Chi può approvare le richieste di assenza quando un supervisore è in congedo?

Se un dipendente desidera presentare una richiesta di assenza mentre il suo principale responsabile (di solito il supervisore) è in ferie, la richiesta deve essere elaborata tempestivamente. Personio consente ai dipendenti di richiedere assenze in qualsiasi momento, compresi i periodi in cui un supervisore è in ferie o in malattia.

Esistono due possibili soluzioni, descritte di seguito, che possono essere applicate all'interno di Personio per garantire che tutte le richieste di approvazione (e in particolare le richieste di assenza) vengano elaborate mentre un supervisore è in congedo o assente.

 

Soluzione 1: creare un responsabile dell'approvazione temporaneo

È possibile creare un responsabile dell'approvazione temporaneo che agisca come sostituto, approvando le richieste di assenza del dipendente mentre il suo supervisore è in ferie. 

Se un dipendente fa riferimento sia a un supervisore che a un project manager in un altro team, è possibile assegnare il project manager come temporaneo responsabile dell'approvazione. In alternativa, è possibile assegnare il subordinato diretto di un supervisore per l'approvazione.

Per assicurarti che un responsabile delle approvazioni temporaneo possa elaborare una richiesta di assenza, procedi come segue:

  • Vai su Impostazioni > Ruoli dipendente > Membri, e crea e assegna un ruolo dipendente personalizzato (ad esempio, Sostituto per l'approvazione assenze) al responsabile temporaneo. 

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  • Accedi a Impostazioni > Ruoli dipendente > Diritti di accesso e assegna i diritti di accesso appropriati per le assenze e il calendario al ruolo dipendente personalizzato.

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  • Passa a Impostazioni > Approvazioni per definire il gruppo di dipendenti che avranno come responsabile delle approvazioni il nuovo sostituto temporaneo. Fai clic su Gestisci filtri dipendente per creare un filtro dei dipendenti che corrisponda al team del supervisore (es. il team del Servizio clienti). Fai clic su Aggiungi nuovo filtro per aggiungere le fasi di approvazione pertinenti utilizzando sia il filtro dipendente che il ruolo dipendente personalizzato.

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  • Il responsabile delle approvazioni temporaneo sarà così in grado di approvare tutte le richieste di assenza provenienti dal team del supervisore mentre questo è assente.

    Nota
    Si consiglia che il supervisore stesso scelga il responsabile delle approvazioni temporaneo come proprio sostituto quando richiede l'assenza tramite Profilo del dipendente > Assenze. In questo modo, il responsabile temporaneo riceverà una richiesta di sostituzione e gli verranno ricordate le richieste di assenza che richiedono la sua attenzione.

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  • Una volta che il supervisore è tornato, annulla tutte le modifiche apportate. Vai su Impostazioni > Approvazioni, fai clic su Gestisci filtri dipendente ed elimina i filtri creati appositamente per il sostituto.

Per ulteriori informazioni sulle procedure di approvazione e sulla gestione delle sostituzioni per le assenze, consulta gli articoli Procedure di approvazione e promemoria con più supervisori e Gestione delle sostituzioni per le assenze.

 

Soluzione 2: approvare manualmente le richieste di assenza come amministratore

In qualità di amministratore, è possibile accedere a una panoramica di tutte le richieste di assenza aperte ed elaborarle dall'Hub dei flussi di lavoro. Tra le altre cose, si possono rilasciare approvazioni quando un supervisore è assente o in ferie. Questo non vale solo per l'amministratore, ma per qualsiasi dipendente con diritti di modifica per il tipo di assenza in questione.

Questa soluzione va utilizzata solo in casi urgenti, per evitare di interrompere i flussi di lavoro, gli accordi e le responsabilità del team interno.

Richieste di assenza

Le richieste di assenza in sospeso da meno di sette giorni vengono visualizzate come Sotto controllo, mentre le richieste di assenza in sospeso da più di sette giorni vengono visualizzate come In ritardo nel widget Richieste di approvazione.

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Segui questi passaggi per approvare manualmente le richieste di assenza:

  • Accedi a Hub dei flussi di lavoro > Richieste di approvazione.
  • Per visualizzare tutte le richieste di approvazione aperte (sotto controllo e in ritardo) e vedere chi è responsabile di ciascuna, fai clic su Vedi tutte le approvazioni.
  • Nella pagina Richieste di approvazione aperte, fai clic sul nome del dipendente responsabile dell'approvazione della richiesta elencata nella colonna "Da far approvare da".
  • Arriverai al Profilo del dipendente in questione. Fai clic su Accedi come questo dipendente e approva la richiesta manualmente.

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Per ulteriori informazioni sul Hub dei flussi di lavoro e sul widget Flussi di lavoro della dashboard, leggi questo articolo del Centro assistenza sull'Hub dei flussi di lavoro in Personio.

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