Questo articolo spiega come creare modelli di e-mail personalizzati in Personio. Crea un numero qualsiasi di modelli di e-mail definiti dall'utente, ad esempio, per la conferma automatica delle e-mail in arrivo, il rifiuto di una candidatura o l'invito a un colloquio. L'utilizzo di modelli e-mail consente di risparmiare tempo e fatica, oltre a garantire che la comunicazione con i candidati sia coerente in tutta l'azienda.
Creare modelli di e-mail
Per creare un nuovo modello di e-mail, procedi come segue:
- Vai su Impostazioni > Recruiting > Recruiting > Modelli e-mail.
- Nel campo di testo Aggiungi un nuovo modello e-mail, inserisci il titolo che vuoi dare al modello e fai clic su Salva.
- Inserisci l'oggetto e il corpo dell'e-mail. Per personalizzare la comunicazione con i candidati, utilizza l'opzione Inserisci segnaposto e Inserisci varianti di genere.
▶︎ I segnaposto vengono utilizzati per compilare automaticamente il messaggio con i dati del candidato corrispondente. Scopri di più sui diversi segnaposto di seguito.
▶︎ Le varianti di genere vengono utilizzate se si desidera che il software apporti automaticamente modifiche (grammaticali) specifiche al genere nelle e-mail. Questo funziona solo se è stato aggiunto l'attributo di sistema del candidato per Genere al modulo di candidatura della Pagina carriere di Personio. Si noti che la variabile di genere maschile, per impostazione predefinita, è elencata per prima. - Puoi anche aggiungere un allegato al messaggio, se necessario. A tal fine, trascina i file o carica un nuovo documento. È possibile allegare ulteriori documenti anche durante l'invio di e-mail ai candidati.
- Fai clic su Applica modifiche.
Nota:
tutti i dipendenti che inviano e-mail ai candidati all'interno di Personio devono configurare una firma per le e-mail. Le singole firme vengono aggiunte automaticamente sia alle e-mail in forma libera che ai messaggi creati da modelli. Scopri di più sulla configurazione della firma per le e-mail.
Utilizza i segnaposto
I segnaposto vengono utilizzati per compilare automaticamente il messaggio con i dati del candidato corrispondenti. Nel modello possono essere inseriti i seguenti segnaposto:
Segnaposto generali
| Segnaposto | Descrizione |
| {{first_name}} | Il nome del candidato. |
| {{last_name}} | Il cognome del candidato. |
| {{position_name}} | Il ruolo pubblicizzato. |
Nota
Quando si creano modelli di e-mail, i segnaposto devono sempre essere digitati manualmente nel modello (invece di copiare e incollare) per evitare errori e formattazioni errate.
Segnaposto per i colloqui
Questi segnaposto possono essere utilizzati solo nei messaggi creati e inviati dalla scheda Colloquio. In caso contrario, il sistema non è in grado di determinare quale data o giorno della settimana inserire, poiché non è collegato a un colloquio specifico.
| Segnaposto | Descrizione |
| {{interview_date}} | La data prevista per il colloquio. |
| {{interview_weekday}} | Il giorno della settimana previsto per il colloquio. Esempio: venerdì |
| {{interview_time}} | L'ora prevista per il colloquio. |
| {{interview_participants}} | Il nome e il cognome dei partecipanti al colloquio. Esempio: Mario Rossi e Serena Bianchi |
| {{interview_participants_with_job_title}} | Il nome e il cognome dei partecipanti al colloquio e le rispettive qualifiche professionali. Esempio: Mario Rossi (Marketing Manager) e Serena Bianchi (CEO) |
| {{interview_video_conferencing_link}} | Il link alla videoconferenza (se configurato). |
| {{smart_interview_scheduling_link}} | Il link per la pianificazione intelligente dell'intervista (se configurato). |
Nota
Per i segnaposto dei colloqui, la lingua inserita è sempre quella predefinita della posizione.
Esempio
È stata creata una posizione con l'inglese come lingua predefinita. Ricevi una candidatura da un candidato tedesco e invii un invito al colloquio utilizzando un modello tedesco che contiene segnaposto per il giorno della settimana, ecc. L'e-mail che verrà inviata al candidato sarà in tedesco, ma il giorno della settimana sarà inserito in inglese.
Inserire contenuti in formato HTML nelle e-mail
Quando crei e-mail e modelli di e-mail, puoi aggiungere contenuti in formato HTML, comprese le immagini.
Se vuoi aggiungere, ad esempio, al modello una firma per le e-mail, procedi come segue:
| Fase | Schermata |
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1. Copia il contenuto della firma per le e-mail esistente. |
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| 2. Vai al modello di e-mail e inserisci il contenuto copiato nel corpo dell'e-mail, facendo clic con il tasto destro del mouse o usando Ctrl+V. |  |
3. Poi fai clic su Altro Testo  e seleziona Visualizza codice <>. Ora puoi modificare il codice HTML del contenuto. |
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Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei modelli quando si inviano messaggi a un candidato, consulta il nostro articolo Come inviare messaggi di recruiting.