Questo articolo spiega perché è importante approvare regolarmente il payroll preliminare per garantire che le modifiche ai dati evidenziate vengano visualizzate correttamente e non vadano perse informazioni.

Cosa succede quando approvi il payroll preliminare

Approvando il payroll preliminare, puoi:

• Bloccare la tabella del payroll: correggi lo stato corrente di tutti i dati dei dipendenti nella tabella del payroll preliminare in quel momento. Viene quindi creata una esportazione basata sui dati nella tabella del payroll.
• Aggiornare punti salienti da questa data: in modo tale che, per il prossimo periodo di payroll, vengono contrassegnate solo le modifiche rilevanti dall'ultima approvazione.
• Visualizzare le modifiche aggiuntive nella vista dettagliata: puoi comunque vedere le modifiche apportate dopo l'approvazione nella vista dettagliata di ogni singolo dipendente e in qualsiasi altra esportazione.

Suggerimento
Per ulteriori informazioni sulle modifiche contrassegnate nella tabella del payroll, consulta il nostro articolo sulla sezione relativa al payroll preliminare.

Quando approvi regolarmente il payroll preliminare 

Se approvi regolarmente il payroll preliminare, le modifiche alla marcatura dei punti salienti verranno aggiornate per ogni periodo di payroll. Pertanto, anche se la data di approvazione cambia per motivi operativi e si discosta dal periodo di payroll definito, le modifiche contrassegnate verranno reimpostate in modo affidabile ogni volta che viene approvato il payroll.

Nel grafico seguente, la data di saldo definita per il payroll è il 20° giorno di ogni mese. La barra gialla mostra il periodo per il quale sono contrassegnate le modifiche ai dati. Se approvi il payroll prima della data di saldo, ad esempio il 18, il sistema contrassegnerà tutte le modifiche intervenute tra quella data e la successiva approvazione del payroll preliminare, indipendentemente dal periodo di payroll. Nessuna modifica andrà persa, anche se chiudi il payroll dopo la data del saldo, ad esempio il 21.

Quando non approvi mai il payroll preliminare

Se crei un'esportazione alla fine del periodo di payroll ma non approvi il payroll preliminare, i flag verranno aggiornati il primo giorno di ogni periodo di payroll definito. Ciò significa che se crei un'esportazione in una data diversa dalla fine del periodo di payroll, tutte le modifiche contrassegnate tra la data di esportazione e l'inizio del nuovo periodo di payroll andranno perse.

Il grafico seguente illustra cosa succede quando il payroll non viene approvato. In questo esempio, la data di saldo del payroll mensile è di nuovo il 20 di ogni mese. Tuttavia, il payroll non è mai stato approvato. Se la data del payroll cambia ora al 18 e viene creata esportare senza che il payroll sia stato approvata, il sistema si aggiorna automaticamente il 20 e le modifiche ai dati effettuate tra il 18 e il 20 andranno perse.

Se poi approvi il payroll in una fase, tutte le modifiche successive saranno evidenziate e non verranno aggiornate fino alla prossima approvazione del payroll. Se non approvi nuovamente il payroll nei mesi successivi, i flag non ti permetteranno più di identificare quali modifiche ai dati sono in corso.

Cosa succede se il payroll è stato approvato e si verifica un altro cambiamento?

Una volta approvato il payroll, la tabella payroll preliminare è bloccata e non rifletterà le successive modifiche ai dati. In questo modo saprai sempre quali informazioni sono già state trasferite a parti interessate interne o esterne, come il tuo commercialista payroll.

Se ci sono modifiche successive che devono essere incluse nel periodo di payroll corrente, è necessario creare un'altra esportazione. Anche se le modifiche non saranno contrassegnate nella tabella di payroll preliminare, l'esportazione aggiornata le mostrerà evidenziate in giallo. Una volta creata l'esportazione, queste modifiche non saranno più contrassegnate come nuove nel mese successivo.