Per semplificare la comunicazione con il commercialista o con il dipartimento payroll, puoi creare un profilo di dipendente per loro su Personio, per consentirgli di recuperare in modo indipendente le informazioni rilevanti e aggiornate sulle paghe. 

Creare un nuovo profilo di dipendente

Per prima cosa, crea il profilo dipendente richiesto. Assicurati di assegnare al dipendente fittizio creato per il contabile il tipo di impiego Esterno, in modo che il sistema lo distingua chiaramente dai dipendenti interni.

Puoi trovare informazioni dettagliate sulla creazione dei profili dei dipendenti qui.

Tieni presente che, in qualità di dipendente esterno , il contabile payroll sarà incluso nel tuo piano di fatturazione come di consueto e quindi dovrà essere preso in account in termini di organico del piano attuale . Allo stesso modo, anche i collaboratori esterni sono inclusi nell'organigramma.

Configurazione dei ruoli dei dipendenti

A seguire, è fondamentale definire le autorizzazioni di accesso che il contabile esterno deve ricevere all'interno dell'account aziendale.

Se desideri imporre una separazione rigida tra il ruolo del contabile payroll esterno e tutti i dipendenti interni o il ruolo di sistema Tutti i dipendenti, inizia con il passaggio Limitare i diritti di accesso per il ruolo contabile payroll esterno . Altrimenti, segui queste istruzioni:

Creare un nuovo ruolo per il contabile payroll esterno

Crea un altro ruolo di dipendente per il contabile esterno. Questo ruolo riceverà diritti di visualizzazione per la sezione Payroll , consentendo al titolare del ruolo di accedere alle informazioni e di scaricare le esportazioni già generate. La gestione del payroll preliminare e la sua approvazione mensile continueranno a essere svolte da un dipendente interno responsabile. Se hai più di entità giuridica, concedi i diritti di accesso per ciascuna entità giuridica.

Inoltre, affinché tutto si svolga nel modo più fluido possibile, il ruolo contabile paghe esterno deve includere anche i diritti di visualizzazione per le categorie Contratti di lavoro, Certificati di assenza e Documenti di studio, poiché queste contengono informazioni importanti sul contratto di impiego e sulla rendicontazione dell'assicurazione sanitaria.

È necessario assegnare i diritti di visualizzazione alla categoria di documenti Payroll in modo che il contabile esterno possa scaricare i documenti, come mostrato nella schermata seguente.

Inoltre, è necessario assegnare al contabile paghe esterno i diritti di visualizzazione per le singole sezioni dei dati dei dipendenti che contengono gli attributi inclusi nel Payroll preliminare. 

Una volta attivata la sezione Importazione documenti di questo ruolo di dipendente, il contabile esterno potrà importare le buste paga e altri documenti rilevanti per tutti i dipendenti utilizzando la funzione Caricamento in blocco . L'accesso ai file importati è determinato in base ai diritti di accesso definiti per la sezione documenti.

È inoltre necessario concedere al contabile esterno i diritti di visualizzazione a tutti i tipi di assenze rilevanti per il payroll (ad esempio, ferie pagate, malattia, ecc.) nella sezione Assenze.

Puoi trovare una panoramica dettagliata dei diritti di accesso qui.

Creazione di promemoria

È possibile creare promemoria per il contabile esterno, ad esempio per le date di cessazione dei rapporti di lavoro o per le assenze. Questi promemoria possono essere personalizzati in base alle tue esigenze.

Questo articolo spiega come configurare i promemoria una tantum e ricorrenti su Personio.

Impostazioni di sicurezza

Per garantire la massima sicurezza, è possibile impostare l'autenticazione a due fattori per il login del contabile esterno, se non accede tramite un account Google. In questo modo, tutti i dipendenti con questo ruolo dovranno completare un'ulteriore fase di autenticazione utilizzando un token Google Authenticator al momento dell'accesso.

I clienti tedeschi che utilizzano l'integrazione DATEV possono creare un'esportazione DATEV da Personio che può essere importata direttamente su DATEV. Maggiori informazioni su questo argomento sono reperibili qui. 

Limitazione dei diritti di accesso per il ruolo di contabile payroll esterno

Per mantenere una separazione rigida tra il contabile esterno e i dipendenti interni e il ruolo di sistema Tutti i dipendenti, è necessario modificare di conseguenza il ruolo Tutti i dipendenti e creare due nuovi ruoli dipendenti.

Per farlo, segui queste istruzioni:

1. Modifica il ruolo di sistema Tutti i dipendenti: rimuovi tutti i diritti associati al ruolo di sistema Tutti i dipendenti, in quanto funge da ruolo di base ed è quindi assegnato automaticamente e per impostazione predefinita a ogni dipendente attivo, interno ed esterno.
2. Crea un nuovo ruolo per i dipendenti interni: Crea un nuovo ruolo per i dipendenti chiamato, ad esempio, Tutti i dipendenti interni. In futuro, è bene che questo ruolo esista insieme al ruolo di sistema Tutti i dipendenti e che includa tutti i dipendenti interni. Poiché il ruolo Tutti i dipendenti interni sostituisce il ruolo di sistema, assegna a questo ruolo i diritti di accesso che i dipendenti interni dovrebbero ricevere nel proprio account. Ricorda di assegnare sempre a questo ruolo i nuovi dipendenti creati, poiché non sarà più assegnato automaticamente come accadeva con il ruolo di sistema. Puoi scoprire come configurare i ruoli dei dipendenti qui.