Su Personio, i dipendenti con diritti di accesso di proposta possono suggerire modifiche a determinate informazioni dipendente. L'impostazione dei processi di approvazione aiuta a garantire l'accuratezza delle modifiche proposte. Gli amministratori possono assegnare dipendenti o ruoli specifici come responsabili dell'approvazione. Quando un dipendente propone una modifica, i responsabili dell'approvazione designati ricevono un'attività di approvazione. Le modifiche vengono completate solo dopo che tutti gli utenti responsabili hanno eseguito le attività.  

Gli amministratori possono impostare le approvazioni per le modifiche relative a:

• Assenze (ad esempio per l'approvazione di congedi retribuiti)
• Presenze (esempio per l'approvazione delle ore di presenza degli studenti lavoratori)
• Dati dei dipendenti (esempio: per approvare le modifiche alle informazioni nel profilo di un dipendente)

Le approvazioni predefinite si applicano a tutti i dipendenti dell'azienda. È necessario impostare un processo per ogni area per la quale i dipendenti hanno diritti di Proposta, compresi i singoli tipi di assenza. Per escludere dipendenti specifici dal processi di approvazione predefinito, utilizza insiemi di regole speciali. 

Prerequisiti

• Per impostare i processi di approvazione, devi essere un amministratore.
• I dipendenti possono suggerire modifiche e attivare un processo di approvazione solo se dispongono del diritto di accesso di Proposta. Per attivare un flusso di lavoro di approvazione, è necessario andare su Impostazioni > Ruoli dipendente > Diritti di accesso e attivare il diritto Proposta nella rispettiva sezione. 
• Se non sono state impostate fasi di approvazione quando viene assegnato un diritto di proposta, l'accesso verrà convertito in un diritto di modifica. Tutti i dipendenti con questo ruolo potranno modificare i dati senza verifica. Per maggiori dettagli, consulta il nostro articolo sui Diritti di accesso.

Impostare un'approvazione predefinita

Un'approvazione predefinita stabilisce le fasi applicate a tutti i dipendenti dell'azienda. Per impostare un processo di approvazione predefinito, procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Automazione > Approvazioni.
2. Dalle schede nella parte superiore della pagina, seleziona Presenze, Dati dipendente o un Tipo di assenza come criterio di attivazione.
3. Nella sezione predefinita, fai clic su Aggiungi fase di approvazione.
4. Verrà visualizzata la prima fase del processo di approvazione . Dal menu a discesa, seleziona il primo utente che vuoi che riceva la richiesta di approvazione .
   • Dipendente specifico: seleziona l'utente specifico che deve approvare la richiesta. 
   • Dipendente con ruolo: qualsiasi dipendente del ruolo selezionato può approvare la richiesta. Quando il dipendente all'interno del ruolo approva la richiesta, questa scomparirà per tutti gli altri.
   • Supervisore: il supervisore del dipendente interessato, come mostrato nell'Organigramma, deve approvare la richiesta. Per aggiungere più supervisori, consulta approvazioni personalizzate. 
   • Supervisore del supervisore : il supervisore del supervisore del dipendente interessato deve verificare la richiesta.
5. Se necessario, puoi aggiungere fino a cinque fasi di approvazione e i responsabili dell'approvazione. 
6. Attiva l'opzione "Abilita delega" per reindirizzare le richieste quando il responsabile dell'approvazione principale è assente. In questo modo, la richiesta verrà inviata automaticamente al supervisore del responsabile dell'approvazione per la verifica . 
7. Fai clic su Salva. Ripeti questi passaggi per configurare un processo di approvazione per ogni area.

Quando un dipendente invia una richiesta, si attiva il processo di approvazione e i responsabili dell'approvazione designati ricevono un'attività. Se abilitata nelle impostazioni personali, riceveranno anche una notifica via e-mail . 

I responsabili dell'approvazione devono seguire le fasi nell'ordine definito nelle impostazioni. Il responsabile assegnato alla fase uno deve prima intervenire sulla richiesta. A seguire, le persone assegnate alla fase due riceveranno una notifica. Scopri come Gestire le approvazioni. 

Suggerimento: per avvisare un Manager o il membro di un ruolo dell'assenza di un dipendente senza richiederne l'approvazione, crea un flusso di lavoro automatizzato utilizzando il modello "Notifica assenza ai supervisori". 

Aggiungere una richiesta di certificato a un'approvazione dell'assenza

In alcuni casi, i dipendenti potrebbero dover caricare un certificato per la loro assenza. Questo potrebbe essere necessario solo quando un'assenza supera un determinato numero di giorni consecutivi. Puoi impostare le approvazioni delle assenza in modo che il caricamento di un certificato venga richiesto automaticamente.

Per aggiungere una richiesta di certificato a un processo di approvazione delle assenze, procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Ore di lavoro e assenze > Assenze.
2. Seleziona un tipo di assenza (ad esempio, "Congedo per malattia"), quindi fai clic sull'icona della matita per modificare. In alternativa, crea un nuovo tipo di assenza.
3. Alla voce Certificato e sostituto, attiva l'opzione Richiesto da accanto a "Certificato". Inserisci il numero di giorni trascorsi i quali è richiesto un certificato. Ad esempio, se inserisci "3", la richiesta di certificato verrà attivata la mattina del terzo giorno. Nel conteggio di questi giorni non sono inclusi i fine settimana.
4. Fai clic su Salva modifiche. 

Se la richiesta di assenza di un dipendente supera il limite impostato, riceverà una richiesta di certificato . I dipendenti con diritti di accesso ai documenti possono caricare il certificato nella scheda Assenze del loro profilo. Scopri come gestire e verificare le richieste di approvazione delle assenze. 

Nota
Se sei un cliente di Personio con sede in Germania, i dipendenti con un'assicurazione sanitaria obbligatoria o di altro tipo (non privata) non dovranno caricare manualmente un certificato medico su Personio. I certificati digitali (eAU) vengono inviati automaticamente alla loro assicurazione sanitaria. Puoi recuperarli manualmente o automaticamente tramite l' integrazione DATEV e controllarne lo stato nel periodo di assenza pertinente. 

Nota: l'approvazione di un certificato non comporta l'approvazione della richiesta di assenza e viceversa. Dovrai intervenire su entrambe le approvazioni separatamente. Scopri come gestire e verificare le richieste di approvazione.

Confermare i diritti di accesso per gli approvatori

Una volta impostato un processo di approvazione, verifica che tutti i responsabili dell'approvazione dispongano dei diritti di accesso corretti. I responsabili dell'approvazione devono accedere a diverse aree a seconda del tipo di dati che devono verificare. Per verificare i diritti di accesso, procedi come segue:

1. Vai su Impostazioni > Flussi di lavoro > Approvazioni. Prendi nota degli approvatori assegnati a ciascun processo.
2. Vai su Dipendenti > Lista dipendenti > Icona con i tre puntini > Modifica colonne elenco. Aggiungi l'attributo Ruoli dipendente alla tua visualizzazione e controlla quali ruoli sono impostati per i responsabili dell'approvazione.
3. Vai su Impostazioni > Persone > Ruoli dipendente. Assicurati che ogni ruolo del responsabile dell'approvazione nella sezione Diritti di accesso  abbia accesso ai dati che deve approvare.

Maggiori informazioni sulle approvazioni

• Gestire le approvazioni
• Impostare processi di approvazione personalizzati