Questo articolo ti aiuta a garantire che il tuo recruiting sia conforme alla protezione dei dati. È necessario proteggere i dati del candidato in base ai tuoi requisiti e a quelli del GDPR dell'UE. Per ulteriori risorse sulla protezione dei dati, visita il nostro sito web e leggi i nostri white paper GDPR dell'UE con Personio e AWS con Personio.

 Ti consigliamo di verificare e utilizzare le seguenti impostazioni:

Informativa sulla privacy dei dati e note legali

Che cos'è un'informativa sulla privacy dei dati?

Questo documento spiega al candidato come tratti i suoi dati. In qualità di persona o ente responsabile del processo di candidatura online, sei tenuto per legge a trattare i dati personali esclusivamente in conformità con le leggi vigenti.

Nel contesto di un processo di candidatura, questo solitamente comporta l'esecuzione di misure precontrattuali e/o il consenso del candidato. Sei inoltre responsabile della conformità del processo con i diritti di interesse del candidato, ad esempio la trasparenza delle informazioni e i diritti di accesso. 

Oltre all'informativa sulla privacy personale, Personio, in qualità di operatore della pagina carriere, aggiunge automaticamente un'informativa sulla privacy per il trattamento dei dati (personali).

Aggiungere l'informativa sulla privacy dei dati alla tua pagina carriere in Personio

Segui questi passaggi per aggiungere l'informativa sulla privacy alla pagina carriere di Personio.

1. Vai su Impostazioni > Recruiting > Pagina carriere.
2. Scorri fino alla sezione Descrizioni e traduzioni.
3. Inserisci la tua informativa nel campo Informativa sulla privacy.
4. Alla voce Traduzioni, salva la tua informativa sulla privacy nelle varie lingue, se necessario.

Puoi trovare un modello per l'informativa sulla privacy nella sezione Download di questa pagina. Questo è solo un suggerimento e potrebbe non prendere in considerazione potenziali particolarità specifiche dell'azienda (settore, struttura organizzativa, contesto legislativo...). Sarà necessario adattarlo alle tue esigenze specifiche e aggiungere i dettagli che potrebbero mancare.

Nel documento deve essere indicata anche la scadenza per l'anonimizzazione dei dati personali del candidato.

Aggiungere le note legali alla tua pagina carriere in Personio

Se utilizzi la pagina carriere di Personio, devi inserire il link alle note legali in Personio. I visitatori della tua pagina carriere devono avere accesso a tutte le informazioni legali necessarie sulla tua azienda e sui servizi. Puoi inserire il link alle note legali tramite Impostazioni > Pagina carriere > Link alle Note legali.

Anonimizzazione dei dati personali dei candidati 

L'anonimizzazione dei dati dei candidati è irreversibile. I dati non possono essere recuperati, ma verranno comunque mostrati nei report in forma anonima.

Quali dati vengono anonimizzati?

Le seguenti informazioni sono anonimizzate:

• nome del candidato.
• sesso del candidato.
• tutti i documenti di candidatura.
• cronologia dei messaggi, compresi gli allegati.
• indirizzo e-mail, numero di telefono e data di nascita del candidato.
• offerte.
• valutazioni, ad eccezione delle valutazioni quantitative, che invece saranno conservate.

Se il candidato ha fatto domanda per diverse posizioni, i dati del candidato saranno temporaneamente conservati.

L'anonimizzazione dei dati dei candidati non influisce sui report. L'ID, la data e il canale della candidatura saranno conservati nel database. 

Anonimizzazione automatica

L'anonimizzazione automatica si applica solo ai candidati che si trovano nella fase di recruiting rifiutata o ritirata.

Per impostare l'anonimizzazione automatica dei dati dei candidati, segui queste istruzioni:

1. Accedi a Impostazioni > Recruiting > Recruiting > Generale.
2. Accanto a Impostazioni sulla privacy, fai clic su Modifica .
3. Alla voce Anonimizzare i dati automaticamente?, seleziona Sì.
4. In Anonimizza dopo, scegli dopo quanti giorni anonimizzare i dati quando una candidatura viene rifiutata o ritirata dal processo.
   Nota: quando questo numero viene impostato o modificato, il sistema non si aggiornerà istantaneamente. Ogni mattina viene eseguito un aggiornamento che calcola i giorni trascorsi dall'esclusione. Questo vale anche per i dati dei candidati precedenti.
5. Accanto a Vuoi includere il nome del candidato nelle e-mail di notifica?, seleziona se il nome del candidato deve apparire nelle e-mail di notifica. Se selezioni No, nelle e-mail di notifica non verranno inseriti dati dei candidati.
6. Dopodiché, Salva.

Se un candidato non è adatto a una posizione pubblicizzata ma potrebbe esserlo per una futura, puoi utilizzare Personio per creare un pool di talenti. Avrai bisogno dell'approvazione del candidato.

Anonimizzazione manuale 

Anonimizzazione (in blocco)

Puoi anche anonimizzare manualmente i dati personali dei candidati per uno o più candidati contemporaneamente, seguendo questi passaggi:

1. Vai su Recruiting > Candidature.
2. Filtra e seleziona i candidati di cui desideri eliminare i dati personali.
3. Fai clic su Azioni. 
4. Seleziona Candidatura anonimizzata dal menu a discesa.
5. Fai clic su Anonimizza per confermare l'anonimizzazione.

Anonimizzazione all'interno della candidatura

Puoi anche anonimizzare i dati direttamente all'interno di una candidatura specifica. A tale scopo, segui queste istruzioni:

1. Vai su Recruiting > Candidature.
2. Fai clic sulla candidatura che desideri anonimizzare.
3. Fai clic su  e seleziona Candidatura anonimizzata.