di approvazione)
  • Ore di straordinario confermate

Ore previste:

  • Ore di lavoro contrattuali previste
  • Ore di lavoro previste effettive (esclusi i giorni festivi e le assenze)
  • Ore di lavoro contrattuali che cadono nei giorni festivi
  • Ore contrattuali, escluse le sovrapposizioni con giorni festivi o assenze (per tipo di assenza)
Non disponibile
Attributi di assenza

Tipo di assenza e politica di accumulo:

  • Saldo di accumulo
  • Diritto
  • Riporto delle ferie dall'anno precedente
  • Giorni scaduti dal riporto delle ferie

Tutti i tipi di assenza:

  • Periodi
  • Giorni programmati
  • Giorni presi

Tipo di assenza e politica di accumulo:

  • Saldo di accumulo all'inizio del periodo di tempo
  • Saldo di accumulo alla fine del periodo di tempo
  • Saldo di accumulo corrente
  • Diritto
  • Riporto delle ferie dall'anno precedente
  • Giorni scaduti dal riporto delle ferie

Tipo di assenza con certificato medico richiesto:

  • Giorni con certificato medico
Non disponibile
Attributi degli obiettivi e dei risultati chiave Non disponibile

Attributi degli obiettivi:

  • Nome dell'obiettivo
  • Stato dell'obiettivo
  • Raggiungimento totale dell'obiettivo
  • Intervallo dell'obiettivo
  • Data di inizio dell'intervallo dell'obiettivo
  • Data di fine dell'intervallo dell'obiettivo

Attributi dei risultati chiave:

  • Nome del risultato chiave
  • Percentuale di raggiungimento del risultato chiave
  • Raggiungimento del risultato chiave
  • Descrizione del risultato chiave
  • Obiettivo del risultato chiave
  • Tipo di risultato chiave
  • Ponderazione del risultato chiave
Non disponibile
Compenso una tantum
  • Tutti i compensi una tantum pagati al momento stabilito
Non disponibile Non disponibile

 

Nota:
L'ambito attuale dei report personalizzati non comprende i dati relativi ai salari con ripartizione proporzionale o ai candidati.

 

Impostazione delle condizioni del report

Utilizza la funzione Configura condizioni del report per definire una selezione specifica di dipendenti di cui desideri visualizzare i dati nel report personalizzato. Puoi usare un numero qualsiasi di criteri di filtraggio per restringere la selezione.

custom_reports_status_filter_1en-us.png

In questo modo puoi includere o escludere gruppi specifici di dipendenti. Sono disponibili le seguenti opzioni:

  • Per gli attributi del tipo campo di testo, lista di opzioni o selezione multipla, come il dipartimento, puoi scegliere le condizioni di filtraggio uguale a o non uguale a.
  • Per gli attributi del tipo numero, come le ore settimanali, le opzioni di filtraggio disponibili sono minore di, minore o uguale a, uguale a, non uguale a, maggiore di e maggiore o uguale a. Usa il campo dei valori per specificare un numero.
  • Anche per gli attributi del tipo data, come la data di assunzione, le opzioni di filtraggio disponibili sono minore di, minore o uguale a, uguale a, non uguale a, maggiore di e maggiore o uguale a. Utilizza il terzo campo di immissione per specificare una data.
  • Per impostazione predefinita, viene aggiunto un filtro per Stato uguale ad Attivo. In questo modo vengono visualizzati i dipendenti che erano attivi nella data o nel periodo di tempo selezionato. Se rimuovi il filtro, il report includerà tutti i dipendenti, compresi quelli inattivi.

Per informazioni dettagliate sulla logica dei filtri in Personio, consulta questo articolo.

Salvare il report

Una volta effettuate tutte le impostazioni, fai clic su Crea report per salvare il report personalizzato. La generazione del report può richiedere alcuni minuti, a seconda del numero di dipendenti e di colonne del report. Il report viene visualizzato di seguito:

custom-reports-year_en-us.png

 

Funzionalità aggiuntive

Puoi eseguire le seguenti azioni:

  • Opzioni di condivisione: Fai clic sul pulsante per condividere un report specifico con i dipendenti interessati. Per ulteriori informazioni, consulta l'articolo Come consentire ai dipendenti di accedere ai report personalizzati.
  • Esporta: Fai clic sul pulsante per scaricare il report come foglio di calcolo Excel (formato .XLSX).
  • Icona Copia link del report: Fai clic sull'icona per copiare il link del report e inviarlo o salvarlo.
  • Icona Rigenera report: Fai clic sull'icona per aggiornare i dati del report in modo da riflettere le modifiche recenti.
  • Icona dei tre puntini: Fai clic sull'icona per modificare o eliminare il report. Facendo clic su Elimina, appare un pop-up che ti chiede di confermare l'eliminazione del report. Fai clic su Sì, elimina per confermare. Tieni presente che tutti i dati mostrati in un report vengono conservati anche quando lo elimini. I dati non andranno persi.

 

Pagina di panoramica

Tutti i report personalizzati creati all'interno dell'account aziendale vengono visualizzati nella sezione Report > Report personalizzati.

Puoi individuare un report specifico inserendo il nome completo o parziale nella barra di ricerca.

Puoi individuare un report anche utilizzando i filtri del tipo di report (Un punto qualsiasi nel tempo, Periodo e Cronologia dati) e i filtri Creato da (Nome dipendente 1, Nome dipendente 2, ecc.). 

reports-custom_reports_en-us.png

Visualizzerai il nome del report e la data dell'ultimo accesso, oltre a vedere se il report è aggiornato. Sotto, viene visualizzata la descrizione del report, il tipo di report (tag colorato) e il nome di chi l'ha creato.

Suggerimento:
Puoi trovare le domande più frequenti sui report personalizzati qui.

 

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