Questo articolo fornisce suggerimenti utili su come coinvolgere con successo il consiglio di fabbrica nell'implementazione di Personio, dalla creazione account fino all'implementazione di Personio. 

Tieni nota che non forniamo alcuna consulenza legale, ma condividiamo solo raccomandazioni basate sull'esperienza.

Comitato aziendale e presentazione di un nuovo software

La tua azienda ha deciso di utilizzare Personio e desideri iniziare a implementare lo strumento. Tieni presente che l'introduzione di questo tipo di software può richiedere l' approvazione del consiglio di fabbrica in alcuni paesi, come ad esempio in Germania (Works Constitution Act S. 87, ss. 1, No. 6).Il comitato aziendale rappresenta gli interessi dei dipendenti nei confronti della dirigenza azienda . È quindi una voce importante dipendente che è fondamentale anche per te.

Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di creare un atteggiamento positivo nei confronti dell'introduzione del software e ottenere il supporto del consiglio di fabbrica.

Le principali preoccupazioni relative all'implementazione di un software riguardano solitamente la protezione dei dati personali sensibili e il potenziale monitoraggio delle performance e della condotta dei dipendenti. Di conseguenza, è essenziale che il consiglio di fabbrica e il datore di lavoro collaborino a beneficio di tutto il personale. I processi futuri non correlati tra il dipartimento HR e il comitato aziendale, ad esempio le audizioni dei comitati aziendali sulle negoziazioni salario , i trasferimenti, ecc., non dovrebbero essere al centro dell'attenzione e dovrebbero invece essere trattati separatamente.

Collaborare con il comitato aziendale

Se vuoi che il tuo consiglio aziendale comprenda Personio e accetti l'introduzione di questo software, devi creare una base di fiducia sin dall'inizio. Se la tua azienda ha un responsabile della protezione dei dati, è opportuno inserirlo nel gruppo di lavoro sin dall'inizio. Il primo fase è comprendere le funzionalità e le impostazioni account di Personio .

Dal lato del datore di lavoro, una buona pianificazione e una solida preparazione di fasi specifiche sono altrettanto importanti per una cooperazione efficace. Prima di iniziare a discutere le specifiche dell'implementazione, è necessario definire diversi aspetti organizzativi per garantire che il processo si svolga senza intoppi. La seguente panoramica fornisce utili suggerimenti:

Piano di comunicazione e accordo di lavoro

Informa il prima possibile il tuo consiglio di fabbrica che intendi presentare Personio e quali fasi comporterà questo processo. Tieni presente che questa sarà probabilmente la prima volta che i membri dei comitati aziendali incontreranno Personio. Una gestione chiara delle aspettative e una comunicazione trasparente sin dall'inizio creano fiducia e un senso di sicurezza. Le riunioni e le sessioni di domande e risposte durante le quali presenti Personio al tuo consiglio aziendale sono molto preziose e di conseguenza potresti ottenere spunti e informazioni utili sulle impostazioni e sui processi.

L'esempio di comunicazione e piano di progetto che segue illustra come affrontare il progetto di implementazione:

Riunione iniziale

Si consiglia di piano un workshop iniziale con i membri dei comitati aziendali all'inizio dell'implementazione. Questo workshop, che serve a creare trasparenza sul processo di implementazione, sull'ambito delle funzionalità utilizzate e sulle fasi successive, costituisce la base per una cooperazione continua.

Presentazione di funzionalità e processi

Le riunioni successive presentano gradualmente i membri dei comitati aziendali a Personio e stabiliscono una comprensione del software. Prendi in considerazione l'introduzione di più funzionalità solo dopo che il processo di implementazione è stato completato: hai appena preso dimestichezza con Personio e dovresti anche congedo spazio per configurare il tuo account in base alle tue esigenze. Il consiglio di fabbrica sarà principalmente interessato al risultato, che modulo la base per le negoziazioni e dovrà essere valutato. Se presenti le impostazioni prima che siano finalizzate, potresti confondere piuttosto che aggiungere valore.

Pianifica un periodo di tempo sufficiente per i round di consulenza interna e le modifiche alla configurazione che potrebbero rendersi necessarie.

Prima dimostrazione online

Inizia la tua prima riunione con un'introduzione generale a Personio, dove presenterai la navigazione e la dashboard e magari condividendo una prima visione del profilo dipendente. È utile anche una spiegazione dei diritti di accesso in termini di visibilità dei dati, assegnazione dei ruoli dipendente e dei processi di approvazione . Evita di entrare troppo nei dettagli: potrai affrontare problemi specifici della configurazione account durante le riunioni successive.

Riunioni di follow-up

Utilizza le riunioni di follow-up per presentare processi e funzionalità per i ruoli di dipendente, supervisore e manager HR. L'obiettivo è introdurre i membri dei comitati aziendali alle considerazioni di base sui diritti di accesso e stabilire una comprensione dei processi futuri.

Utilizza i dipendenti di prova creati in precedenza a scopo dimostrativo per evitare modifiche ingiustificate alla cronologia dei dati di un dipendente effettivo . Completa il profilo con i dati di esempio pertinenti nel miglior modo possibile. Più tangibile creare un profilo di prova , più chiaro e facile sarà da capire.

Le questioni elencate di seguito sono comunemente sollevate dai membri dei comitati aziendali. È meglio concordarle all'inizio della fase di implementazione.

• Visibilità e modifica dei dati anagrafici e salario dei dipendenti
• Processi di richiesta per ferie, malattia e altri tipi di assenze
• Processo per la registrazione ore delle ore e il monitoraggio degli straordinario
• Accordo sugli obiettivi e processo valutazione delle performance
• Report standard in Personio e opzioni aggiuntive per la valutazione dei dati
• piano di formazione e comunicazione per l'introduzione di Personio

Visita la sezione Download per un file di esempio che potrebbe essere utile per documentare i problemi aperti e il feedback a livello centralizzato.

Raccomandiamo che i membri dei comitati aziendali abbiano accesso in anteprima ai propri profili dipendente . In questo modo, potranno familiarizzare con Personio e acquisire sicurezza nell'utilizzo dello strumento.

Tieni presente che in questa fase hai effettuato solo impostazioni preliminari account , ma non hai ancora negoziato le regole per l'utilizzo di Personio.

Accordo aziendale

Nella prima fase, hai presentato Personio al tuo consiglio di fabbrica in dettaglio e hai risposto a tutte le domande aperte. Se hai bisogno di creare un accordo azienda per l'utilizzo di Personio, ti consigliamo di iniziare a lavorare sulla sua bozza in parallelo alle riunioni. Puoi utilizzare la bozza per documento e, successivamente, finalizzare tutte le regole per l'utilizzo dello strumento durante la negoziazione.

Non sottovalutare il tempo necessario per la stesura, la revisione e la modifica dell'accordo azienda .

Comunicazione e cooperazione dopo la pubblicazione

Una volta invitati i dipendenti su Personio con l' approvazione del consiglio di fabbrica, è necessario informare continuamente il consiglio di fabbrica delle modifiche.

Come parte dell'implementazione, configurerai il tuo account Personio per la prima volta. Queste impostazioni cambieranno nel tempo, poiché devono essere adattate in base alle mutevoli esigenze dell'azienda e il consiglio di fabbrica deve essere tenuto aggiornato sulle modifiche e su qualsiasi introduzione di nuove funzionalità. Idealmente, dovrai definire una frequenza e un processo per questo scopo, che dovrebbero essere documentati anche nell'accordo azienda .